Meeting & Agenda (Part 4)

خلاصه

آیا احساس کمبود کنترل بر روی زمانی که در جلسات می گذرانید می کنید؟ با استفاده از ابزارهای بهتر برای آماده سازی، رهبری و پیگیری بعد از جلسه بعدی تیم خود، از جلسات طولانی دوری کنید. مجموعه الگوی Meeting & Agenda (Part 4) جدید ما را دانلود کنید تا اعضای تیم خود را هماهنگ کنید و کلیاً کارایی کار را افزایش دهید.

این الگو شامل ابزارهایی مانند cadence عملیاتی، چک لیست های جلسه، دقایق جلسه، بازخورد جلسه، داشبوردهای جلسه، بررسی های ذینفع، برنامه زمانی ارائه دهنده، برگه های مغز فعال تیم، دستورالعمل های پیگیری جلسه و شکستن معیارهای جلسه است. علاوه بر این، ویدیوی توضیح دهنده کامل را تماشا کنید تا ببینید چقدر زمان در جلسات در سال 2021 صرف شده و تجزیه و تحلیل مایکروسافت از طول ایده آل جلسه را ببینید.

Questions and answers

How does the meeting criteria breakdown tool help in conducting effective meetings?

View answer

The meeting criteria breakdown tool aids in conducting effective meetings by providing a structured approach to evaluate the necessity and effectiveness of a meeting. It helps in identifying the purpose, objectives, and expected outcomes of the meeting, ensuring that the meeting is necessary and will be productive. It also assists in determining the appropriate participants, duration, and format of the meeting. This tool can also be used to evaluate the meeting's success post-session, providing insights for improvement in future meetings.

What are the meeting follow-up instructions in the Meeting & Agenda template?

View answer

The meeting follow-up instructions in the Meeting & Agenda template are not explicitly detailed in the content provided. However, typically, such instructions would include steps like reviewing and finalizing the meeting minutes, assigning and tracking the progress of action items, scheduling follow-up meetings if necessary, and communicating the decisions and action items to all relevant stakeholders.

View all questions

Ask follow up

download Download this presentation

Get 10 out of 32 slides

Powerpoint Keynote Google Slides

View all formats chevron_right

Download and customize this and hundreds of business presentation templates

Sign up

OR

Start here ⬇️

Voila! You can now download this presentation

Download

برجسته های ابزار برجسته های ابزار

Cadence عملیاتی

Cadence جلسه تعداد، تعداد و سرعت جلسات در سازمان شما است. این اسلاید Cadence عملیاتی خلاصه ای از سطح بالا از cadence جلسه تیم شما را ارائه می دهد. این یک سال کامل از جلسات را با نگاهی می بیند، با نقاط رنگی کد شده برای تعیین اینکه آیا جلسه یک به یک، بررسی هدف، بررسی عملکرد یا گفتگوی شغلی خواهد بود. بیشتر مفید برای مدیران، این تصویرسازی می تواند برای برنامه ریزی بررسی ها و پیگیری جلسات با اعضای تیم فردی به طور مداوم استفاده شود.

Questions and answers

How can a well-structured meeting and agenda contribute to the team's productivity?

View answer

A well-structured meeting and agenda can significantly contribute to a team's productivity by ensuring clear communication and efficient use of time. It helps in setting clear expectations for what needs to be discussed and decided in the meeting, thus avoiding unnecessary discussions and digressions. It also ensures that all important points are covered and nothing important is missed out. Moreover, a well-structured agenda helps in keeping the meeting focused and on track, thus saving time and increasing efficiency. It also helps in preparing the participants for the meeting, as they know what to expect and can come prepared.

Can you explain how to use the Operational cadence slide for different types of meetings such as one-on-one, goal review, performance review, or career conversation?

View answer

The Operational cadence slide is a tool that helps manage and visualize the schedule of different types of meetings throughout the year. It uses color-coded dots to distinguish between different types of meetings such as one-on-one, goal review, performance review, or career conversation. To use it, you would assign a color to each type of meeting and mark the dates on the slide accordingly. This allows you to see at a glance when each type of meeting is scheduled. It's particularly useful for managers to schedule reviews and track meetings with individual team members on a consistent basis.

View all questions

Ask follow up

برای مثال، مدیران اجرایی می توانند بازبینی های فصلی را پیگیری کنند، برنامه ریزی برای بازبینی عملکرد هر شش ماه یک بار، یا حتی برنامه ریزی برای افزایش حقوق، ارتقا، یا مکالمات تغییر نقش را به خوبی از پیش برنامه ریزی کنند. این جلسات می توانند جلسات فرد به فرد بین مدیران و همکاران یا جلسات سطح بالا باشند که در آن یک همکار با یک مدیر یا مدیر اجرایی بالاتر از مدیر فوری خود ملاقات می کند. (اسلاید 27)

Ask follow up

چک لیست جلسه

ابزار چک لیست جلسه برای هر دوی کسانی که جلسات را سازماندهی می کنند و شرکت کنندگانی که می خواهند از پیش برای یک جلسه آماده شوند، مفید است. این تصویرسازی چک لیست آنچه را که مدیران اجرایی باید قبل از یک جلسه، برای طی جلسه و پیگیری پس از جلسه آماده کنند، پوشش می دهد تا هر جلسه محصولاتی و کوتاه باشد.

