The Surprising Science of Meetings

خلاصه

چگونه می توانید جلسات بسیار مشارکتی را که خلاقیت، کارایی و پویایی را فراهم می کنند، رهبری کنید؟ در حالی که جلسات اغلب خسته کننده و بی نتیجه هستند، آنها بخش عظیمی از زندگی روزمره شرکتی هستند. مدیران هر هفته به 12 جلسه حضور می یابند. بیش از 55 میلیون جلسه هر روز در ایالات متحده برگزار می شود و هزینه آنها سالانه 1.4 تریلیون دلار است.

Questions and answers

Can you elaborate on a key topic or framework explained in "The Surprising Science of Meetings"?

View answer

The Surprising Science of Meetings provides a comprehensive guide on how to transform meetings into productive sessions. One key topic is the importance of effective leadership in meetings. Leaders should facilitate engaging discussions, encourage creativity, and ensure dynamism. The book also emphasizes the need for clear objectives and agendas for each meeting to ensure productivity. Furthermore, it suggests that limiting the number of meetings and their duration can significantly reduce costs and increase efficiency.

Are there examples of companies that have successfully implemented the practices outlined in The Surprising Science of Meetings?

View answer

The book 'The Surprising Science of Meetings' does not provide specific examples of companies that have successfully implemented the practices outlined. However, it provides a comprehensive guide and proven tactics that any organization can adopt to make their meetings more productive and engaging. These practices are universal and can be applied in any corporate setting to unlock creativity, effectiveness, and dynamism.

View all questions

Ask follow up

The Surprising Science of Meetings با استفاده از تحقیقات پیشرفته و گسترده، تاکتیک های ثابت شده ای را برای رهبری جلسات بسیار کارآمد و مشارکتی به شما می دهد. با این مهارت های رهبری جلسه، شما می توانید پیروزی های بهتر تیمی ایجاد کنید، رشد حرفه ای را تضمین کنید و ارزش سازمانی ایجاد کنید.

