الملخص
هل تواجه مشكلة في الإنتاجية؟ استخدم مجموعة قوالب جداول البيانات قائمة المهام لدينا للحصول على سلسلة من قوائم المهام ولوحات المعلومات لإدارة المشاريع عبر العروض الأسبوعية أو الشهرية أو حسب المهام الفرعية. يمكنك إدارة المهام الشخصية حسب النوع، والحالة، وتاريخ الاستحقاق. تتبع التقدم في كل مهمة فردية من خلال قائمة مهام حسب الحالة. ونظرًا لأن العنصر الأكثر أهمية في أي قائمة مهام هو ترتيب الأولويات، فإن قائمة الأولويات تقسم المهام حسب أهميتها. ولمتابعة إنجاز المهام اليومية، استخدم السجل اليومي الذي يجمع التقدم نحو تحقيق الأهداف اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية.
فيما يلي، نشارك بعض أفضل ممارسات الإنتاجية من كبار المنفذين في عالم الأعمال، وكيف يمكن إضافة هذه الممارسات إلى أدوات الإنتاجية الشخصية الخاصة بك، وكيف يمكنك تنزيل وتخصيص نموذج جدول البيانات قائمة المهام الذي أنشأناه لمساعدتك. الهدف هنا هو شرح كيفية أن تكون أكثر إنتاجية في العمل أو أثناء العمل عن بُعد. لقد واجهت الشركات ورواد الأعمال على حد سواء صعوبة في تقييم الإنتاجية في بيئة العمل الهجينة.
حالة الإنتاجية في عام 2022
حالة الإنتاجية في مكان العمل متقلبة للغاية في عام 2022. وفقًا لتقرير حديث صادر عن مكتب إحصاءات العمل للربع الثاني، انخفضت إنتاجية العمل في قطاع الأعمال ككل بنسبة 4.6% عن الربع السابق. ووفقًا لتقرير حديث صادر عن مكتب إحصاءات العمل للربع الثاني من عام 2022، انخفضت إنتاجية العمل في قطاع الأعمال ككل بنسبة 4.6% عن الربع السابق. وفي استطلاع أجراه الاحتياطي الفيدرالي في نيويورك لمديري الشركات في أغسطس 2022، أفادت 30% من الشركات التي وسعت العمل عن بُعد بانخفاض الإنتاجية، بينما أفادت 50% بعدم حدوث أي تغيير. ووجدت دراسة أخرى في يوليو أن القطاعات التي اعتمدت العمل عن بُعد سجلت زيادة سنوية بنسبة 3.3% في الإنتاجية لكل ساعة عمل. أما القطاعات التي لم تسمح بالعمل عن بُعد فقد شهدت انخفاضًا أو لم تشهد أي تغيير.
وجدت دراسة أُجريت في مايو 2022 أن الموظفين الذين عملوا عن بُعد جزئيًا على الأقل أفادوا بأنهم أكثر إنتاجية بنسبة 9% مقارنةً بأولئك الذين يعملون من المكتب.قد يكون توفير المرونة للموظفين هو ما يمنحهم الخيار الأمثل لتحقيق أفضل أداء يناسبهم. ولهذا السبب أصبح بيئة العمل الهجينة أكثر شيوعًا. فقد طلبت شركة آبل مؤخرًا من موظفيها العودة إلى المكتب ثلاثة أيام في الأسبوع كـ "تجربة" ضمن سياسة المكتب الهجين لتعزيز المزيد من التعاون المباشر الذي تعتبره ضروريًا لتطوير منتجات أجهزة عالية الجودة. لكن السؤال الحقيقي هو: كيف تدير إنتاجيتك، سواء كنت تعمل عن بُعد أو تعمل لحسابك الخاص؟
أفضل ممارسات الإنتاجية من كبار المنجزين
إليك بعض النصائح من اثنين من أكثر الأشخاص إنتاجية: جاك دورسي من تويتر وإيلون ماسك، اللذان أدارا عدة شركات لسنوات. يقوم دورسي بتخطيط أسبوعه حول روتين محدد، حيث يخصص كل يوم لمهمة مختلفة. حتى إذا كان لديك عدة مهام يجب إنجازها، فإن هذه الطريقة تعزز حالة التدفق بحيث يتم تصنيف المهام وتجميعها ضمن مهام فرعية دون انقطاع. أما إيلون ماسك، فيتجنب الاجتماعات بشكل ملحوظ وينصح بمغادرتها إذا لم تكن ذات قيمة.هذا لا يعني أنه لا يؤمن بأهمية التواصل: فهو يقول إن الأشخاص يعملون بشكل أفضل عندما يعرفون ما هو الهدف ولماذا.
