Productivity Planner (Part 2)

Синопсис

Когда-нибудь задумывались, как Джефф Безос или Илон Маск остаются настолько продуктивными? Или как Google, Asana или LinkedIn планируют свою продуктивность? В этом объяснении мы рассмотрим методы, которые используют ведущие компании для увеличения своей продуктивности. Вы узнаете, как проводить собрания, планировать свой день, составлять расписание на неделю и управлять проектами на месячной основе, как это делают лучшие бизнес-лидеры мира.

5 questions and answers

What are the key components of a successful daily and weekly planning strategy?

View answer

The key components of a successful daily and weekly planning strategy include setting clear goals, prioritizing tasks, allocating time effectively, and regularly reviewing progress. It's important to start each day with a clear understanding of what needs to be achieved and then prioritize tasks based on their importance and urgency. Time should be allocated to each task based on its complexity and importance. At the end of the day and week, it's crucial to review what has been accomplished and what needs to be adjusted for future planning.

How can proper meeting management enhance productivity?

View answer

Proper meeting management can significantly enhance productivity by ensuring that time is used efficiently. This includes setting a clear agenda, keeping the meeting focused on the topic, and ensuring that all participants are prepared. Additionally, effective meeting management can help to foster a culture of collaboration and engagement, which can lead to more innovative ideas and solutions. It also reduces the likelihood of miscommunication and misunderstandings, which can slow down progress.

What are some effective ways to manage projects on a month-to-month basis?

View answer

Effective ways to manage projects on a month-to-month basis include setting clear goals and objectives, creating a detailed project plan, and regularly reviewing and updating the plan. It's also important to communicate effectively with the team, track progress against the plan, and adjust as necessary. Using project management tools can also be helpful in organizing tasks and deadlines.

View all 5 questions

Ask follow up

Результат

С этой методикой вы получите представление о лучших инструментах для управления продуктивностью и о том, как планировщики продуктивности могут влиять на ваш день. В отличие от квартальных или годовых целей, эти инструменты планирования продуктивности предназначены для немедленных действий, будь то в течение дня, недели или месяца. Эти инструменты могут использоваться не только для вас, но и распространяться по командам, чтобы каждый мог планировать свои дни соответственно, особенно по мере того как становятся все более распространенными стили работы удаленно и цифровых кочевников.

5 questions and answers

How can the Productivity Planner be applied in the context of remote work and digital nomad work styles?

View answer

The Productivity Planner can be effectively applied in the context of remote work and digital nomad work styles by providing a structured approach to task management. It allows individuals to prioritize tasks, set daily, weekly, or monthly goals, and track progress over time. This can be particularly beneficial for remote workers and digital nomads who may not have the traditional office structure to guide their day. The planner can also be shared across teams, enabling everyone to plan their days accordingly and stay aligned on team goals and tasks, which is crucial in a remote work setup.

What are the main components of the Productivity Planner framework?

View answer

The main components of the Productivity Planner framework are the tools for productivity management. These tools are designed for immediate action, whether it's per day, per week, or per month. They can be used individually or shared across teams. The framework is designed to accommodate various work styles, including remote work and digital nomad work styles.

Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of the Productivity Planner?

View answer

While the content does not provide specific case studies, it does mention that the Productivity Planner uses techniques employed by top companies like Google, Asana, and LinkedIn. These companies' success can be seen as an indirect testament to the effectiveness of the productivity techniques in the planner. However, for direct case studies, you may need to refer to the companies' individual reports or third-party research.

View all 5 questions

Ask follow up

Основные инструменты

Планировщик дня

Итак, как оставаться продуктивным на ежедневной основе? Будучи генеральным директором двух крупных компаний, Илон Маск должен максимально эффективно использовать свое время, поэтому он использует методику под названием MIT.