20 بینش برتر

1. در کمتر از چهل سال، تعداد جلساتی که در یک روز برگزار می شوند، از 11 میلیون به یک عدد شگفت انگیز 55 میلیون در ایالات متحده افزایش یافته است. این جلسات هزینه ای باورنکردنی 1.4 تریلیون دلار، یا 8.2٪ از GDP سالانه آمریکا را به خود اختصاص می دهند.
2. تعداد جلسات با افزایش در مقامات شرکتی افزایش می یابد. به طور میانگین، غیر مدیران هر هفته به 8 جلسه حضور می یابند، در حالی که مدیران به 12 جلسه حضور می یابند. مدیریت ارشد بیشتر وقت خود را در جلسات پشت سر هم می گذراند.
3. در یک نظرسنجی جهانی توسط مایکروسافت، 69٪ از پاسخ دهندگان احساس کردند که جلسات کارآمد نیستند. یک مطالعه اخیر یافت که جلسات عامل مهمترین تلف کردن زمان در محل کار هستند. جلسات بد تخمین زده می شود سالانه 250 میلیارد دلار زمان را هدر می دهند. هیچ سرمایه گذاری شرکتی دیگری از این اندازه به این سبکی رسیدگی نمی شود.
4. جلسات نمی توانند حذف شوند. زمان صرف شده در جلسات "مالیات فرهنگی"ی است که یک سازمان برای ایجاد شرکت، مشارکت، کار تیمی، ارتباطات و همبستگی در سازمان می پردازد. آنچه باید کاهش یابد، زمان تلف شده در جلسات غیر ضروری یا بدون سازماندهی است.
5. تمرکز سازمانی بر روی کارایی جلسات می تواند باعث به دست آوردن سود عملکرد قابل توجه شود. همانطور که اندی گروو، مدیر عامل سابق اینتل گفت: "همانطور که شما اجازه نمی دهید یک همکار شما تجهیزات اداری به ارزش 2000 دلار را بدزدد، شما نباید اجازه دهید کسی با زمان مدیران همکار خود برود".
6. تعصبات شناختی باعث می شوند رهبران به جلسات خود نسبت به سایر شرکت کنندگان بهتر فکر کنند. یک نظرسنجی از ورایزن یافت که پاسخ دهندگان جلساتی که توسط آنها آغاز شده بود را 79٪ از زمان بسیار یا بسیار کارآمد ارزیابی کردند، در مقابل فقط 56٪ برای جلساتی که توسط دیگران آغاز شده بود. سازمان ها باید آموزش هایی در مورد بهترین روش های تسهیل جلسات ارائه دهند و کیفیت پارامترهای جلسه را در نظرسنجی های بازخورد 360 درجه خود شامل کنند.
7. جمع آوری بازخورد شرکت کنندگان در جلسات می تواند در ارزیابی کیفیت جلسه و اندازه گیری کارایی اقدامات مفید باشد. وزن سنج ها این کار را با نصب یک صفحه لمسی ساده خارج از اتاق های کنفرانس انجام دادند که شرکت کنندگان می توانستند جلسات را بر اساس مقیاس پنج نقطه ای ارزیابی کنند.
8. تحقیقات نشان می‌دهد که جلسات 50 درصد اوقات با تاخیر شروع می‌شوند که منجر به ناراحتی کارمندان و نتایج ضعیف می‌شود. از قاعده 50/25 گوگل برای کوتاه کردن جلسات یک ساعته به 50 دقیقه و جلسات 30 دقیقه‌ای به 25 دقیقه استفاده کنید. این امر به کارمندان زمان تغییر می‌دهد تا از دیر رسیدن به جلسات آینده جلوگیری کنند.
9. هادل‌ها جلسات سریع ده دقیقه‌ای ایستاده هستند که هر روز صبح اتفاق می‌افتند. از آن‌ها برای بحث درباره کار انجام شده در روز قبل، تعیین وظایف برای روز و بررسی پیشرفت در اهداف کلیدی استفاده می‌شود. زمان صرف شده می‌تواند ساعت‌ها کار مجدد را جلوگیری کند.
10. جلسات می‌توانند بین 1000 تا 3000 دلار هزینه در زمان شرکت کنندگان و حقوق‌ها داشته باشند. رهبران باید برای جلسات همانطور که برای یک جلسه با مشتری یا کارگاه آماده می‌شوند، آماده شوند. موارد دستور جلسه باید بر اساس اهمیت استراتژیک با دقت رتبه‌بندی شوند. تحقیقات نشان می‌دهد که موارد دستور جلسه اولیه بیشتر در جلسات توجه می‌کنند.
11. جستجو برای موارد دستور جلسه احتمالی از شرکت کنندگان ایده خوبی است. این احساس بیشتری از شمول، مشارکت و مشارکت ایجاد می‌کند. راه عالی برای این کار ارسال یک ایمیل چند روز قبل از جلسه است. اگر یک مورد مناسب نباشد، رهبر باید این موضوع را شخصا با شرکت کننده مطرح کند یا آن را به یک جلسه آینده منتقل کند.
12. جلسات را کوچک نگه دارید. تحقیقات نشان می‌دهد که بیش از 50 درصد جلسات دو یا چند شرکت کننده اضافی نسبت به آنچه برای دستور جلسه لازم است، دارند. جلسات بزرگتر تجربه گروهی ضعیف‌تر، بیشتر بی‌فعالی و رفتارهای منفی بیشتری دارند. داده‌ها از شرکت بین و کمپانی نشان می‌دهد که برای هر فرد اضافی بیش از هفت عضو، کارایی تصمیم‌گیری 10 درصد کاهش می‌یابد.
13. قبل از تماس برای یک جلسه، رهبر باید با دقت یک روش جلسه خاص را انتخاب کند. روش معمول بحث گروهی در مورد هر مورد دستور جلسه یکی از راه‌های ممکن بسیار است. موفقیت جلسه بستگی به انتخاب حالتی دارد که برای دستور جلسه مناسب‌تر است.
14. طراحی اتاق جلسات مهم است. آمازون در جلسات از یک صندلی خالی برای نمایندگی از مشتری استفاده می‌کند. این به عنوان یک سیگنال فیزیکی عمل می‌کند تا شرکت کنندگان در تصمیمات خود محور مشتری باشند. صندلی خالی می‌تواند برای نمایندگی از سایر ذینفعان غایب نیز استفاده شود.
15. جلسات پیاده‌روی برای بحث‌های کوتاه با کمتر از چهار شرکت کننده عالی هستند. آن‌ها موانع را می‌شکنند، ارتباطات را تقویت می‌کنند و تفکر خلاق را بهبود می‌بخشند. یک نظرسنجی مجله Inc. نشان می‌دهد که 90 روز جلسات پیاده‌روی می‌تواند منجر به سطوح بالاتر انرژی، تمرکز بهتر و مشارکت بیشتر شود. تحقیقات استنفورد نشان داد که وقتی شرکت کنندگان در حال پیاده‌روی بودند، 80 درصد پرش در خلاقیت وجود داشت نسبت به وقتی که نشسته بودند.
16. به نظر می‌رسد ایجاد جلسات بدون فناوری که در آن شرکت کنندگان تلفن‌های خود را بیرون می‌اندازند، مفید است. این تمرکز را افزایش می‌دهد و از چند وظیفگی جلوگیری می‌کند. جلسات طولانی می‌توانند شامل وقفه‌های فناوری سریع باشند.
17. برن‌نویسی از قدرت سکوت برای تولید ایده‌های خلاق استفاده می‌کند. شرکت کنندگان به طور سکوت ایده‌ها را روی برگه‌های کاغذ می‌نویسند.ایده ها سپس به صورت سازمان یافته در سطل ها قرار می گیرند و موارد مهم بیشتر به صورت صوتی یا با نوشتن نظرات بحث می شوند. این فرآیند یک سوم زمان جلسات مغزفشانی سنتی را اشغال می کند در حالی که تقریباً 41٪ ایده های اصلی بیشتری تولید می کند.
18. آمازون جایگزینی ارائه ایده ها با خواندن سکوت می کند. بخش اول جلسه برای خواندن سکوت یک پیشنهاد جزئی رزرو شده است. سپس بحث پر شوری پیگیری می شود. این رویکرد نیاز به کار قبلی را حذف می کند، همه را در یک صفحه می آورد و منجر به بحث های عمیق تر می شود.
19. جلسات تماس تلفنی را اجتناب کنید زیرا چالش های قابل توجهی در ارتباط و مشارکت ایجاد می کنند. وقتی اجتناب ناپذیر است، باید کوتاه و متمرکز بر شرح چالش های کلیدی باشند. این می تواند با فعالیت های آفلاین مانند بحث های گروهی کوچک یا مغزفشانی در پلتفرم هایی مانند Google Docs پیگیری شود. در نهایت، می توان یک جلسه کوتاه دیگر برای تعیین راه پیش رو فراخواند.
20. تحقیقات نشان می دهد که شکستن جلسات به دو بخش جلوگیری می کند از اینکه شرکت کنندگان به دنبال توافق زودهنگام باشند. این منجر به نتایج با کیفیت بهتر می شود. شرکت هایی مانند بوئینگ و کدبری این را بخشی از فرهنگ خود کرده اند.