يُطلق على ذلك ترتيب الأولويات، وهو حيلة أساسية أخرى لتعزيز الإنتاجية. يوصي ستيف جوبز برفض "مئات الأفكار الجيدة الأخرى" لصالح أفضل فكرة. ويضيف وارن بافيت: "الأشخاص الناجحون حقًا يرفضون تقريبًا كل شيء." لدى بافيت في الواقع خدعة تُسمى إطار "القائمتين". يوصي بأن تكتب أهم خمسة وعشرين هدفًا لديك. ثم، ضع دائرة حول أعلى خمسة أولويات، وتجنب العشرين الأخرى بأي ثمن.
الآن بعد أن أصبحت لديك "قائمة المهام" الخاصة بك، حان وقت البدء في العمل. ينصح كيفن سيستروم، المؤسس المشارك لإنستغرام، بأن تبدأ أي مهمة تحتاج إلى إنجازها لمدة خمس دقائق على الأقل. إذا تمكنت من العمل عليها لمدة خمس دقائق، فمن المحتمل أن تنهيها. بالإضافة إلى ذلك، تظهر الدراسات أن ممارسة الرياضة بانتظام، والحصول على قسط كافٍ من النوم، والاستماع إلى الموسيقى الخالية من الكلمات أثناء العمل، وأخذ فترات راحة كافية ستساعدك على أن تكون أكثر كفاءة بشكل عام. إذا كنت ترغب في المزيد من النصائح حول كيفية خلق ثقافة تنفيذ في مكان عملك، اطلع على ملخصنا لكتاب [related bracelet="execution"].
شرح
إدارة مهامك
كيف يمكنك تطبيق كل تلك النصائح على عملك؟ أنت بحاجة إلى قائمة مهام تناسب احتياجاتك. يوفر جدول بيانات قائمة المهام لدينا سلسلة من قوائم المهام مع لوحات معلومات يمكنك تنزيلها وتخصيصها لأي احتياج تجاري أو شخصي. سواء كنت ترغب في إدارة المشاريع عبر العروض الأسبوعية أو الشهرية أو حسب المهام الفرعية، أو إدارة مهامك الشخصية حسب النوع، أو الحالة، أو تاريخ الاستحقاق، فإن هذا القالب يوفر لك قوائم سهلة الاستخدام. يمكنك أيضًا تتبع تقدم كل مهمة فردية من خلال قائمة مهام حسب الحالة.
ونظرًا لأن العنصر الأكثر أهمية في أي قائمة مهام هو ترتيب الأولويات، فإن نموذج قائمة المهام لدينا يوفر تصورات محددة مقسمة حسب الأولوية. بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت بحاجة فقط إلى متتبع للمهام اليومية، فإن قائمة السجل اليومي تجمع تقدمك نحو تحقيق أهداف التكرار اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية.
إدارة وقتك
المهمة الأكثر أهمية لأي قائمة مهام هي مساعدتك على إدارة وقتك بكفاءة قدر الإمكان.تتيح لك قائمة المهام الأسبوعية هذه تخصيص مهام أسبوع كامل عبر عدة فرق وأدوار مسؤولة وتتبع الساعات المقدرة المخصصة لكل مهمة مقابل الساعات الفعلية التي استغرقتها لإكمالها. للحصول على عرض كامل للشهر، يتم تقسيم نفس التصور عبر أسابيع الشهر. يمكن إضافة المزيد من الصفوف لاستيعاب جميع مهام الأسبوع. تتبع لوحة المعلومات في الأعلى التكلفة والساعات المقدرة مقابل التكلفة والساعات الفعلية لكل مهمة.
كما تتيح هذه الأداة لمدير المشروع تتبع المهام، والإدارات، والأدوار حسب حالتها. يمكن لمدير المشروع بعد ذلك تتبع عدد المهام المكتملة، والتي قيد التنفيذ، أو التي لم تبدأ بعد ضمن نطاق زمني محدد لتحديد ما إذا كان المشروع يسير حسب الجدول الزمني. إذا كان هناك المزيد من المهام المتأخرة عن الجدول الزمني مقارنة بتلك التي ليست كذلك، ستوضح لوحة المعلومات هذه للمشروع أي المهام وأعضاء الفريق بحاجة إلى أكبر دعم للعودة إلى المسار الصحيح.
