Productivity Planner (Part 2)

Synopsis

Vous êtes-vous déjà demandé comment Jeff Bezos ou Elon Musk restent si productifs ? Comment Google, Asana ou LinkedIn planifient leur propre productivité ? Dans cet explicatif, nous allons passer en revue les techniques que les grandes entreprises utilisent pour augmenter leur productivité. Vous apprendrez comment diriger des réunions, planifier votre journée, organiser votre semaine et gérer des projets sur une base mensuelle, tout comme le font les meilleurs dirigeants d'entreprise dans le monde.

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What are the key components of a successful daily and weekly planning strategy?

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The key components of a successful daily and weekly planning strategy include setting clear goals, prioritizing tasks, allocating time effectively, and regularly reviewing progress. It's important to start each day with a clear understanding of what needs to be achieved and then prioritize tasks based on their importance and urgency. Time should be allocated to each task based on its complexity and importance. At the end of the day and week, it's crucial to review what has been accomplished and what needs to be adjusted for future planning.

How can proper meeting management enhance productivity?

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Proper meeting management can significantly enhance productivity by ensuring that time is used efficiently. This includes setting a clear agenda, keeping the meeting focused on the topic, and ensuring that all participants are prepared. Additionally, effective meeting management can help to foster a culture of collaboration and engagement, which can lead to more innovative ideas and solutions. It also reduces the likelihood of miscommunication and misunderstandings, which can slow down progress.

What are some effective ways to manage projects on a month-to-month basis?

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Effective ways to manage projects on a month-to-month basis include setting clear goals and objectives, creating a detailed project plan, and regularly reviewing and updating the plan. It's also important to communicate effectively with the team, track progress against the plan, and adjust as necessary. Using project management tools can also be helpful in organizing tasks and deadlines.

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Résultat

Avec ce cadre, vous obtiendrez des informations sur les meilleurs outils pour la gestion de la productivité et comment les planificateurs de productivité peuvent influencer votre journée. Contrairement aux objectifs trimestriels ou annuels, ces outils de planification de la productivité sont destinés à une action immédiate, que ce soit par jour, par semaine ou par mois. Ces outils peuvent non seulement être utilisés pour vous-même, mais également partagés au sein des équipes afin que tout le monde puisse planifier ses journées en conséquence, surtout à mesure que le travail à distance et les styles de travail de nomade numérique deviennent plus courants.

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How can the Productivity Planner be applied in the context of remote work and digital nomad work styles?

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The Productivity Planner can be effectively applied in the context of remote work and digital nomad work styles by providing a structured approach to task management. It allows individuals to prioritize tasks, set daily, weekly, or monthly goals, and track progress over time. This can be particularly beneficial for remote workers and digital nomads who may not have the traditional office structure to guide their day. The planner can also be shared across teams, enabling everyone to plan their days accordingly and stay aligned on team goals and tasks, which is crucial in a remote work setup.

What are the main components of the Productivity Planner framework?

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The main components of the Productivity Planner framework are the tools for productivity management. These tools are designed for immediate action, whether it's per day, per week, or per month. They can be used individually or shared across teams. The framework is designed to accommodate various work styles, including remote work and digital nomad work styles.

Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of the Productivity Planner?

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While the content does not provide specific case studies, it does mention that the Productivity Planner uses techniques employed by top companies like Google, Asana, and LinkedIn. These companies' success can be seen as an indirect testament to the effectiveness of the productivity techniques in the planner. However, for direct case studies, you may need to refer to the companies' individual reports or third-party research.

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Points forts de l'outil

Planificateur de journée

Alors, comment restez-vous productif au quotidien ? En tant que PDG de deux grandes entreprises, Elon Musk doit maximiser sa gestion du temps, c'est pourquoi il utilise un cadre appelé MIT.

