회의 및 의제 (파트 3)

개요

시간은 가장 큰 자산입니다. 그것을 낭비하지 마세요. 우리의 회의 및 의제 (파트 3) 덱을 사용하여 전체 팀이 빠른 결정을 내리고, 복잡한 문제를 해결하고, 중요한 정보를 공유할 수 있도록 하세요. 핵심 데이터, 목표, 그리고 다음 단계를 빠르게 시각화하세요. 회의 사이에 성공을 측정하기 위해 지표를 쉽게 추적하세요. 효율적으로 회의를 진행하여 여러분과 모든 사람들이 시간, 돈, 그리고 정신을 절약할 수 있도록 하세요.

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슬라이드 하이라이트

대부분의 경영진들은 67% 의 회의가 비효율적이라고 생각합니다. 동시에, Zoom 호출의 증가로 평균 회의 시간이 30 분 이하로 줄었습니다. 이 세션 목표 슬라이드를 사용하여 여러 세션에 걸친 목표를 개요화하고 회의를 간결하게 유지하세요. 원격으로 진행되는 회의와 대면으로 진행되는 회의를 명확히 하기 위해 태그를 사용하세요.

McKinsey에 따르면, 2021년 이후에도 20% 이상의 근로자가 주 3-5일은 원격으로 일하게 될 것이며, 모든 직원 간의 커뮤니케이션의 42-63% 가 원격으로 이루어질 수 있습니다. 원격 회의 지침 슬라이드를 사용하여 신입사원과 고객들이 회사의 원격 회의 절차를 이해할 수 있도록 안내하세요.

매년 비효율적인 회의로 인해 $399 억 달러 이상이 낭비되고 있으며, 비생산적인 회의는 평균 회사에게 연간 $700,000 이상의 비용을 발생시킵니다.이 결과와 성과 슬라이드를 사용하여 회의의 효과를 측정하십시오. 회의 전반에 걸친 주요 KPI와 분석을 추적하여 그들이 결과를 달성했는지 확인하십시오.

결과

2020년에 회의가 13% 증가했지만, 회의에 소요되는 전체 시간은 20% 감소했습니다. 2020년에는 모든 회의의 67%가 30분 이하였고, 단지 20%만이 한 시간 동안 지속되었습니다. 평균 개인이 단일 주제에 대해 10분에서 18분 동안만 집중할 수 있기 때문에, 짧은 회의는 더 효과적이라는 것이 증명되었고, 직원 만족도를 높였습니다.

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적용

이 덱은 전체 회의 시간을 줄이고 회의를 더 효과적으로 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 각 회의의 의제, 목표, 주제, 그리고 다음 단계를 시각화하십시오. 모든 참석자와 주요 인사이트를 소화하기 쉬운 방식으로 공유하여 최대의 영향을 미치기 위해 다음에 무엇을 해야 하는지 모두가 알 수 있도록 하십시오.

• 목표 설정. 회의 의제를 분, 시간, 일, 주로 나누어 보십시오. 팀의 전체 주간 일정을 한눈에 보고 시각적으로 최적화된 슬라이드로 일정을 공유하십시오.
• 의제 최적화. 조직이 불량하게 진행된 회의 후에 과제를 완료하는 데 덜 시간을 보낸다고 보고하는 직원의 44%에 대해, 회의를 조직하기 위한 세션 목표를 설정하십시오.
• 브레인스토밍 시간을 구축하십시오. 짧은 회의는 에너지 수준을 유지합니다.아이디어의 흐름을 개선하기 위해 휴식 시간과 묵묵한 브레인스토밍 세션을 포함시키세요.
• 참석자, 이해관계자, 발표자의 프로필을 작성하세요. Google, Amazon, 그리고 Apple 모두 동의합니다 - 회의가 효과적이기 위해서는 회의에 참석하는 모든 사람이 그곳에 있어야 할 이유가 필요합니다.
• 월간 진행 상황을 추적하세요. 후속 조치가 불분명한 경우에도 좋은 회의는 실패입니다. 회의 후 회사의 진행 상황을 추적하여 목표가 달성되었는지 확인하세요.

마지막으로, 참석자들로부터 피드백을 수집하세요. 각 회의의 효과성을 확인하는 가장 좋은 방법은 직원들을 개별적으로 설문조사하고 피드백을 공유하여 배우고 성장하는 것입니다.

구현

대부분의 회의 참석자들은 그들의 주의를 자극하고 참여를 유지하는 시각적 도구를 선호합니다. 명확한 목표와 간결한 의제를 제공하세요. 회의 사이의 진행 상황을 추적하세요. 각 회의 세션에서의 다음 단계와 주요 학습 내용을 시각적으로 매력적인 형식으로 제시하세요. 결국, 이 프레젠테이션을 사용하여 전체 회의 결과를 개선하세요.

사례 연구

Marakon Associates와 Economist Intelligence Unit이 시장 가치가 10억 달러인 187개 회사를 대상으로 한 설문 조사에서 관리진의 시간의 80%가 회사의 장기 가치의 20%만을 차지하는 문제에 소비되는 것을 발견했습니다.이 덱을 사용하면 회의 효율성을 극대화하는 전략을 활용할 수 있습니다: 회의를 결정에 집중시키고, 의제의 가치를 측정하고, 가능한 한 빨리 의제 항목을 완료하고, 장기적으로 결정을 유지하고, 실행 가능한 다음 단계로 회의를 이어가십시오.

다음 회의를 최적화하기 위한 더 많은 옵션을 원하신다면, 우리의 Meeting & Agenda 및 Meeting & Agenda (Part 2)를 확인해보세요.