Sinopsis
¿Alguna vez has querido dirigir un proyecto como Elon Musk? ¿O tener la capacidad de predecir el éxito de un proyecto como un analista financiero de Goldman Sachs? Aquí tienes el Caja de Herramientas Definitiva para la Gestión de Proyectos que todo líder de proyecto necesita en su caja de herramientas para asegurar el éxito desde el principio. Aprenderás a calcular la tasa interna de retorno, realizar análisis de Monte Carlo, gestionar equipos con una matriz RACI, redactar un acta de constitución del proyecto, hacer seguimiento del estado del proyecto con paneles de control y diagramas de Gantt, y realizar una encuesta post mortem.
Resultado
Con este marco, aprenderás las distintas etapas de la gestión de proyectos, desde cómo evaluar la viabilidad de tu proyecto, gestionar tu equipo, hacer seguimiento de tu progreso y completar exitosamente tu proyecto obteniendo valiosas lecciones para el siguiente. Utilizaremos ejemplos reales de empresas como SpaceX, Instagram, Microsoft, y también compartiremos un fallo de gestión de proyectos poco recordado de Amazon y cómo puedes evitar errores similares.
Aspectos destacados de la herramienta
Marco de asignación RACI
Una vez que conozcas los riesgos y las posibles recompensas de tu proyecto, es momento de asignar roles y responsabilidades.
En 2015, el Director de Ingeniería de Instagram enfrentaba un problema: la empresa tenía una baja puntuación de transparencia en una encuesta de satisfacción de empleados. Descubrió que el problema era la falta de claridad sobre cómo se tomaban las decisiones. El problema no era la comunicación de las decisiones, sino la comunicación sobre por qué se tomaban esas decisiones. ¿Cómo resolvió Instagram su problema de claridad? Con un marco llamado [related bracelet="raci"]. (Slide 23)
RACI significa Responsable, Aprobador, Consultado e Informado. Bajo el marco RACI, los roles se asignan en función de quién es responsable de una decisión, quién es aprobador de esa decisión, quién es consultado antes de que la decisión se finalice y quién es informado de las decisiones cuando se toman. El propósito de RACI es asegurar que todos los interesados conozcan sus responsabilidades, confirmar que los recursos estén correctamente asignados y crear transparencia para que todos estén alineados y puedan rendir cuentas de sus responsabilidades.
En el caso de Instagram, menos responsables de la toma de decisiones y una mayor transparencia sobre quién tomaba las decisiones permitieron que los equipos avanzaran más rápido. Los líderes asumieron una mayor responsabilidad y el marco RACI se implementó a escala en toda la empresa.
Acta de constitución del proyecto
Has asignado los roles del equipo y todos conocen su responsabilidad en el proyecto — pero ¿cómo mantienes al equipo enfocado en el objetivo principal del proyecto, especialmente en plazos largos?
En 2002, Elon Musk quería comprar un cohete para comenzar su sueño de enviar humanos a Marte. Sin embargo, el precio de uno llegaba hasta los 65 millones de dólares. Musk utilizó un concepto llamado "primeros principios" para pensar en cómo podría reducir los costos lo suficiente como para resolver el problema de financiación. Descubrió que los materiales en bruto solo representaban alrededor del dos por ciento del precio de un cohete, así que compró los materiales y construyó uno él mismo. Musk no solo logró reducir el costo de lanzar un cohete en 10 veces, sino que lo hizo con ganancias. Como resultado, SpaceX tiene un valor aproximado de 74 mil millones de dólares a septiembre de 2021.
Para aplicar el concepto de primeros principios a tus propios proyectos, puedes utilizar un acta de constitución del proyecto para unir a todos los interesados internos y externos en torno a un propósito común. Un acta de constitución del proyecto no solo es el "elevator pitch" de los objetivos de tu proyecto, sino que también define el alcance del proyecto, así como sus requisitos técnicos, riesgos, limitaciones, supuestos y dependencias. Estos principios fundamentales del proyecto establecen las expectativas a medida que el proyecto avanza y pueden utilizarse como la fuente de referencia que mantiene a todos los interesados alineados con el plan.
El acta de constitución del proyecto también define el cronograma y el presupuesto del proyecto, los principales responsables y los criterios de éxito, para que todos los involucrados sepan quién es responsable de cada aspecto y cómo debe lucir el éxito del proyecto.(Slide 29-31)
Paneles de control de proyectos y diagramas de Gantt
Ahora que tienes un plan construido sobre una base sólida, ¿cómo está avanzando ese plan?
Los gestores de proyectos exitosos necesitan una herramienta de panel de estado del proyecto para monitorear el estado de su proyecto a lo largo de las fases y los indicadores clave de desempeño. Este panel ayuda a comunicar actualizaciones del proyecto tanto a los interesados externos como a los miembros internos del equipo. Puedes medir tu tiempo frente a la fase del producto y la línea de tiempo frente a la capacidad de recursos para comparar tu estado actual con los objetivos definidos en el acta de constitución del proyecto. (Slide 39-43)
Para seguir tu progreso a lo largo del tiempo, utiliza un diagrama de Gantt para visualizar el avance de tus actividades en múltiples líneas de tiempo, con diferentes visualizaciones para vistas mensuales, trimestrales, semestrales o anuales.(Diapositivas 44-50)
Reunión post mortem
Con las herramientas para hacer seguimiento al progreso y mantener el cronograma, deberías contar con todos los recursos necesarios para completar tu próximo proyecto — entonces, ¿qué hacer cuando el proyecto ha finalizado?