MIT, или наиболее важная задача, требует, чтобы вы отсортировали день, начав с наиболее критически важных задач. Затем вы выполняете несколько менее важных задач, которые могут быть выполнены одновременно.В 2018 году утекшее письмо Илона Маска сотрудникам Tesla раскрыло некоторые дополнительные советы по повышению продуктивности. Маск рекомендовал избегать частых или продолжительных совещаний и даже предложил выйти из совещания, как только оно перестанет приносить пользу.

5 questions and answers

What are some key productivity techniques used by top business leaders like Jeff Bezos or Elon Musk?

View answer

Top business leaders like Jeff Bezos and Elon Musk use several productivity techniques. One of them is prioritizing the Most Important Task (MIT) of the day and starting with it. This helps in focusing on the critical tasks first. They also advise against excessive or frequent meetings and suggest leaving a meeting as soon as it stops providing value. Multitasking is also used for less important tasks that can be done simultaneously.

How can the concept of multitasking be effectively applied in a work environment?

View answer

Multitasking can be effectively applied in a work environment by prioritizing tasks based on their importance and urgency. Start with the most critical tasks (MIT) and then move on to less important tasks that can be done simultaneously. However, it's important to note that excessive multitasking can lead to decreased productivity and errors. Therefore, it's crucial to find a balance and avoid multitasking when it involves complex tasks that require full attention. Also, avoid excessive or frequent meetings and feel free to leave a meeting if it stops providing value.

What are some strategies to avoid excessive or frequent meetings in a business setting?

View answer

Some strategies to avoid excessive or frequent meetings in a business setting include:

1. Clearly define the purpose and objectives of each meeting. If the objectives can be achieved through an email or a quick chat, then a meeting may not be necessary.

2. Limit the number of attendees. Only invite those who are directly involved in the meeting's purpose.

3. Set a strict agenda and stick to it. This helps to keep the meeting focused and efficient.

4. Encourage open communication. If team members feel comfortable sharing their ideas and concerns outside of meetings, there may be less need for frequent meetings.

5. Evaluate the necessity of recurring meetings. Sometimes, these become a habit rather than a necessity.

View all 5 questions

Ask follow up

Чтобы спланировать свой день, используйте эту визуализацию дневного планировщика для просмотра расписания вашего дня в формате списка. Перечислите свои обязанности и совещания в формате по часам с разделом для добавления любых заметок, которые относятся к задаче. Чтобы следовать примеру Илона Маска, начните день с самой важной задачи. (Слайд 3)

5 questions and answers

How can companies implement the techniques from the Productivity Planner in their daily operations?

View answer

Companies can implement the techniques from the Productivity Planner in their daily operations by first understanding the productivity techniques used by successful individuals and companies. They can then adapt these techniques to their own context. For instance, they can start the day with the most important task, as Elon Musk does. They can also visualize their day's schedule in a list format, listing responsibilities and meetings in an hour-by-hour format with a section to add any notes that are relevant to the task. It's important to remember that these techniques should be adapted to the specific needs and context of the company.

Can a startup company benefit from the Productivity Planner and if so, how?

View answer

Yes, a startup company can greatly benefit from the Productivity Planner. It can help in organizing tasks, prioritizing important work, and managing time effectively. By starting the day with the most important task, as suggested by Elon Musk, startups can ensure critical tasks are not neglected. The planner can also assist in visualizing the day's schedule in a list format, which can be beneficial in managing meetings and responsibilities.

How does the Productivity Planner enhance business strategy?

View answer

The Productivity Planner enhances business strategy by providing a structured approach to managing tasks and responsibilities. It allows businesses to prioritize their most important tasks, ensuring they are completed first. This can lead to increased efficiency and productivity. The planner also provides a visualization of the day's schedule, which can help in better time management and planning. Furthermore, it allows for note-taking related to each task, which can be useful for tracking progress and identifying areas for improvement.

View all 5 questions

Ask follow up

На боковой панели вы можете написать краткое резюме для вашей цели на день, чтобы оставаться сосредоточенным на вашей основной задаче, даже когда вы выполняете серию часто несвязанных задач.