إدارة مشاريعك
الآن لنفترض أن مدير المشروع يرغب في إدارة عدة مشاريع باستخدام قائمة المهام هذه.يمكن لقائمة المهام الخاصة بالمشروع تتبع سلسلة من المشاريع الفرعية كجزء من المشروع الرئيسي هنا. تعمل لوحة المعلومات هذه بنفس طريقة قوائم المهام الأسبوعية والشهرية، مع استثناء واحد: يمكن لمدير المشروع تقسيم كل مشروع فرعي عبر مجموعة من المقاييس لتقييم كيفية مقارنة كل مشروع بالآخرين. ونظرًا لأن تقسيم المهام المعقدة إلى مهام فرعية أبسط يعد أمرًا مفيدًا، فإن هذه القائمة مفيدة لإدارة الفرق الكبيرة وكذلك لإدارة المهام طويلة الأجل.
إدارة نفسك
ماذا لو كنت ترغب في إدارة مهامك الشخصية أو المهام الفردية؟ تتيح لك قائمة المهام البسيطة إضافة مهامك، وتاريخ استحقاقها، وأولويتها. عند إكمال مهمة، ما عليك سوى وضع علامة عليها كمكتملة. إذا تمت إضافة مهام جديدة أكثر أهمية، يمكنك ببساطة سحبها إلى أعلى القائمة. تعرض لوحة المعلومات في الأعلى المهام المكتملة وغير المكتملة حسب مستوى الأولوية وكذلك حسب تاريخ الاستحقاق. مع وضع علامات الإنجاز على المهام، يتم تحديث لوحة المعلومات تلقائيًا، مما يمنحك شعورًا بالراحة بأن مهامك تسير على المسار الصحيح ولا تتراكم.
بالنسبة للمهام المعقدة التي تستغرق وقتًا لإكمالها، استخدم قائمة المهام حسب الحالة وقم بتحديث شريط الإنجاز مع تقدم العمل. يقوم مخطط النسبة المئوية الإجمالية المكتملة بحساب النسبة الإجمالية نحو إكمال جميع المهام، بحيث يتم تمثيل التقدم المحرز عبر مهام متعددة بشكل مرئي حتى إذا لم يتم الانتهاء من المهام بالكامل.
أخيرًا، تقوم قائمة المهام اليومية بتسجيل كل مرة تقوم فيها بنشاط ترغب في إنجازه يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا بناءً على عمود التكرار. كلما تم تسجيل المزيد من الأنشطة، يزداد التقدم المتراكم ويتغير لونه حتى تتمكن من رؤية تقدمك نحو أهدافك مع مرور الوقت.
نظرًا لأن ترتيب الأولويات هو العامل الأكثر أهمية بينك وبين تحقيق أهدافك، فإن كل قائمة مهام ولوحة معلومات في هذا الجدول تأخذ الأولوية في الاعتبار بطريقة ما. ومع ذلك، إذا كنت ترغب حقًا في ترتيب الأولويات، فإن قائمة المهام ذات الأولوية تعرض المهام بطريقة بصرية بسيطة، بحيث تأتي المهام ذات الأولوية العالية أولاً، تليها المهام ذات الأولوية المتوسطة ثم المنخفضة.هذا يساعدك على تطبيق طريقة وارن بافيت 5/25... اكتب أهم خمسة مهام في قسم الأولويات العالية، واحذف بقية قائمة المهام.
عندما يتعلق الأمر بتحقيق التوازن بين العمل والحياة في ظل التحديات اليومية، أنت بحاجة إلى قوائم مهام تدعمك بدلاً من أن تعيقك. من خلال هذه القوائم، يمكنك إنجاز المزيد وإدارة فرق العمل ومستويات التوتر وصحتك النفسية بشكل أفضل. يمكنك تنزيل وتخصيص جدول بيانات قائمة المهام هذا لتوفير الوقت وساعات العمل في تنظيم مهامك. ولمعرفة أفضل الاستراتيجيات لإدارة جميع أولويات الحياة المتنافسة، اطلع على ملخص كتابنا لكتاب [related bracelet="measurelife"] من تأليف كلايتون كريستنسن.