خلاصه

حضور در جلسات اغلب می تواند تجربه ای ناخوشایند باشد. در یک نظرسنجی اخیر، 3164 کارگر جلسات را به عنوان علت مهم ترین زمان هدر رفته در محل کار ارزیابی کردند. جلسات بد تخمین زده می شود که هر سال 250 میلیارد دلار زمان هدر رفته را هزینه می کنند. هزینه های روانی نیز در زمینه ناراحتی کارکنان و زمان صرف شده برای تسکین پس از یک جلسه ضعیف وجود دارد. اما میزان زمان صرف شده در جلسات فقط در حال افزایش است. در ایالات متحده، بیش از 55 میلیون جلسه هر روز برگزار می شود.

Questions and answers

What are the most innovative or surprising ideas presented in The Surprising Science of Meetings?

View answer

The Surprising Science of Meetings presents several innovative ideas. One of the key ideas is the concept of transforming meetings from time-drains into productive sessions. This can be achieved by implementing proven tactics such as setting clear objectives, encouraging active participation, and ensuring follow-up actions. The book also highlights the significant costs associated with poorly managed meetings, both in terms of wasted time and employee frustration. It suggests that by improving the quality of meetings, organizations can enhance their overall effectiveness and dynamism.

What are potential obstacles companies might face when applying the concepts from "The Surprising Science of Meetings", and how could they overcome them?

View answer

Potential obstacles companies might face when applying the concepts from "The Surprising Science of Meetings" could include resistance to change, lack of understanding of the new concepts, and difficulty in implementing new strategies in large or complex organizations. To overcome these obstacles, companies could provide comprehensive training and clear communication about the benefits and importance of the new meeting strategies. They could also start with pilot projects in smaller teams before rolling out the changes company-wide. Additionally, seeking feedback and making necessary adjustments based on the feedback could help in successful implementation.

View all questions

Ask follow up

جلسات نمی توانند حذف شوند. آنها "مالیات فرهنگی" سازمانی هستند که برای ایجاد شمول، مشارکت، کار تیمی، ارتباط و همبستگی پرداخت می شود. سازمان ها می توانند از دام های جلسات ضعیف با استفاده از بینش های تحقیقات پیشرو جلوگیری کنند.

خودتان را بشناسید

شواهد نشان می دهد که رهبران به طور مداوم جلسات خود را نسبت به سایر شرکت کنندگان بهتر درک می کنند. یک نظرسنجی تلفنی توسط Verizon یافت که 79٪ از پاسخ دهندگان جلسات آغاز شده توسط آنها را بسیار یا بسیار محصولات تولیدی ارزیابی کردند در مقابل تنها 56٪ برای جلسات آغاز شده توسط همتایان.

چه می توان سازمان ها انجام دهند[/title] [text] برای کمک به غلبه بر این سوگیری ها، سازمان ها باید به رهبران خود آموزش کیفیت در تسهیل جلسات ارائه دهند. نظرسنجی های سالانه مشارکت کارکنان و نظرسنجی های بازخورد 360 درجه باید شامل پارامترهایی در مورد کیفیت جلسات باشد. این کار حتی در شرکت های Fortune 500 نیز به ندرت انجام می شود. برخی از شرکت ها کیفیت جلسه را جدی می گیرند. Weight Watchers تبلت های لمسی را خارج از اتاق های کنفرانس نصب کرد که کارکنان می توانستند جلسه را بر روی یک مقیاس ساده پنج نقطه ای ارزیابی کنند.این به آنها کمک کرد تا کیفیت جلسات را ارزیابی کنند، مداخلات مناسبی طراحی کنند و اثربخشی مداخلات در بهبود کیفیت جلسات را اندازه گیری کنند.

Questions and answers

How can the lessons from "The Surprising Science of Meetings" be applied in today's business environment to make meetings more productive?