MIT, ou la tâche la plus importante, exige que vous triiez la journée pour commencer par les tâches les plus critiques. Ensuite, vous effectuez plusieurs tâches moins importantes qui peuvent être effectuées simultanément.En 2018, un courriel divulgué aux employés de Tesla a révélé des conseils supplémentaires sur la productivité. Musk a conseillé aux employés de Tesla d'éviter les réunions excessives ou fréquentes et a même suggéré de quitter une réunion dès qu'elle cesse d'apporter de la valeur.

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What are some key productivity techniques used by top business leaders like Jeff Bezos or Elon Musk?

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Top business leaders like Jeff Bezos and Elon Musk use several productivity techniques. One of them is prioritizing the Most Important Task (MIT) of the day and starting with it. This helps in focusing on the critical tasks first. They also advise against excessive or frequent meetings and suggest leaving a meeting as soon as it stops providing value. Multitasking is also used for less important tasks that can be done simultaneously.

How can the concept of multitasking be effectively applied in a work environment?

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Multitasking can be effectively applied in a work environment by prioritizing tasks based on their importance and urgency. Start with the most critical tasks (MIT) and then move on to less important tasks that can be done simultaneously. However, it's important to note that excessive multitasking can lead to decreased productivity and errors. Therefore, it's crucial to find a balance and avoid multitasking when it involves complex tasks that require full attention. Also, avoid excessive or frequent meetings and feel free to leave a meeting if it stops providing value.

What are some strategies to avoid excessive or frequent meetings in a business setting?

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Some strategies to avoid excessive or frequent meetings in a business setting include:

1. Clearly define the purpose and objectives of each meeting. If the objectives can be achieved through an email or a quick chat, then a meeting may not be necessary.

2. Limit the number of attendees. Only invite those who are directly involved in the meeting's purpose.

3. Set a strict agenda and stick to it. This helps to keep the meeting focused and efficient.

4. Encourage open communication. If team members feel comfortable sharing their ideas and concerns outside of meetings, there may be less need for frequent meetings.

5. Evaluate the necessity of recurring meetings. Sometimes, these become a habit rather than a necessity.

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Pour planifier votre propre journée, utilisez cette visualisation de planificateur de journée pour voir votre emploi du temps en format de liste. Énumérez vos responsabilités et réunions dans un format heure par heure avec une section pour ajouter des notes pertinentes à la tâche. Pour suivre Elon Musk, commencez la journée avec votre tâche la plus importante. (Diapositive 3)

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How can companies implement the techniques from the Productivity Planner in their daily operations?

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Companies can implement the techniques from the Productivity Planner in their daily operations by first understanding the productivity techniques used by successful individuals and companies. They can then adapt these techniques to their own context. For instance, they can start the day with the most important task, as Elon Musk does. They can also visualize their day's schedule in a list format, listing responsibilities and meetings in an hour-by-hour format with a section to add any notes that are relevant to the task. It's important to remember that these techniques should be adapted to the specific needs and context of the company.

Can a startup company benefit from the Productivity Planner and if so, how?

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Yes, a startup company can greatly benefit from the Productivity Planner. It can help in organizing tasks, prioritizing important work, and managing time effectively. By starting the day with the most important task, as suggested by Elon Musk, startups can ensure critical tasks are not neglected. The planner can also assist in visualizing the day's schedule in a list format, which can be beneficial in managing meetings and responsibilities.

How does the Productivity Planner enhance business strategy?

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The Productivity Planner enhances business strategy by providing a structured approach to managing tasks and responsibilities. It allows businesses to prioritize their most important tasks, ensuring they are completed first. This can lead to increased efficiency and productivity. The planner also provides a visualization of the day's schedule, which can help in better time management and planning. Furthermore, it allows for note-taking related to each task, which can be useful for tracking progress and identifying areas for improvement.

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Sur la barre latérale, vous pouvez écrire un bref résumé de votre objectif pour la journée afin de rester concentré sur votre objectif principal même lorsque vous vous attaquez à une série de tâches souvent non liées.

Plan hebdomadaire

Vous avez donc planifié votre journée, mais qu'en est-il de la semaine ? Comment rester productif en jonglant entre les tâches quotidiennes et les réunions hebdomadaires ? Jeff Bezos a une idée...

