मीटिंग और एजेंडा (भाग 4)

सारांश

क्या आपको लगता है कि आपके पास बैठकों में अपना समय बिताने पर नियंत्रण की कमी है? बेहतर उपकरणों के साथ लंबी बैठकों से बचें, तैयार करें, नेतृत्व करें, और अपनी टीम की अगली बैठक के बाद उसका पालन करें। हमारे नवीनतम मीटिंग और एजेंडा (भाग 4) टेम्पलेट संग्रह को डाउनलोड करें ताकि आपकी टीम के सदस्यों को सिंक करें और कुल कार्यक्षमता में वृद्धि करें।

टेम्पलेट में उपकरण शामिल हैं जैसे कि संचालनात्मक ताल, बैठक की चेकलिस्ट, सत्र की मिनट्स, बैठक की प्रतिक्रिया, बैठक के डैशबोर्ड, स्टेकहोल्डर के अवलोकन, प्रस्तुतकर्ता का कार्यक्रम, टीम की ब्रेनस्टॉर्मिंग शीट्स, बैठक के पालन के निर्देश और बैठक के मानदंड का विभाजन। इसके अलावा, 2021 में हमने कितना समय बैठकों में बिताया और माइक्रोसॉफ्ट के आदर्श बैठक की लंबाई के विभाजन को समझने के लिए पूरी व्याख्यात्मक वीडियो देखें।

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मीटिंग और एजेंडा (भाग 4)

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उपकरण की विशेषताएं उपकरण की विशेषताएं

संचालनात्मक ताल

बैठक की ताल आपके संगठन की बैठकों की गति, संख्या, और गति होती है। यह संचालनात्मक ताल स्लाइड आपकी टीम की बैठक की ताल का उच्च स्तरीय सारांश प्रदान करता है। यह एक पूरे वर्ष की बैठकों का एक झलक देता है, रंग-कोडित बिंदुओं के साथ, ताकि निर्धारित किया जा सके कि बैठक एक-एक, लक्ष्य समीक्षा, प्रदर्शन समीक्षा या करियर संवाद होगी। प्रबंधकों के लिए सबसे उपयोगी, यह दृश्यण निरीक्षण और ट्रैक बैठकों के साथ व्यक्तिगत टीम सदस्यों को निरंतर आधार पर अनुसूचित करने के लिए उपयोग किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, कार्यकारी अधिकारी तिमाही समीक्षाओं का ट्रैक रख सकते हैं, हर छह महीने के लिए प्रदर्शन समीक्षाओं की योजना बना सकते हैं, या यहां तक कि वेतन वृद्धि, पदोन्नति, या भूमिका परिवर्तन संवादों की योजना अच्छी तरह से पहले ही बना सकते हैं। ये बैठकें प्रबंधकों और सहयोगियों के बीच एक-एक की हो सकती हैं या स्किप-स्तरीय बैठकें हो सकती हैं जहां एक सहयोगी अपने तुरंत प्रबंधक से ऊपर के निदेशक या कार्यकारी से मिलता है। (स्लाइड 27)

बैठक की जांच सूची

एक बैठक की जांच सूची उपकरण उन लोगों के लिए उपयोगी होती है जो बैठकों का आयोजन करते हैं और उन उपस्थितियों के लिए जो समय से पहले एक बैठक के लिए तैयारी करना चाहते हैं। यह जांच सूची विज्ञापन यह कवर करती है कि कार्यकारी अधिकारियों को एक बैठक के लिए पहले ही तैयार करने की आवश्यकता है, बैठक के दौरान योजना बनाने के लिए, और बैठक के बाद उस पर अनुसरण करने के लिए ताकि प्रत्येक बैठक उत्पादक और संक्षिप्त हो।

यदि आप बैठक के नेता हैं, तो आप इस सूची का उपयोग कर सकते हैं अपनी योजना के प्रति खुद को जिम्मेदार रखने के लिए जबकि बैठक जारी है। आप इसे अन्य टीम सदस्यों के साथ साझा कर सकते हैं ताकि बैठक में क्या शामिल होगा, इसकी उम्मीदें सेट करें। यह जांच सूची आपके द्वारा जांचने के लिए सबसे महत्वपूर्ण कार्यों के लिए संपादित करने के लिए अनुकूलनीय है। (स्लाइड 3)

सत्र की मिनट

जब आप अपनी बैठकों का आयोजन करते हैं, तो यह उपयोगी होता है कि नोट्स लें और विस्तार से बताएं कि प्रत्येक बैठक क्या कवर करेगी सत्र की मिनट के साथ।यह सत्र मिनट्स स्लाइड एक एजेंडा को विभिन्न समय खंडों में तोड़ता है जो विभिन्न सत्र लक्ष्यों द्वारा एकजुट होते हैं। सत्र मिनट्स का उपयोग एक बैठक के लिए उद्देश्य निर्धारित करने और अनुसरण कार्रवाई के लिए निर्णय दर्ज करने के लिए किया जा सकता है।