View answer

The lessons from "The Surprising Science of Meetings" can be applied in today's business environment to make meetings more productive by implementing several strategies. First, leaders should be observant of informal cues such as attendees multitasking on phones or engaging in side conversations, as these may indicate that the meeting dynamics are not ideal. Regular assessments of meeting quality, perhaps every three months, can also be beneficial. This could be done using an anonymous short survey. The goal is to create an environment that fosters creativity, effectiveness, and dynamism, turning tiresome and costly meetings into productive sessions.

Can you elaborate on the concept of "periodic assessment of meeting quality" as explained in "The Surprising Science of Meetings"?

View answer

The concept of "periodic assessment of meeting quality" as explained in the book "The Surprising Science of Meetings" refers to the regular evaluation of the effectiveness and productivity of meetings. This is typically done every three months using an anonymous short survey. The purpose of this assessment is to identify any issues or areas of improvement in the meeting dynamics. Leaders should be observant of informal cues such as attendees multitasking on phones or engaging in side conversations, as these may indicate that the meeting dynamics are not ideal. By conducting these assessments periodically, leaders can ensure that their meetings are productive and effective.

View all questions

Ask follow up

ارسال بازخورد[/title] [text] رهبران باید به نشانه های غیررسمی مانند چند وظیفه ای کردن شرکت کنندگان با تلفن های همراه و گفتگوهای جانبی توجه کنند تا درک کنند که دینامیک جلسه ایده آل نیست. بهتر است هر سه ماه یک بار از طریق یک نظرسنجی کوتاه ناشناس کیفیت جلسه را ارزیابی کنید. یک مجموعه ساده از سوالات می تواند عبارت باشد از:

• رهبر جلسه باید چه کاری را متوقف کند؟
• چه کاری باید شروع کند که در حال حاضر انجام نمی شود؟
• چه چیزی خوب کار می کند و باید ادامه یابد؟

دستورالعمل های نظرسنجی باید به صراحت هدف رهبر را برای بهبود کیفیت جلسه ارتباط دهد. نتایج نظرسنجی باید همراه با اقدامات مشخص برای رفع این مسائل به اشتراک گذاشته شود. این به تبدیل کردن عالی بودن جلسات به بخشی از فرهنگ سازمانی کمک می کند.

پذیرش رهبری خدمتگزار[/title] [text] رهبری خدمتگزار راهی قدرتمند برای ایجاد محیطی مناسب برای جلسه است که در آن دانش، استعداد و مهارت همه شرکت کنندگان به وجود می آید. یک رهبر خدمتگزار از زمان دیگران ارزش قائل است و این را مرکزی برای موفقیت شخصی و سازمانی می داند. این نیازمند برنامه ریزی و طراحی دقیق دستور کار، اهداف، ترتیب موضوعات و استراتژی های جلسه است.

Ask follow up

رفتارهای ایده آل از سوی مدیر جلسه شامل:

• پیگیری زمان و برنامه ریزی موثر جلسه.
• به طور مداوم خلاصه کردن بحث برای اطمینان از اینکه همه در یک صفحه هستند
• برجسته کردن نگرانی های زیرین از طریق گوش دادن با دقت
• تشویق به بحث و مدیریت تعارض در اطراف ایده های کلیدی برای تصمیم گیری بهتر
• بررسی دوره ای برای اجماع بدون فشار بر روی شرکت کنندگان
• بی طرف ماندن بدون اینکه نظر خود را در بحث محفوظ کند

جلسات را با زمان بندی متفاوت برنامه ریزی کنید

یک رهبر جلسه باید مدت زمان را بر اساس اهداف جلسه برنامه ریزی کند. کوتاه کردن جلسات راه عالی برای ایجاد فشار مثبت و حفظ تمرکز شرکت کنندگان است. تحقیقات نشان می دهد که جلسات 50 درصد از زمان با تاخیر شروع می شوند که منجر به ناراحتی کارمندان و نتایج کمتر کیفیت جلسه می شود. کاهش مدت زمان جلسات با 5 تا 10 دقیقه فرصتی برای استراحت ایجاد می کند و تاخیر در جلسات آینده را جلوگیری می کند. Google قاعده 50/25 را دنبال می کند: جلسات یک ساعته به 50 دقیقه کوتاه می شوند، و جلسات نیم ساعته به 25 دقیقه کوتاه می شوند.

Ask follow up

جلسات روزانه

جلسات کوتاه ده دقیقه ای هستند که با تیم کامل در همان زمان صبح هر روز برگزار می شوند. این حضور کامل را الزامی می کند و معمولا ایستاده انجام می شود.جلسات سریع برای بررسی سریع پیروزی های حیاتی و کار انجام شده در روز قبل، تعیین اولویت های روز و بررسی پیشرفت در اهداف اساسی و موانع را مورد استفاده قرار می دهند. آنها ارتباطات را در سراسر سیلوها بهبود می بخشند، حل سریع مشکلات را فراهم می کنند، مسئولیت پذیری را ترویج می کنند و هماهنگی بین اعضای تیم را بهبود می بخشند. این سرمایه گذاری کوتاه مدت می تواند ساعت ها کار را در حل اشتباهات ارتباطی و جلوگیری از کار مجدد صرفه جویی کند.

