Meeting & Agenda (Part 4)

Zusammenfassung

Fühlen Sie sich machtlos gegenüber der Zeit, die Sie in Besprechungen verbringen? Vermeiden Sie langwierige Besprechungen mit besseren Werkzeugen zur Vorbereitung, Leitung und Nachbereitung Ihrer nächsten Team-Besprechung. Laden Sie unsere neueste Meeting & Agenda (Part 4) Vorlagensammlung herunter, um Ihre Teammitglieder zu synchronisieren und die allgemeine Arbeitseffizienz zu steigern.

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Die Vorlage enthält Werkzeuge wie Betriebsrhythmus, Besprechungs-Checklisten, Sitzungsprotokolle, Besprechungs-Feedback, Besprechungs-Dashboards, Stakeholder-Übersichten, Präsentationspläne, Team-Brainstorming-Blätter, Anweisungen zur Nachbereitung von Besprechungen und Aufschlüsselung der Besprechungskriterien. Darüber hinaus können Sie das vollständige Erklärvideo ansehen, um zu erfahren, wie viel Zeit wir 2021 in Besprechungen verbracht haben und wie Microsoft die ideale Besprechungsdauer definiert.

Questions and answers

How does the meeting criteria breakdown tool help in conducting effective meetings?

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The meeting criteria breakdown tool aids in conducting effective meetings by providing a structured approach to evaluate the necessity and effectiveness of a meeting. It helps in identifying the purpose, objectives, and expected outcomes of the meeting, ensuring that the meeting is necessary and will be productive. It also assists in determining the appropriate participants, duration, and format of the meeting. This tool can also be used to evaluate the meeting's success post-session, providing insights for improvement in future meetings.

What are the meeting follow-up instructions in the Meeting & Agenda template?

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The meeting follow-up instructions in the Meeting & Agenda template are not explicitly detailed in the content provided. However, typically, such instructions would include steps like reviewing and finalizing the meeting minutes, assigning and tracking the progress of action items, scheduling follow-up meetings if necessary, and communicating the decisions and action items to all relevant stakeholders.

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Betriebsrhythmus

Der Besprechungsrhythmus ist das Tempo, die Anzahl und das Tempo der Besprechungen in Ihrer Organisation. Diese Folie zum Betriebsrhythmus bietet eine hochrangige Zusammenfassung des Besprechungsrhythmus Ihres Teams. Sie skizziert ein ganzes Jahr voller Besprechungen auf einen Blick, mit farbcodierten Punkten, um zu bestimmen, ob die Besprechung ein Einzelgespräch, eine Zielüberprüfung, eine Leistungsüberprüfung oder ein Karrieregespräch sein wird. Besonders nützlich für Manager, kann diese Visualisierung zur Planung von Überprüfungen und zur Nachverfolgung von Besprechungen mit einzelnen Teammitgliedern auf einer konstanten Basis verwendet werden.

Questions and answers

How can a well-structured meeting and agenda contribute to the team's productivity?

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A well-structured meeting and agenda can significantly contribute to a team's productivity by ensuring clear communication and efficient use of time. It helps in setting clear expectations for what needs to be discussed and decided in the meeting, thus avoiding unnecessary discussions and digressions. It also ensures that all important points are covered and nothing important is missed out. Moreover, a well-structured agenda helps in keeping the meeting focused and on track, thus saving time and increasing efficiency. It also helps in preparing the participants for the meeting, as they know what to expect and can come prepared.

Can you explain how to use the Operational cadence slide for different types of meetings such as one-on-one, goal review, performance review, or career conversation?

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The Operational cadence slide is a tool that helps manage and visualize the schedule of different types of meetings throughout the year. It uses color-coded dots to distinguish between different types of meetings such as one-on-one, goal review, performance review, or career conversation. To use it, you would assign a color to each type of meeting and mark the dates on the slide accordingly. This allows you to see at a glance when each type of meeting is scheduled. It's particularly useful for managers to schedule reviews and track meetings with individual team members on a consistent basis.