Еженедельный план

Итак, вы спланировали свой день, но что насчет недели? Как оставаться продуктивным, совмещая ежедневные задачи и еженедельные совещания? У Джеффа Безоса есть идея...

В 2018 году генеральный директор Amazon поделился некоторыми мыслями о корпоративной культуре вокруг совещаний. Во-первых, он использует "правило двух пицц" для ограничения количества участников совещания. Если двух пицц не хватает для всех, на совещании слишком много людей. Безос также требует, чтобы на всех совещаниях предоставлялось шестистраничное меморандум, которое все читают вместе в тишине в начале каждого совещания, прежде чем обсуждать тему подробно.Это предоставление высококачественного общения, где у всех есть одни и те же ключевые детали для работы, как в учебном зале.

5 questions and answers

What are some other unique productivity techniques used by top business leaders like Elon Musk or Jeff Bezos?

View answer

Elon Musk is known for his "time blocking" method, where he breaks his entire day into 5-minute slots and plans everything ahead. He also follows the "critical path" method, focusing on tasks that directly affect the company's goals. Jeff Bezos, on the other hand, is known for his "two-pizza rule" for meetings, meaning if two pizzas can't feed the entire meeting room, there are too many people in it. He also requires a six-page memo to be read at the start of each meeting to ensure everyone is on the same page.

How can the 'two-pizza rule' be implemented in other business environments to enhance productivity?

View answer

The 'two-pizza rule' can be implemented in other business environments to enhance productivity by limiting the size of the team or meeting attendees. The idea is to keep the team or meeting small enough that two pizzas could feed everyone. This encourages more focused and efficient discussions, as fewer people means less time spent on managing differing opinions and more time on problem-solving. Additionally, it promotes a culture of inclusivity where everyone's voice can be heard. It's important to note that this rule is not a one-size-fits-all solution and should be adapted based on the nature and needs of the business.

Can you compare the meeting strategies of Amazon with other top companies like Google or Asana?

View answer

Amazon's meeting strategy, as shared by CEO Jeff Bezos, includes the "two-pizza rule" where the size of the meeting is kept small enough that two pizzas can feed the room. Bezos also requires a six-page memo to be read in silence at the start of each meeting to ensure everyone has the same key details. Google, on the other hand, encourages an open culture where employees at all levels are encouraged to voice their ideas and opinions. They also use data-driven decision making in their meetings. Asana's meeting culture focuses on mindfulness, clarity, and transparency. They have a practice of setting the intention at the start of the meeting and a closing round at the end to ensure everyone is on the same page.

View all 5 questions

Ask follow up

Amazon учит своих руководителей писать и переписывать эти меморандумы в течение нескольких недель, прежде чем они будут готовы к презентации. Нарративная презентация сосредотачивает внимание на том, что важно, а не на том, что нет, и высокий стандарт меморандума создает культуру, в которой собрания проводятся только по самым важным темам.

Ask follow up

Чтобы спланировать свою неделю, вы можете использовать еженедельный план, чтобы сосредоточить свое внимание, как Безос. Выделите свои четыре самых важных задачи на каждый день, а также связанное время, которое вы планируете потратить на каждую из них. Вы можете применить технику Безоса для ограничения собраний только самыми важными темами. (Слайд 18)

Ask follow up

Например, если тема обсуждения не относится к вашим 4 самым важным задачам на день, возможно, она не настолько важна, чтобы назначить собрание. Это поможет вам сократить внимание и время, отвлекаемое от того, что наиболее важно для вашего бизнеса.

Еженедельный график

Итак, у вас есть ваш день и ваш еженедельный план. Как вы можете наиболее эффективно использовать неделю для максимизации вашей продуктивности?