Ask follow up

دو چیز ضروری برای به یاد داشتن در حین انجام جلسات سریع:

1. جلسات سریع باید به تیم اجازه دهد برخی از جلسات طولانی تر را حذف کند. در غیر این صورت، این یک جلسه دیگر می شود.
2. جلسات سریع باید محکم نگه داشته شوند و به موقع پایان یابند. اگر دیر تمام شود، فعالیت های پس از جلسه را بهم می ریزد و منجر به ناراحتی کارمند می شود.

رهبران باید جلسه را زودتر پایان دهند وقتی اهداف جلسه برآورده شده اند یا وقتی کارمندان به صورت موثری فعالیت نمی کنند.

دستور کار

هزینه یک جلسه بین 1000 تا 3000 دلار در زمان حضور و حقوق است. این باید به عنوان یک رویداد مدیریت شود که نیاز به برنامه ریزی دقیق دارد. رهبران باید برای جلسات به همان شکل که برای یک جلسه با مشتری یا کارگاه آماده می شوند، آماده شوند. جلسات باید فقط شامل موضوعاتی باشند که نیاز به بحث و مشارکت دارند. نمونه های خوبی از این موارد شناسایی ریسک ها و فرصت های کلیدی، ارزیابی پیشرفت و شناسایی فرصت های جدید است. موضوعاتی که به این نیاز ندارند می توانند از طریق بیانیه ها و ایمیل ها ارسال شوند. ایده خوبی است که موارد دستور کار را از حضار دریافت کنید تا مشارکت ایجاد کنید. این کار با ارسال یک ایمیل سه روز قبل از فراخوان برای موضوعات انجام می شود. اگر یک مورد شامل نشده باشد، باید با کارمند یا یک گروه کوچک خارج از جلسه مورد بررسی قرار گیرد یا به یک جلسه آینده منتقل شود.

Ask follow up

طراحی جریان جلسه

بنابراین، ترتیب موارد دستور کار قطعاً مهم است. تحقیقات نشان داده است که اولین موارد در دستور کار زمان و توجه ناپروپورسیونالی را دریافت می کنند. اهداف جلسه باید بر اساس اهمیت استراتژیک رتبه بندی شوند. موارد دستور کار باید شامل نه تنها مشکلات فوری، بلکه همچنین اهداف بلند مدت باشند. رهبران می توانند در نظر بگیرند که جلسات را با مسائل جذاب و متناقض ترین شروع کنند تا بحث و مشارکت واقعی ایجاد کنند. جلسات باید همیشه با چند دقیقه برای پوشش برداشت ها، پیگیری ها و حتی یک سوال و جواب سریع پایان یابند.

Ask follow up

استفاده از دستور کار زمان بندی شده

اختصاص زمان برای هر مورد در دستور کار می تواند ابزار مفیدی باشد وقتی رهبران می یابند که بحث به طرف های مختلف می رود. این همچنین می تواند اطمینان حاصل کند که موارد کلیدی توجهی که نیاز دارند را دریافت کنند.

تعیین افراد مسئول مستقیم

رهبران می توانند رهبریت را با تعیین هر وظیفه جلسه به یک شرکت کننده به اشتراک بگذارند. اپل به تمام موارد دستور کار یک فرد مسئول مستقیم (DRI) را تعیین می کند. DRI مسئول بحث و پیگیری های پس از جلسه است.این باعث می شود جلسات جذاب تر شوند، توسعه مهارت در رهبری جلسات را تقویت کند و مسئولیت پذیری را افزایش دهد.

Ask follow up

بهتر است چند روز قبل از جلسه دستور کار را منتشر کنید. اگر موضوع مهمی برای بحث وجود ندارد، جلسه را لغو کنید.

جلسات را سبک کنید

مطالعات نشان می دهد که بیش از 50٪ جلسات بیش از دو شرکت کننده اضافی دارند که بیشتر از آنچه که دستور کار می طلبد است. در حالی که این کار با هدف شامل شدن انجام می شود، جلسات بزرگ می توانند غیر بهینه باشند. داده های شرکت بین و کمپانی نشان می دهد که برای هر فرد اضافی بیش از هفت عضو، کارایی تصمیم گیری 10٪ کاهش می یابد. علاوه بر این، تعهد کارمندان وقتی به جلساتی که مربوط به کار آنها نیست حضور می یابند، کاهش می یابد.

Questions and answers

How has 'The Surprising Science of Meetings' influenced corporate strategies in conducting meetings?

View answer

'The Surprising Science of Meetings' has influenced corporate strategies by emphasizing the importance of lean and efficient meetings. It suggests that the ideal meeting size is 7 or 8 people for decision-making and problem-solving, and up to 12 attendees can be managed with outstanding facilitation skills. It also promotes the concept of the 'two-pizza rule' for determining the maximum number of attendees. These strategies have been adopted by companies like Google and Amazon, leading to more productive and effective meetings.