En julio de 2014, Amazon lanzó su propio teléfono inteligente, llamado Amazon Fire Phone. Pero dos meses después del lanzamiento, Amazon ya comenzó a ofrecer grandes descuentos para que el teléfono fuera prácticamente gratuito con un contrato. Un mes después, Amazon registró como pérdida casi 170 millones de dólares en inventario del Fire Phone, y finalmente descontinuó el producto por completo. Mientras que el lector Kindle de Amazon fue un éxito rotundo que permitió la lectura en movimiento, el Fire Phone fue un fracaso desde el inicio. ¿Dónde se equivocó Amazon? Seguramente Amazon se hizo la misma pregunta en una []boldreunión post mortem.[/bold](Diapositiva 54)
Para asegurar el éxito en tus próximos proyectos, asegúrate de realizar una reunión post mortem donde puedas llevar a cabo una encuesta al equipo para obtener información sobre los aspectos en los que el equipo considera que el proyecto fue exitoso o dónde hay oportunidades de mejora.Puedes evaluar el proyecto en su totalidad o sus logros individuales. También puedes analizar la colaboración y productividad del equipo, o incluso evaluar tu propio estilo de gestión para identificar oportunidades de mejora en la administración de proyectos. Estas encuestas post mortem recopilan comentarios de todos los involucrados para que puedas convertir tu próximo proyecto en un éxito aún mayor.
En el caso de Amazon, una revisión post mortem reveló que, en lugar de centrarse en lo que el consumidor realmente quería, como suele hacer Amazon, desarrollaron un teléfono que nadie deseaba, cuando lo único que necesitaban los consumidores era una o dos aplicaciones nuevas.
Cálculo del IRR
Antes de iniciar un proyecto, es fundamental determinar cuánto costará.
Según Goldman Sachs, en 2021 se emitieron recompras de acciones por más de 504 mil millones de dólares, la cifra más alta en más de 22 años. Microsoft fue noticia al anunciar su propio programa de recompra de acciones por 60 mil millones de dólares en septiembre. ¿Cómo toman empresas como Microsoft la decisión de destinar tanto capital a recompras de acciones? La respuesta es un(Slide 8)
Para calcular el coste de un proyecto, los gestores de proyectos utilizan una herramienta llamada tasa interna de retorno, o IRR, fórmula. Los cálculos de IRR se emplean para comparar el gasto de un proyecto frente a sus posibles beneficios. Las empresas utilizan el IRR para evaluar programas de recompra de acciones. En el caso de Microsoft, la compañía utilizó cálculos de IRR para determinar que poseer más acciones propias sería una mejor inversión a largo plazo que adquirir otra empresa.
Normalmente, el IRR se calcula mediante Microsoft Excel, ya que hacerlo manualmente requiere mucho ensayo y error. Para determinar el IRR de tu proyecto, estima el coste inicial de la inversión y cuánto generará en flujos de caja futuros. Utiliza estas suposiciones y aplícalas en la fórmula de IRR para comprobar si los flujos de caja compensan la salida inicial de la inversión, de modo que el valor actual neto del proyecto sea igual a cero. (Slide 7)
Como gestor de proyectos, siempre debes elegir el proyecto con el mayor valor actual neto, no el que tenga el IRR más alto.Esto se debe a que el TIR es el nivel mínimo de rentabilidad necesario para recuperar una inversión, mientras que un valor actual neto más alto indica el valor a largo plazo de un proyecto.
Análisis Monte-Carlo
Después de conocer el costo y el beneficio de un proyecto, también será necesario calcular los riesgos asociados. Muchos gestores de proyectos deben realizar un análisis de riesgos para identificar posibles preocupaciones antes de emprender una nueva iniciativa de gran envergadura.
Goldman Sachs cuenta con una nueva tecnología que planea utilizar para realizar su análisis de riesgos: computadoras casi cuánticas. Los modelos actuales de análisis de riesgos utilizados por los analistas de Goldman requieren una enorme capacidad de cómputo y, a menudo, se ejecutan durante la noche. Aunque una computadora cuántica completa podría realizar estas simulaciones mil veces más rápido, esta tecnología aún está a diez años de distancia. Sin embargo, las computadoras casi cuánticas podrían ejecutar estas simulaciones 100 veces más rápido y podrían estar disponibles en cinco años o menos.
La fórmula que utilizan estas simulaciones se llama análisis Monte-Carlo, y se emplea para predecir la probabilidad de diferentes resultados a medida que se agregan variables aleatorias.Para utilizar un análisis de Monte Carlo, asigna múltiples valores a una variable incierta para obtener un rango de resultados. Calcula el promedio para obtener una estimación, que generalmente toma la forma de una curva de campana. El rendimiento promedio se convierte en el resultado más probable, con igual probabilidad de que el rendimiento sea mayor o menor.
Debido a la forma en que funciona el análisis de Monte Carlo, se puede asumir que existe un 95% de probabilidad de que el resultado final se encuentre dentro de dos desviaciones estándar del promedio.(Slide 12)
Para más herramientas sobre lo que hace exitosos a los gestores de proyectos, descarga este marco de trabajo. Obtendrás herramientas adicionales como tablas de estimación de costos, calculadoras de valor presente neto, mapas de beneficios del proyecto, matrices de estructura de diseño del proyecto, estructuras de desglose del trabajo, diagramas de ruta crítica, tableros kanban y mucho más.¡Disfruta!