En 2018, le PDG d'Amazon a partagé quelques idées sur la culture d'entreprise autour des réunions. Pour commencer, il utilise une "règle des deux pizzas" pour garder les réunions petites. Si deux pizzas ne suffisent pas à nourrir la salle, il y a trop de personnes à la réunion. Bezos exige également que toutes les réunions fournissent un mémo de six pages que tout le monde lit ensemble en silence au début de chaque réunion avant de discuter du sujet en profondeur.Ceci est destiné à fournir une conversation de haute qualité où tout le monde a les mêmes détails clés à partir desquels travailler, comme une salle d'étude.

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What are some other unique productivity techniques used by top business leaders like Elon Musk or Jeff Bezos?

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Elon Musk is known for his "time blocking" method, where he breaks his entire day into 5-minute slots and plans everything ahead. He also follows the "critical path" method, focusing on tasks that directly affect the company's goals. Jeff Bezos, on the other hand, is known for his "two-pizza rule" for meetings, meaning if two pizzas can't feed the entire meeting room, there are too many people in it. He also requires a six-page memo to be read at the start of each meeting to ensure everyone is on the same page.

How can the 'two-pizza rule' be implemented in other business environments to enhance productivity?

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The 'two-pizza rule' can be implemented in other business environments to enhance productivity by limiting the size of the team or meeting attendees. The idea is to keep the team or meeting small enough that two pizzas could feed everyone. This encourages more focused and efficient discussions, as fewer people means less time spent on managing differing opinions and more time on problem-solving. Additionally, it promotes a culture of inclusivity where everyone's voice can be heard. It's important to note that this rule is not a one-size-fits-all solution and should be adapted based on the nature and needs of the business.

Can you compare the meeting strategies of Amazon with other top companies like Google or Asana?

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Amazon's meeting strategy, as shared by CEO Jeff Bezos, includes the "two-pizza rule" where the size of the meeting is kept small enough that two pizzas can feed the room. Bezos also requires a six-page memo to be read in silence at the start of each meeting to ensure everyone has the same key details. Google, on the other hand, encourages an open culture where employees at all levels are encouraged to voice their ideas and opinions. They also use data-driven decision making in their meetings. Asana's meeting culture focuses on mindfulness, clarity, and transparency. They have a practice of setting the intention at the start of the meeting and a closing round at the end to ensure everyone is on the same page.

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Amazon enseigne à ses cadres à rédiger et à réécrire ces mémos pendant des semaines avant qu'ils ne soient prêts à être présentés. La présentation narrative concentre l'attention sur ce qui est important plutôt que sur ce qui ne l'est pas, et le haut standard du mémo crée une culture où les réunions ne sont tenues que pour les sujets les plus importants.

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Pour planifier votre semaine, vous pouvez utiliser un plan hebdomadaire pour concentrer votre attention comme Bezos. Mettez en évidence vos quatre tâches les plus importantes chaque jour avec le temps associé que vous prévoyez de consacrer à chacune. Vous pouvez appliquer la technique de réunion de Bezos pour limiter les réunions uniquement aux sujets les plus importants. (Diapositive 18)

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Par exemple, si un sujet de discussion n'est pas lié à vos 4 tâches les plus importantes de la journée, il se peut qu'il ne soit pas assez important pour planifier une réunion. Cela vous aidera à réduire votre attention et votre temps pris loin de ce qui est le plus important pour votre entreprise.

Chronologie hebdomadaire

Vous avez donc votre journée et votre plan hebdomadaire. Comment tirer le meilleur parti de la semaine pour maximiser votre productivité?

Google a été le pionnier du concept de sprint de cinq jours comme moyen de concevoir, de prototyper et de tester des idées de manière rapide et efficace.Le sprint de cinq jours est utilisé par les chefs de produit et les développeurs de produits pour construire et lancer un prototype qui prend généralement des mois à développer en tant que MVP sur une période de cinq jours. Le lundi, vous définissez le problème que vous voulez résoudre. Le mardi, vous trouvez une idée. Le mercredi, vous décidez de poursuivre le test. Le jeudi, vous le développez, et le vendredi, vous le lancez comme un test avec des entretiens clients pour obtenir des retours.