What are the key takeaways from "The Surprising Science of Meetings" that can be actionable for managers?

View answer

1. Make meetings as lean as possible: Limit the number of attendees to ensure effective communication and decision-making. Google suggests a maximum of 10 attendees, while Amazon uses the "two-pizza rule" where two pizzas should be enough to feed all attendees.

2. Ideal meeting size: For decision-making and problem-solving, the ideal meeting size is 7 or 8 people. With outstanding facilitation skills, a leader can manage up to 12 attendees.

3. Less than 15 attendees: Having less than 15 attendees is perfect for huddles, brainstorming, and agenda-setting.

4. Develop facilitation skills: A good leader should have outstanding facilitation skills to manage the meeting effectively.

View all questions

Ask follow up

رهبران جلسه باید سعی کنند جلسه را تا حد ممکن سبک کنند. برای گوگل، حداکثر تعداد شرکت کنندگان 10 نفر است. آمازون از قاعده "دو پیتزا" استفاده می کند - دو پیتزا باید بتواند همه شرکت کنندگان را تغذیه کند. برای تصمیم گیری و حل مشکل، اندازه ایده آل جلسه 7 یا 8 نفر است. با مهارت های برجسته ای در تسهیل، یک رهبر می تواند تا 12 شرکت کننده را مدیریت کند. داشتن کمتر از 15 شرکت کننده برای جلسات کوچک، تفکر خلاق، و تنظیم دستور کار عالی است.

Ask follow up

شرکت کنندگان مناسب را انتخاب کنید

در اینجا برخی از سوالاتی هستند که برای هر هدف جلسه می تواند به رهبران کمک کند تا شرکت کنندگان مناسب را انتخاب کنند:

• چه کسی دانش موضوعی برای هدف دارد؟
• کدام افراد عمده مالکان و تصمیم گیرندگان هستند؟
• چه کسی به این اطلاعات نیاز دارد؟
• چه کسی تصمیمات گرفته شده را اجرا می کند؟

کاهش احساسات زخمی

کارمندان دعوت به جلسه را نشانه ارزش گذاری می دانند. بنابراین، حذف افراد از جلسات می تواند منجر به احساس رد شدن و پل های سوخته شود. در اینجا پنج راه برای مقابله با این موضوع وجود دارد:

1. دستور کار خود را به دو جلسه کوچکتر با شرکت کنندگان مختلف تقسیم کنید:
2. یک دستور کار زمان بندی شده می تواند به شرکت کنندگان مختلف امکان حضور فقط در بخش های مربوطه را بدهد.
3. ایده ها و ورودی های غیر حاضرین را جویا شوید و آنها را در جلسه بحث کنید. این کار می تواند با یک ایمیل ساده که قبل از جلسه به دنبال بازخورد است و یک ایمیل بعدی که خلاصه اصلی را به اشتراک می گذارد، انجام شود.
4. یادداشت های جلسه مفصل را با سایر ذینفعان به اشتراک بگذارید تا ورودی ها و تخصص را جویا شوید.
5. از برخی از شرکت کنندگان بخواهید که نمایندگان ذینفعانی باشند که حاضر نیستند. نماینده با این ذینفعان تماس خواهد گرفت، آنها را در حلقه بحث ها نگه خواهد داشت و برای ورودی های آینده از آنها خواهد خواست.

این تکنیک ها اندازه جلسه را کاهش می دهند در حالی که احساسات شامل شدن در یک گروه بزرگتر از غیر حاضرین را ترویج می کنند.

ریتم های جدید ایجاد کنید

جلسات می توانند به دلیل شروع و پایان در یک زمان، جلسه در یک اتاق و معمولا با یک دستور کار یکسان تکراری شوند.شکستن این الگوها می تواند دینامیک های تازه ای ایجاد کند و باعث شود جلسات بیشتری مشارکت کنند.

استفاده از طراحی صندلی

تحقیقات نشان می دهد که موقعیت صندلی ها تاثیرگذاری، جریان ارتباطی، تصمیم گیری و خلاقیت را تحت تاثیر قرار می دهد. افرادی که در سر یا پای میز نشسته اند احتمالا بیشتر صحبت می کنند و به آنها گوش می شود. رهبر جلسه باید به طور فعال طراحی صندلی را برای ایجاد دینامیک های اجتماعی مناسب انجام دهد. این کار باعث می شود افراد در هر جلسه موقعیت صندلی خود را تغییر دهند یا حتی اتاق ها را تغییر دهند. آمازون در جلسات یک صندلی خالی برای نمایندگی از مشتری استفاده می کند. این یک سیگنال فیزیکی است که باعث می شود شرکت کنندگان در تصمیمات خود محور مشتری باشند. صندلی خالی می تواند برای نمایندگی از سایر ذینفعان غایب نیز استفاده شود.

Questions and answers

What are some innovative ideas presented in The Surprising Science of Meetings about making meetings more productive?