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Zum Beispiel können Führungskräfte Quartalsberichte verfolgen, Leistungsbeurteilungen alle sechs Monate planen oder sogar Gehaltserhöhungen, Beförderungen oder Gespräche über Rollenänderungen weit im Voraus planen. Diese Besprechungen können Einzelgespräche zwischen Managern und Mitarbeitern sein oder Skip-Level-Besprechungen, bei denen ein Mitarbeiter mit einem Direktor oder Vorstandsmitglied über seinen unmittelbaren Manager hinaus trifft. (Folie 27)

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Besprechungs-Checkliste

Ein Tool zur Erstellung einer Besprechungs-Checkliste ist sowohl für diejenigen hilfreich, die Besprechungen organisieren, als auch für Teilnehmer, die sich auf eine Besprechung im Voraus vorbereiten möchten. Diese Checklisten-Visualisierung deckt ab, was Führungskräfte vor einer Besprechung vorbereiten müssen, was sie während der Besprechung planen müssen und was sie nach einer Besprechung nachverfolgen müssen, damit jede Besprechung produktiv und kurz ist.

Questions and answers

What are some important tasks that should be included in a meeting checklist?

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Some important tasks that should be included in a meeting checklist are:

1. Setting the meeting's objective: This is the main reason why the meeting is being held. It should be clear and concise.

2. Preparing the agenda: This includes all the topics that will be discussed during the meeting.

3. Inviting the participants: Ensure that all necessary stakeholders are invited and informed about the meeting.

4. Preparing and distributing materials: If there are any documents or materials needed for the meeting, they should be prepared and distributed in advance.

5. Setting up the meeting space: This includes ensuring that the meeting room is available and properly set up.

6. Following up after the meeting: This includes sending out meeting minutes and following up on action items.

How can a checklist be used to set expectations for a meeting?

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A checklist can be used to set expectations for a meeting by outlining the key points and tasks that will be covered during the meeting. It serves as a guide for the meeting lead to ensure all important topics are addressed. Additionally, sharing the checklist with team members prior to the meeting can help them understand what will be discussed, allowing them to prepare accordingly. This can lead to more efficient and productive meetings.

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Wenn Sie der Leiter der Besprechung sind, können Sie diese Liste verwenden, um sich während der Besprechung an Ihren Plan zu halten. Sie können sie auch mit anderen Teammitgliedern teilen, um die Erwartungen an das, was die Besprechung beinhalten wird, zu setzen. Diese Checkliste ist anpassbar und kann für die Aufgaben bearbeitet werden, die für Sie am wichtigsten sind. (Folie 3)

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Sitzungsprotokoll

Während Sie Ihre Besprechungen durchführen, ist es hilfreich, Notizen zu machen und im Detail festzuhalten, was jede Besprechung mit Sitzungsprotokollen abdecken wird.Diese Sitzungsprotokoll-Folie unterteilt eine Tagesordnung in verschiedene Zeitspannen, die durch verschiedene Sitzungsziele vereint sind. Sitzungsprotokolle können verwendet werden, um Ziele für eine Sitzung festzulegen und Entscheidungen für nachfolgende Maßnahmen zu dokumentieren.

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Ein farbcodiertes Flaggsystem ermöglicht es Führungskräften anzuzeigen, ob eine bestimmte Sitzung nur remote, remote und offline oder vollständig offline sein wird. Dies ist hilfreich für post-pandemische Meeting-Pläne, da sich die Arbeitsplatzstrukturen verändert haben und viele Meetings heutzutage virtuell sind. (Folie 12)

Questions and answers

How can digital tools help in preparing, leading, and following up after a meeting?

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Digital tools can greatly assist in preparing, leading, and following up after a meeting. They can help in scheduling the meeting, sending out invites, and setting the agenda. During the meeting, digital tools can facilitate real-time collaboration, note-taking, and recording for future reference. After the meeting, these tools can assist in distributing minutes, tracking action items, and gathering feedback. They can also help in analyzing the effectiveness of the meeting and planning for future ones.

What are some potential challenges in gathering feedback after a meeting and how can they be overcome?

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Some potential challenges in gathering feedback after a meeting include lack of participant engagement, unclear or biased questions, and difficulty in analyzing feedback. These can be overcome by ensuring the feedback process is easy and quick, questions are clear and unbiased, and using tools or software for analysis.