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Bien que Google ait conçu ce processus autour du lancement d'un produit en une semaine, vous pouvez également utiliser le processus SCRUM Sprint pour gérer les fonctionnalités ou les tâches en retard sur une base hebdomadaire.

Une vue chronologique hebdomadaire aide à mettre en évidence la priorité de chaque jour. En utilisant le cadre du sprint, vous pouvez mettre en évidence la priorité de chaque jour avec un sous-titre pour développer la tâche qui doit être accomplie. Cette visualisation peut être la source de vérité pour votre équipe alors que vous naviguez dans le processus de sprint. (Diapositive 10)

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Diagrammes de Gantt

Les sprints hebdomadaires sont un excellent moyen de maximiser la productivité sur une base hebdomadaire. Alors, comment suivez-vous votre progression sur des tâches à plus long terme?

Asana est un outil SaaS de productivité que de nombreuses entreprises utilisent pour la gestion d'équipe, et publie un blog avec des conseils de productivité fournis par son équipe.Le directeur d'ingénierie de l'entreprise, Greg Sabo, recommande de ne pas commencer à travailler avant d'avoir une tâche assignée pour cela, ce qui inclut la vérification de votre boîte de réception. Il dit également que vous devriez toujours fixer une date d'échéance pour chaque tâche. À la date d'échéance d'une tâche ou avant, vous devriez soit la terminer, soit assigner une nouvelle date d'échéance. Cette attention consciente portée aux dates d'échéance vous aide à rester productif et concentré sur l'achèvement des tâches en temps opportun.

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Pour suivre votre productivité à travers ces multiples tâches et affectations, un diagramme de Gantt mensuel avec des barres de progression peut aider. Les barres de suivi peuvent être prolongées à mesure que les progrès augmentent sur une période de temps définie, donc si vous vous retrouvez à déplacer une date d'échéance, vous pouvez prolonger la barre incomplète en conséquence. (Diapositive 21)

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Affectations mensuelles

Donc, vous avez maîtrisé votre productivité de mois en mois. Mais qu'en est-il lorsque vous voulez suivre vos progrès vers des objectifs à long terme, plus aspirants?

En 1999, Google était le 18ème moteur de recherche à arriver sur le web. L'entreprise devait faire des choix difficiles, garder son équipe sur la bonne voie, et mesurer ce qui comptait ; Google a utilisé un outil appelé OKRs, ou objectifs et résultats clés, comme l'outil principal qui a aidé l'entreprise à connaître une croissance de 10x à plusieurs reprises, selon le co-fondateur Larry Page.

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D'ici 2017, Google avait construit sept produits, chacun avec un milliard d'utilisateurs ou plus - Search, Chrome, Android, Maps, YouTube, GooglePlay et Gmail.

Bien que vous puissiez utiliser des diagrammes de Gantt pour simplement suivre les progrès vers l'achèvement, vous pouvez utiliser cette visualisation des tâches mensuelles pour suivre vos OKR. Dans ce cas, vos progrès sont mesurés par rapport à votre objectif avec les repères de succès définis par vos indicateurs de résultats clés.(Diapositive 24)

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Comme le dit le PDG de LinkedIn, Jeff Weiner, ces objectifs sont "quelque chose que vous voulez accomplir sur une période de temps spécifique qui tend vers un objectif ambitieux plutôt qu'un plan établi." Même si les objectifs sont aspirants, ils devraient avoir des délais courts pour créer "une plus grande urgence et une plus grande part de l'esprit"

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Outils supplémentaires

Pour plus d'outils pour augmenter votre productivité, téléchargez cette présentation Productivity Planner (Part 2). Vous obtiendrez plus de variations et de visualisations pour aider à planifier chaque type de productivité, avec des vues quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.