View answer

The book 'The Surprising Science of Meetings' presents several innovative ideas to make meetings more productive. One such idea is the concept of 'walking meetings'. These meetings can help break barriers and improve communication. They also make multitasking difficult, which results in increased focus. Research from Stanford University shows that 80% of participants were more creative while walking than when seated, and they were at their creative best when walking outdoors. These meetings are ideal for small gatherings of up to four attendees and work best when the agenda does not require technological tools or supporting material.

What obstacles might a company face when implementing walking meetings and how could they overcome them?

View answer

A company might face several obstacles when implementing walking meetings. These could include resistance from employees who are used to traditional meetings, logistical issues such as weather conditions for outdoor meetings, and the challenge of not having technological tools or supporting material readily available. To overcome these, the company could gradually introduce the concept of walking meetings, provide alternatives for adverse weather conditions like indoor walking paths, and encourage the use of portable technology or focus on discussions that don't require extensive materials.

View all questions

Ask follow up

جلسات پیاده روی

جلسات پیاده روی می توانند موانع را شکسته و ارتباطات را بهبود بخشند. همچنین باعث می شود چند وظیفه ای بودن سخت شود، در نتیجه تمرکز افزایش می یابد. تحقیقات دانشگاه استنفورد نشان می دهد که 80٪ از شرکت کنندگان در حالی که در حال پیاده روی بودند خلاقیت بیشتری داشتند تا زمانی که نشسته بودند و در حالت خلاقیت بیشتری بودند که در فضای باز پیاده می رفتند. این جلسات برای گردهمایی های کوچک تا چهار نفر مناسب هستند. اینها زمانی بهترین کار را انجام می دهند که دستور کار نیازی به ابزارهای فناوری یا مواد پشتیبانی نداشته باشد.

Ask follow up

جلسات ایستاده

جلسات ایستاده همکاری را بهبود بخشیده و مشارکت بیشتری با ایده های دیگران ایجاد می کند. تحقیقات نشان می دهد که جلسات ایستاده به طور کلی 34٪ کمتر از جلسات نشسته طول می کشند. در حالی که آنها می توانند برای گروه های بزرگتر کار کنند، حفظ کوتاه بودن این جلسات ضروری است.

تنظیم حالات مناسب

تحقیقات نشان می دهد که گروه هایی که در حالت خوشحال هستند، در وظایف خلاق، مشارکت تیمی و مکالمات سازنده از گروه هایی که در حالت خنثی هستند عملکرد بهتری دارند. از آنجا که معمولا جلسات به عنوان یک وقفه در جریان کار یک شرکت کننده در نظر گرفته می شوند، شرکت کنندگان ممکن است با بار منفی بیایند. برای ایجاد خوشحالی، رهبر باید با گرمی مهمانان را استقبال کند، تماس چشمی برقرار کند و معرفی ها را تسهیل کند. حالت خلق رهبر تاثیر قوی ای بر حالت خلق شرکت کنندگان دارد و پیش بینی کننده عملکرد گروه است.

Questions and answers

How can quick surveys and pair discussions contribute to bringing new ideas and overcoming inhibitions in meetings?

View answer

Quick surveys and pair discussions can significantly contribute to bringing new ideas and overcoming inhibitions in meetings. Quick surveys, such as clicker quizzes, can be used to gather instant feedback on key questions. The results can be visualized and displayed on the screen, which not only makes the meeting more engaging but also brings in a fun element. On the other hand, pair discussions allow attendees to discuss key issues before the meeting starts. This not only ensures everyone's involvement but also brings new ideas to the table and helps overcome inhibitions as individuals may feel more comfortable sharing their thoughts in a smaller group.

What is the impact of creating technology-free zones in meetings and how are companies implementing this?

View answer

Creating technology-free zones in meetings can have a significant impact on the productivity and focus of the participants. By asking attendees to deposit their phones at the door, companies are ensuring that distractions are minimized and the focus is solely on the meeting. This prevents multitasking and encourages active participation. If meetings are long, companies may consider adding technology breaks to balance the need for connectivity with the benefits of uninterrupted attention. The impact of this practice can be seen in increased engagement, more effective communication, and potentially more innovative ideas being shared.

View all questions

Ask follow up

در اینجا برخی از راه های بهبود حالت خلق در جلسه وجود دارد:

• پخش موسیقی قبل از جلسه می تواند حالت مناسب را تنظیم کند
• سرو خوراکی می تواند همدلی را ایجاد کند و بر حالت خلق تاثیر بگذارد
• ایجاد مناطق جلسه بدون فناوری برای جلوگیری از چند وظیفه ای بودن و تضمین تمرکز. شرکت های بیشتر و بیشتر از شرکت کنندگان می خواهند تلفن های خود را در درب سپرده کنند. اگر جلسات طولانی هستند، در نظر بگیرید که وقفه های فناوری را اضافه کنید.
• استفاده از آزمون های کلیکی برای انجام نظرسنجی های سریع در مورد سوالات کلیدی. نتایج می توانند به طور فوری خلاصه، تجسم یافته و روی صفحه نمایش نمایش داده شوند. این کمی سرگرمی را به همراه مشارکت بیشتری به ارمغان می آورد.
• باعث می شود شرکت کنندگان در مورد مسائل کلیدی در زوج ها برای چند دقیقه قبل از شروع جلسه بحث کنند.این باعث می شود همه درگیر شوند، ایده های جدیدی را به میز بیاورند و سد مانع را آسان تر کند.