اگر شما رهبر جلسه هستید، می توانید از این لیست برای مسئولیت پذیری نسبت به برنامه خود در حین برگزاری جلسه استفاده کنید. همچنین می توانید آن را با سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارید تا انتظارات را برای آنچه جلسه شامل خواهد شد تنظیم کنید. این چک لیست قابل سفارشی سازی است تا برای هر کاری که برای شما مهمتر است ویرایش شود. (اسلاید 3)

Ask follow up

دقایق جلسه

هنگام انجام جلسات خود، مفید است که یادداشت برداری کنید و جزئیات آنچه هر جلسه با دقایق جلسه پوشش خواهد داد را ثبت کنید.این اسلاید دقایق جلسه یک دستور کار را به قسمت های مختلف زمانی تقسیم می کند که با اهداف مختلف جلسه متحد هستند. دقایق جلسه می تواند برای تعیین اهداف برای یک جلسه و ثبت تصمیمات برای اقدامات پیگیری استفاده شود.

Ask follow up

یک سیستم پرچم رنگی به مدیران اجرایی اجازه می دهد که نشان دهند آیا یک جلسه خاص فقط از راه دور، از راه دور و آفلاین، یا کاملا آفلاین خواهد بود. این مورد برای برنامه های جلسه پس از پاندمی مفید است زیرا ساختارهای محل کار تغییر کرده اند و بسیاری از جلسات این روزها مجازی هستند. (اسلاید 12)

بازخورد جلسه

پس از اتمام یک جلسه، حیاتی است که در مورد هر تصمیمی که گرفته شده است پیگیری کنید تا اطمینان حاصل کنید که نتایج جلسه منجر به اقدام می شود. اگر قصد دارید موضوع را در یک جلسه دیگر مرور کنید، یا قصد دارید یک کارگاه، برنامه آموزشی، یا حتی یک کنوانسیون برگزار کنید، خواهید خواست نظرات شرکت کنندگان خود را با یک فرم بازخورد جمع آوری کنید. برنامه ریزان جلسه مسئول پر کردن سوالات هستند، در حالی که شرکت کنندگان فرم را پر می کنند و علامت چک را برای امتیاز دادن به هر سوال از ضعیف تا عالی حرکت می دهند. (اسلاید 21)

Ask follow up

داشبورد جلسه

در نهایت، یک داشبورد جلسه می تواند به مدیران اجرایی کمک کند تا از همه جلسات آینده خود در یک نمای هفتگی، روزانه، و ماهانه همزمان پیگیری کنند. این تصویرسازی یک تقویم را برای توضیح می دهد که شما در کجای سال هستید.یک بررسی در بالای صفحه نشان می‌دهد چه تعداد جلسات برنامه‌ریزی، برنامه‌ریزی مجدد یا لغو شده‌اند. در بخش امروز، شما می‌توانید جلسات آینده خود را پیگیری کنید، زمان هر یک و اعضای حاضر در آن‌ها را ببینید. و یک بخش یادآوری در پایین سمت چپ می‌تواند برای یادداشت‌برداری استفاده شود. (اسلاید 30)

Questions and answers

What are the practical applications of the Meeting & Agenda collection in a specific industry?

View answer

The practical applications of the Meeting & Agenda collection in a specific industry can vary based on the industry's needs. However, generally, it can be used to prepare for meetings, lead them effectively, and follow up after them. It can help in creating stakeholder overviews, presenter schedules, team brainstorming sheets, meeting follow-up instructions, and meeting criteria breakdowns. This can save time and increase work efficiency. It can also be used to sync team members and ensure everyone is on the same page.

What are the main components of the Meeting & Agenda collection?

View answer

The main components of the Meeting & Agenda collection include stakeholder overviews, presenter schedules, team brainstorming sheets, meeting follow-up instructions, and meeting criteria breakdowns. These tools are designed to help prepare, lead, and follow up after meetings, thereby increasing overall work efficiency.

View all questions

Ask follow up

مطالعه موردی: مایکروسافت

این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا بهتر از پیش برای جلسات آماده شوید و کمتر وقت در آن‌ها بگذرانید. این مهم است، زیرا مایکروسافت متوجه شده است که تعداد متوسط جلسات در سال 2021 افزایش یافته است. در یک نظرسنجی از 30,000 کارمند، مایکروسافت متوجه شد که زمان صرف شده در تیم‌های مایکروسافت در سراسر جهان 2.5 برابر افزایش یافته و متوسط هر جلسه اکنون 10 دقیقه طولانی‌تر شده است، با 45٪ چت بیشتر در هفته و 42٪ چت بیشتر در ساعت. این زمان اضافی منجر به احساس "اضافه‌کاری" و خستگی شده است. مایکروسافت همچنین متوجه شده است که خستگی پس از 30 تا 40 دقیقه تمرکز شروع می‌شود. به همین دلیل شرکت توصیه می‌کند که جلسات را در 25 دقیقه یا حداکثر 50 دقیقه با یک وقفه 5 دقیقه‌ای در وسط برای دادن فرصت به مغز برای شارژ مجدد محدود کنید.

Ask follow up

نتیجه‌گیری

اگر 25 دقیقه برای شما خیلی کوتاه است، شما به آمادگی بهتری نیاز دارید. این Meeting & Agenda (Part 4) مجموعه را برای اسلایدهای بیشتر در مورد بررسی‌های ذینفع، برنامه‌های ارائه‌دهندگان، برگه‌های فکری تیم، دستورالعمل‌های پیگیری جلسات و شکستن معیارهای جلسات برای صرفه‌جویی در زمان و ساعت‌های کار دانلود کنید.علاوه بر این، شما می توانید قالب های قبلی ما را جلسه و دستور کار (بخش 2) و Meetings & Agendas (Part 3) برای اسلایدهای بیشتر دانلود کنید.

Ask follow up