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DownloadComo a Microsoft conseguiu um contrato de 22 bilhões de dólares com o Exército? Eles responderam a um pedido de proposta. Como você pode receber os melhores pedidos possíveis para o seu negócio? Esta apresentação inclui Request for Proposal (RFP) modelos personalizáveis que irão guiá-lo através de cada etapa do processo de proposta, desde a definição de expectativas até a avaliação e pontuação.
Em média, um RFP do setor público tem cento e dezesseis páginas, enquanto uma proposta resultante tem cento e quarenta e quatro páginas. As respostas aos RFPs levam muito tempo e esforço das empresas, por isso a criação de RFPs bem escritos e concisos é um sinal de respeito que atrairá fornecedores de alta qualidade e minimizará os tempos de espera para que seus projetos possam ser concluídos mais rapidamente. Use esses modelos para enxugar seus RFPs e destacar os aspectos mais importantes do seu projeto e os objetivos que precisam ser atingidos, para que os fornecedores conheçam suas expectativas e possam planejar de acordo.
É importante definir os objetivos e necessidades do seu projeto desde o início. Quais são os principais entregáveis e o que a sua organização espera? Forneça uma breve visão geral do projeto, incluindo estratégias, membros importantes da equipe, o custo e o orçamento. Certifique-se de referir-se a este gráfico enquanto trabalha no restante do RFP para garantir que ele contém todas as informações chave para o seu projeto.(Slide 6)
Igualmente importantes são as qualificações que os licitantes devem possuir. Apresente esta lista aos licitantes para que eles saibam que documentação ou outra prova de experiência fornecer à sua organização. Esta prova pode vir na forma de um certificado físico ou digital, que pode ser especificado na lista. Esta é uma ótima maneira de avaliar competências essenciais e filtrar licitantes que podem não ter as qualificações necessárias para concluir o projeto. (Slide 12)
Forneça uma divisão de pontuação para que os licitantes saibam exatamente o que você deseja. Este sistema de pontuação ajuda tanto os licitantes quanto os avaliadores a estarem em um campo de jogo nivelado e leva a um processo de avaliação simplificado. Quando os licitantes sabem antecipadamente que serão pontuados se suas propostas estiverem formatadas corretamente, isso os incentiva a fazer propostas no formato que você solicita, o que acelera a avaliação. As pontuações podem ser separadas de acordo com a rodada em que ocorrem. Muitas propostas passam por até quatro rodadas de pontuação. (Slide 14)
Aqui é onde os licitantes podem fornecer suas divisões de custo. Este modelo pode ser fornecido como um exemplo dentro do RFP.Este é o local onde ocorre a licitação literal e os potenciais fornecedores apresentam suas finanças ao longo da vida útil do projeto. Cada linha é uma entrega separada, e o gráfico permite comparar rapidamente os custos da proposta entre os licitantes. (Slide 18)
Os licitantes devem conhecer os prazos-chave do processo de RFP, como as datas de entrega e quando o processo de revisão terminará. Certifique-se de que os prazos deixem tempo suficiente para os fornecedores planejarem uma resposta, e quanto mais detalhado for o seu RFP, mais tempo você deve dar a eles. (Slide 20)
Os RFPs devem estabelecer uma visão clara para uma possível parceria, desde a implementação até o suporte contínuo. E lembre-se: você pode baixar e personalizar esta apresentação de RFP para todas as suas necessidades de proposta para economizar tempo e horas de trabalho. Agora, vá verificar nossa apresentação do Plano de Projeto para as ferramentas para construir um plano de projeto, com slides adicionais e insights sobre como incorporar custos e cronogramas no seu RFP.
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