سکوت کنید

فکر گروهی می تواند جلسات را تحت سلطه خود قرار دهد، در حالی که بینش های منحصر به فرد دفن می شوند. بنابراین، مهم است راه هایی برای آوردن دیدگاه های متنوع و مخالف به میز ایجاد کنیم. رویکردهایی که بر اساس سکوت است، می توانند برای دستیابی به این هدف بسیار موثر باشند.

از نوشتن مغز استفاده کنید

نوشتن مغز قدرت سکوت را برای تولید ایده های متنوع استفاده می کند. شرکت کنندگان به طور سکوت نتایج خود را در مورد هدف جلسه بدون افزودن نام خود روی کاغذ می نویسند. سپس این کاغذها رو به پایین در مرکز میز قرار می گیرند. سهیم ساز ایده های مشابه را گروه بندی می کند و شرکت کنندگان رای می دهند که کدام ایده های کلیدی باید مورد بحث قرار گیرند. این بحث به صورت کتبی انجام می شود و شرکت کنندگان نظرات خود را به هر برگه ایده اضافه می کنند. کل فرآیند یک سوم زمان جلسات مغزفشانی سنتی را می گیرد در حالی که شامل و مشارکت کننده است. مطالعات نشان می دهد که گروه های نوشتن مغز 20٪ ایده های بیشتر و 42٪ ایده های اصلی تر از مغزفشانی سنتی تولید می کنند.

Questions and answers

What are some of the most innovative or surprising ideas presented in The Surprising Science of Meetings?

View answer

The book presents several innovative ideas for improving the effectiveness of meetings. One of the most surprising is the concept of silent reading used by Amazon. In this approach, the presenter writes the proposal in a standard format and the first part of the meeting is dedicated to silent reading of the proposal. This ensures that everyone is on the same page without requiring pre-work. Since attendees can read faster than a presenter can speak, the same time is used to study the idea more extensively, leading to more in-depth discussions.

How can a startup use the silent reading method to ensure more in-depth discussions during meetings?

View answer

A startup can use the silent reading method to ensure more in-depth discussions during meetings by having the presenter write a thorough proposal in a standard format. This proposal is then silently read by all attendees at the start of the meeting. This method ensures that everyone is on the same page and no pre-meeting work is required. As people can read faster than a presenter can speak, this method allows for a more extensive study of the idea, leading to more in-depth discussions.

View all questions

Ask follow up

خواندن سکوت

آمازون از خواندن سکوت برای بهبود کارایی جلسه استفاده می کند. ارائه دهنده باید پیشنهاد را به طور کامل در یک فرمت استاندارد بنویسد. بخش اول جلسه به خواندن سکوت پیشنهاد داده می شود. این اطمینان می دهد که هیچ کار پیش از جلسه لازم نیست و همه در یک صفحه هستند. از آنجا که شرکت کنندگان می توانند سریعتر از یک ارائه دهنده بخوانند، همان زمان برای مطالعه بیشتر ایده استفاده می شود. این منجر به بحث های بسیار عمیق تر می شود.

Ask follow up

از جلسات تلفنی خودداری کنید

تماس های تلفنی تشویق به انجام چند وظیفه ای، عدم مشارکت و ارتباط ضعیف به دلیل از دست دادن سیگنال های غیرکلامی می کند. هر زمان که امکان دارد، بهتر است شرکت کنندگان را از طریق ویدیو بپیوندند. اگر این امکان وجود ندارد، در اینجا راه هایی برای هدایت جلسه وجود دارد:

از فعالیت آفلاین استفاده کنید

وقتی جلسات بیش از پنج نفر را درگیر می کنند، باید با فعالیت های آفلاین تکمیل شوند. پس از یک جلسه سریع اولیه، هر چالش به یک زیر گروه تخصیص داده می شود تا به صورت آفلاین بحث شود. بعداً، نمایندگان زیر گروه با رهبر جلسه ملاقات می کنند تا بحث کنند و تصمیم بگیرند. این رویکرد بسیاری از کارها را به آفلاین منتقل می کند و جلسات را متمرکز و حداقل می کند.

Ask follow up

استفاده از برخی از این تکنیک های جلسه در سازمان شما می تواند وضعیت فعلی خراب جلسات را تعمیر کند. شرکت کنندگان شما از ارزش زمان آنها تشکر خواهند کرد. این انرژی تازه را به ارمغان می آورد، موانع ارتباطی را می شکند و بهره وری بیشتری را رها می کند. در نهایت، جلسات موفق می توانند دیگران را الهام بخشید و بخشی از فرهنگ سازمانی شوند.

Ask follow up