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Feedback zur Sitzung

Nachdem Sie eine Sitzung abgeschlossen haben, ist es wichtig, alle getroffenen Entscheidungen nachzuverfolgen, um sicherzustellen, dass die Schlussfolgerungen der Sitzung zu Maßnahmen führen. Wenn Sie planen, das Thema in einer weiteren Sitzung erneut aufzugreifen, oder wenn Sie einen Workshop, ein Schulungsprogramm oder sogar eine Konferenz planen, werden Sie Ihre Teilnehmer befragen und ihre Gedanken mit einem Feedback-Formular sammeln wollen. Die Meeting-Planer sind dafür verantwortlich, die Fragen auszufüllen, während die Teilnehmer das Formular ausfüllen und die Häkchen verschieben, um jede Frage von schlecht bis großartig zu bewerten. (Folie 21)

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Dashboard für Sitzungen

Schließlich kann ein Dashboard für Sitzungen Führungskräften helfen, alle ihre bevorstehenden Sitzungen auf wöchentlicher, täglicher und monatlicher Basis auf einen Blick zu verfolgen. Diese Visualisierung bietet einen Kalender, um zu verdeutlichen, wo Sie sich im Jahr befinden.Eine Übersicht am Anfang zeigt auf einen Blick, wie viele Besprechungen geplant, verschoben oder abgesagt sind. Im Abschnitt 'Heute' können Sie verfolgen, welche Besprechungen Sie bevorstehen haben, die Zeiten für jede einzelne und die teilnehmenden Mitglieder. Und ein Erinnerungsabschnitt unten links kann zum Notieren von Notizen verwendet werden. (Folie 30)

Questions and answers

What are the practical applications of the Meeting & Agenda collection in a specific industry?

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The practical applications of the Meeting & Agenda collection in a specific industry can vary based on the industry's needs. However, generally, it can be used to prepare for meetings, lead them effectively, and follow up after them. It can help in creating stakeholder overviews, presenter schedules, team brainstorming sheets, meeting follow-up instructions, and meeting criteria breakdowns. This can save time and increase work efficiency. It can also be used to sync team members and ensure everyone is on the same page.

What are the main components of the Meeting & Agenda collection?

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The main components of the Meeting & Agenda collection include stakeholder overviews, presenter schedules, team brainstorming sheets, meeting follow-up instructions, and meeting criteria breakdowns. These tools are designed to help prepare, lead, and follow up after meetings, thereby increasing overall work efficiency.

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Fallstudie: Microsoft

Diese Tools helfen Ihnen, sich besser auf eine Besprechung vorzubereiten, um weniger Zeit darin zu verbringen. Dies ist wichtig, da Microsoft festgestellt hat, dass die durchschnittliche Anzahl der Besprechungen im Jahr 2021 zugenommen hat. In einer Umfrage unter 30.000 Arbeitnehmern stellte Microsoft fest, dass die in Microsoft Teams verbrachte Zeit weltweit um das 2,5-fache gestiegen ist und die durchschnittliche Besprechung nun 10 Minuten länger dauert, mit 45% mehr Chats pro Woche und 42% mehr Chats pro Stunde. Diese zusätzliche Zeit hat zu Gefühlen von "Überarbeitung" und Burnout geführt. Microsoft hat auch festgestellt, dass die Ermüdung nach 30 bis 40 Minuten Konzentration einsetzt. Deshalb empfiehlt das Unternehmen, Besprechungen auf maximal 25 Minuten oder höchstens 50 Minuten mit einer 5-minütigen Pause in der Mitte zu begrenzen, um dem Gehirn Zeit zum Aufladen zu geben.

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Fazit

Wenn Ihnen 25 Minuten zu kurz erscheinen, benötigen Sie eine bessere Vorbereitung. Laden Sie diese Meeting & Agenda (Part 4) Sammlung für weitere Folien zu Stakeholder-Übersichten, Präsentationsplänen, Team-Brainstorming-Blättern, Anweisungen zur Nachbereitung von Besprechungen und Aufschlüsselungen der Besprechungskriterien herunter, um Zeit und Arbeitsstunden zu sparen.Darüber hinaus können Sie unsere früheren Besprechung & Tagesordnung (Teil 2) und Meetings & Agendas (Part 3) Rahmenwerke herunterladen, um mehr Folien zu erhalten.

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