एक रंग-कोडित झंडा प्रणाली अधिकारियों को यह सूचित करने की अनुमति देती है कि क्या एक विशेष सत्र केवल दूरस्थ होगा, दूरस्थ और ऑफलाइन, या पूरी तरह ऑफलाइन होगा। यह पोस्ट-पैंडेमिक बैठक योजनाओं के लिए उपयोगी है क्योंकि कार्यस्थल संरचनाएं बदल गई हैं और आजकल कई बैठकें वर्चुअल होती हैं। (स्लाइड 12)

बैठक की प्रतिक्रिया

एक बैठक समाप्त करने के बाद, यह महत्वपूर्ण है कि किसी भी निर्णयों का पालन किया जाए ताकि बैठक के निष्कर्षों का कार्रवाई में परिवर्तन हो सके। यदि आप विषय को दोबारा देखने की योजना बना रहे हैं, या एक कार्यशाला, प्रशिक्षण कार्यक्रम, या यहां तक कि एक सम्मेलन चलाने की योजना बना रहे हैं, तो आपको अपने उपस्थितकर्ताओं की राय इकट्ठा करने के लिए एक प्रतिक्रिया फॉर्म के साथ पोल करना चाहिए। बैठक के योजनाकारों को प्रश्नों को भरने की जिम्मेदारी होती है, जबकि उपस्थितकर्ता फॉर्म भरते हैं और प्रश्नों को खराब से महान तक रेट करने के लिए चेकमार्क्स को स्थानांतरित करते हैं। (स्लाइड 21)

बैठक डैशबोर्ड

अंत में, एक बैठक डैशबोर्ड अधिकारियों को अपनी सभी आगामी बैठकों का हफ्तेवार, दैनिक, और मासिक दृश्य एक साथ ट्रैक करने में मदद कर सकता है। यह दृश्य एक कैलेंडर प्रदान करता है जो विस्तार से बताता है कि आप वर्ष में कहां हैं।शीर्ष पर एक अवलोकन यह बताता है कि कितनी बैठकों का निर्धारण, पुनः निर्धारण या रद्द किया गया है। आज के भाग में, आप यह ट्रैक कर सकते हैं कि आपकी आगामी बैठकें क्या हैं, प्रत्येक का समय क्या है, और कौन से सदस्य उपस्थित होंगे। और निचले बाएं में एक अनुस्मारक खंड नोट्स लिखने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है। (स्लाइड 30)

केस स्टडी: माइक्रोसॉफ्ट

ये उपकरण आपको बैठक के आगे बेहतर तैयारी करने में मदद करते हैं ताकि उनमें कम समय बिताया जा सके। यह महत्वपूर्ण है, क्योंकि माइक्रोसॉफ्ट ने पाया कि 2021 में औसत बैठकों की संख्या बढ़ी है। 30,000 कर्मचारियों के एक सर्वेक्षण में, माइक्रोसॉफ्ट ने पाया कि माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में बिताए गए समय में दुनिया भर में 2.5x की वृद्धि हुई है, और औसत बैठक अब 10 मिनट लंबी हो गई है, सप्ताह में 45% अधिक चैट्स और प्रति घंटे 42% अधिक चैट्स। इस अतिरिक्त समय ने "अधिक काम" की भावनाओं और बर्नआउट को उत्पन्न किया है। माइक्रोसॉफ्ट ने यह भी पाया कि 30 से 40 मिनट की एकाग्रता के बाद थकान महसूस होती है। इसलिए कंपनी की सिफारिश है कि बैठकों को 25 मिनट या अधिकतम 50 मिनट तक सीमित करें, बीच में 5 मिनट का ब्रेक दें ताकि दिमाग को पुनः चार्ज करने का समय मिले।

निष्कर्ष

यदि 25 मिनट आपके लिए बहुत छोटा लगता है, तो आपको बेहतर तैयारी की जरूरत है। स्टेकहोल्डर ओवरव्यूज़, प्रस्तुतकर्ता अनुसूचियाँ, टीम ब्रेनस्टॉर्मिंग शीट्स, बैठक के बाद के निर्देश और बैठक के मापदंडों के विश्लेषण पर अधिक स्लाइड्स के लिए इस मीटिंग और एजेंडा (भाग 4) संग्रह को डाउनलोड करें ताकि समय और काम की घंटों की बचत की जा सके।साथ ही, आप हमारे पहले Meeting & Agenda (Part 2) और Meetings & Agendas (Part 3) ढांचों को अधिक स्लाइडों के लिए डाउनलोड कर सकते हैं।