خلاصه
با استفاده از ردیاب وظایف دسته ما، تیم و پروژه های خود را دوباره روی راه درست قرار دهید. زمانی که برای ایجاد گزارش های به روزرسانی پیشرفت صرف می کنید را با استفاده از این چک لیست های سفارشی روزانه، هفتگی و ماهانه صرفه جویی کنید. وظایف را بر اساس اولویت، تاریخ سررسید، درصد تکمیل، تخصیص و گزینه های بیشتری سازماندهی کنید.
برجسته های اسلاید
45% از کارمندان گزارش می کنند که نمودارهای گانت ابزار مدیریت پروژه مورد استفاده آنها است. از این اسلاید برای اندازه گیری دقیق وظایف، ردیابی آنها در طول مراحل مختلف یک پروژه فردی و ایجاد جدول زمانی دقیق تر برای به اشتراک گذاری با تیم خود استفاده کنید.
فعالیت های تیم را در سطح چندین کارمند با استفاده از این جدول تخصیص وظایف مدیریت کنید. یک بررسی کلی از سطح بالا از اینکه چه کسی چه وظیفه ای را با تاریخ های سررسید انجام می دهد ایجاد کنید. ببینید چه تعداد وظایف هر عضو انجام داده و موانع را شناسایی کنید.
از این ردیاب هدف برای بررسی اینکه چقدر وظایف روزانه در طول یک دوره ماهانه انجام می شوند استفاده کنید. به اعضای تیم نشان دهید که چگونه بهره وری روزانه آنها در تعریف وظایف و حوزه هایی که نیاز به اولویت بیشتری دارند، اضافه می شود.
مشکل
فقط 52% از مدیران اجرایی فکر می کنند که روش تخصیص زمان کارمندان آنها با اولویت های شرکت مطابقت دارد، در حالی که فقط 9% از آنها از تخصیص زمان کل محل کار خود راضی هستند. 46% از رهبران تیم گزارش می کنند که "رسیدن به مهلت های پروژه" بزرگترین مانع آنها است.
این به این دلیل است که بیشتر کارمندان حداقل نیمی از هفته خود را صرف "بازسازی" پروژه ها و تکالیفی که به طور ناقص ارتباط داده شده اند می کنند - این بیش از 20 ساعت کار تلف شده است. این موضوع هزینه های کسب و کارهای کوچک را تا 420,000 دلار و شرکت های بزرگ را بیش از 62 میلیون دلار در سال می کند.
راه حل
به گفته موسسه مدیریت پروژه، شرکت هایی که ساختارهای مدیریت پروژه واضح دارند، 38% پروژه های موفق تری نسبت به آنهایی که ندارند دارند. شرکت هایی که عملکردهای بهتری در مدیریت پروژه توسعه می دهند، 28 برابر پول بیشتری را نسبت به آنهایی که این کار را نمی کنند صرفه جویی می کنند. از زمان و پول صرفه جویی شده برای سرمایه گذاری در ایده های نوآورانه تر برای بهره وری بیشتر استفاده کنید.
کاربرد
- بهبود مدیریت گردش کار. چک لیست های وظیفه را بر اساس اولویت، تاریخ سررسید و درصد به سوی تکمیل سازماندهی کنید.
- بهتر ارتباط برقرار کنید. گزینه های طراحی متعدد به شما امکان می دهد تا بهترین فرمت را برای ارتباط معیارهای مهمتر خود انتخاب کنید.
- مهلت ها را رعایت کنید. اهداف را در طول هفته ها و ماه ها ردیابی کنید. وظایفی را که در ساعت، روزهای هفته و ماه های سال انجام شده است، در نظر بگیرید.
- لیست های بهتری از کارهایی که باید انجام شوند بسازید. فهرست های قابل ویرایش که اولویت ها و پیشرفت تیم را در پروژه های متعدد ارتباط می دهند، محیطی بهتر و برنامه ریزی شده تر ایجاد خواهند کرد.
- حساب کردن برای زمان از دست رفته. زمان تلف شده را اندازه گیری کنید. ساعات بودجه برای یک وظیفه را در مقابل ساعات واقعی انجام شده محاسبه کنید. برای رفع هدر رفت زمان، بررسی های کامل زمان انجام دهید.
- تمرکز بیش از حد بر روی موارد مشکل دار. پیشرفت را ردیابی کنید و وظایف انجام شده، وظایف در مسیر درست، و وظایف تاخیر خورده را شناسایی کنید. بر روی گلوگاه ها تمرکز کنید و وظایف را با آسانی مجدداً تخصیص دهید.
از بهبود بهره وری برای اختصاص زمان بیشتر برای استراحت استفاده کنید. وقتی شما و تیم شما زمان بیشتری برای استراحت در طول روز دارند، با انگیزه بیشتری به کار باز می گردند.
پیاده سازی
با پشتیبانی از این ابزارهای ردیاب وظیفه، شما به راحتی می توانید استراتژی پیشنهادی BLISS از موسسه مدیریت پروژه را برای رهبری جلسات وضعیت پروژه دنبال کنید:
- کارآمد باشید با اسلایدهایی که به سرعت نکات کلیدی داده ها را ارتباط می دهند.
- به جلو یا عقب نگاه کنید با گزینه های متعدد ردیاب وظیفه روزانه، هفتگی، و ماهانه.
- بر مسئولیت پافشاری کنید با اسلایدهایی که نقش های تیم را برجسته می کنند.
- دستور کار جلسه خود را ساده کنید با فهرست های ساده کار و تجسم گزارش پیشرفت.
- متمرکز بمانید با اسلایدهایی که می توانند به طور خاص به نیازهای شما سازگار شوند.
برای دیدن بیشتر از مجموعه های مربوط به بهره وری شخصی و تیمی، به [related bracelet="meetv3"] ما نگاهی بیندازید، همچنین این ارائه [related bracelet="okr2"]، و این [related bracelet="planner"].