Google разработал концепцию пятидневного спринта как способ проектирования, создания прототипов и тестирования идей быстро и эффективно.Пятидневный спринт используется менеджерами и разработчиками продуктов для создания и запуска прототипа, который обычно занимает месяцы на разработку в качестве минимально жизнеспособного продукта за пять дней. В понедельник вы определяете проблему, которую хотите решить. Во вторник вы придумываете идею. В среду вы решаете двигаться вперед с тестом. В четверг вы его разрабатываете, а в пятницу запускаете в качестве теста с интервью с клиентами для получения обратной связи.

Ask follow up

Хотя Google разработал этот процесс с целью запуска продукта за неделю, вы также можете использовать процесс SCRUM Sprint для решения задач по накопившимся функциям или заданиям на недельной основе.

Просмотр еженедельного графика помогает выделить главный приоритет каждого дня. Используя рамки спринта, вы можете выделить приоритет каждого дня с подзаголовком, чтобы расширить задачу, которую нужно выполнить. Эта визуализация может стать источником истины для вашей команды при прохождении процесса спринта. (Слайд 10)

Ask follow up

Диаграммы Ганта

Еженедельные спринты - отличный способ максимизировать продуктивность на недельной основе. Так как же отслеживать свой прогресс по задачам на более длительный срок?

Asana - это инструмент SaaS для повышения продуктивности, который многие компании используют для управления командой, и публикует блог с советами по повышению продуктивности, предоставленными его командой.Инженерный менеджер компании Грег Сабо рекомендует не приступать к работе, пока вам не назначено задание, включая проверку вашего почтового ящика. Он также говорит, что вы всегда должны устанавливать срок выполнения для каждого задания. В день срока выполнения задания или ранее вы должны либо завершить его, либо назначить новый срок. Это осознанное сосредоточение на сроках помогает вам оставаться продуктивными и сосредоточенными на своевременном выполнении задач.

Ask follow up

Чтобы отслеживать вашу продуктивность по этим множественным задачам и заданиям, может помочь ежемесячная диаграмма Ганта с полосами прогресса. Полосы отслеживания могут быть расширены по мере увеличения прогресса за определенный период времени, поэтому, если вы обнаружите, что переносите срок, вы можете соответствующим образом продлить незавершенную полосу. (Слайд 21)

Ask follow up

Ежемесячные задания

Итак, у вас получается контролировать свою продуктивность из месяца в месяц. Но что, если вы хотите отслеживать свой прогресс в достижении долгосрочных, более амбициозных целей?

В 1999 году Google стал 18-м поисковиком в интернете. Компании пришлось принимать сложные решения, поддерживать свою команду на правильном пути и измерять то, что имеет значение; Google использовал инструмент под названием OKRs, или цели и ключевые результаты, как ключевой инструмент, который помог привести компанию к росту в 10 раз многократно, согласно сооснователю Ларри Пейджу.

Ask follow up

К 2017 году Google создал семь продуктов, каждый из которых имеет миллиард или более пользователей — Поиск, Chrome, Android, Карты, YouTube, GooglePlay и Gmail.

Хотя вы можете использовать диаграммы Гантта для простого отслеживания прогресса к завершению, вы можете использовать эту визуализацию ежемесячного задания для отслеживания ваших OKR. В этом случае ваш прогресс измеряется по отношению к вашей цели с ориентирами для успеха, установленными вашими ключевыми результатами метрик.(Слайд 24)

Ask follow up

Как говорит генеральный директор LinkedIn Джефф Вайнер, эти цели - это "то, что вы хотите достичь за определенный период времени, который склоняется к амбициозной цели, а не к заявленному плану." Несмотря на то, что цели являются стремительными, они должны иметь короткие сроки для создания "большей срочности и большего внимания"

Ask follow up

Дополнительные инструменты

Для получения дополнительных инструментов для повышения вашей производительности скачайте эту Productivity Planner (Part 2) презентацию. Вы получите больше вариаций и визуализаций, чтобы помочь планировать каждый тип производительности, с ежедневными, еженедельными и ежемесячными обзорами.