Produktivitetsplanerare (Del 2)

Sammanfattning

Har du någonsin undrat hur Jeff Bezos eller Elon Musk förblir så produktiva? Eller hur Google, Asana eller LinkedIn planerar sin egen produktivitet? I denna förklaring kommer vi att granska de tekniker som toppföretag använder för att öka sin produktivitet. Du kommer att lära dig hur man leder möten, planerar din dag, schemalägger din vecka och hanterar projekt på en månad-till-månad basis precis som de bästa företagsledarna i världen gör.

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Produktivitetsplanerare (Del 2)' presentation — 26 slides

Produktivitetsplanerare (Del 2)

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Resultat

Med detta ramverk kommer du att få insikter i de bästa verktygen för produktivitetshantering och hur produktivitetsplanerare kan påverka din dag. Till skillnad från kvartalsvisa eller årliga mål är dessa produktivitetsplaneringsverktyg för omedelbar åtgärd, oavsett om det är per dag, per vecka eller per månad. Dessa verktyg kan inte bara användas för dig själv utan delas över team så att alla kan planera sina dagar därefter, särskilt eftersom fjärrarbete och digital nomad arbetsstilar blir allt vanligare.

Verktygshöjdpunkter

Dagsplanerare

Så hur förblir du produktiv på daglig basis? Som VD för två stora företag behöver Elon Musk maximera sin tidshantering, vilket är anledningen till att han använder ett ramverk som kallas MIT.

MIT, eller den viktigaste uppgiften, kräver att du triagerar dagen för att börja med de uppgifter som är mest kritiska. Sedan multitaskar du mindre viktiga uppgifter som kan göras samtidigt.År 2018 avslöjades ett läckt e-postmeddelande till Teslas anställda som innehöll ytterligare råd om produktivitet. Musk rådde Tesla-anställda att undvika överdrivet eller frekventa möten och föreslog till och med att gå ut ur ett möte i samma sekund som det slutar ge värde.

För att planera din egen dag, använd denna dagplaneringsvisualisering för att se ditt dagsprogram i listformat. Lista dina ansvarsområden och möten i ett timme-för-timme-format med ett avsnitt för att lägga till eventuella anteckningar som är relevanta för uppgiften. För att följa Elon Musk, börja dagen med din viktigaste uppgift. (Bild 3)

På sidofältet kan du skriva en kort sammanfattning av ditt mål för dagen så att du förblir fokuserad på ditt huvudmål även när du hanterar en serie ofta orelaterade uppgifter.

Veckoplan

Så du har planerat din dag till dag, men vad med vecka till vecka? Hur förblir du produktiv när du jonglerar dagliga uppgifter och veckomöten? Jeff Bezos har en idé...

År 2018 delade Amazon-chefen några insikter om företagskulturen kring möten. Till att börja med använder han en "två-pizza-regel" för att hålla mötena små. Om två pizzor inte matar rummet, är det för många människor på mötet. Bezos kräver också att alla möten ska tillhandahålla ett sexsidigt memo som alla läser tillsammans i tystnad i början av varje möte innan de diskuterar ämnet på djupet.Detta är för att tillhandahålla en högkvalitativ konversation där alla har samma nyckeldetaljer att arbeta utifrån, som en studiehall.

Amazon lär sina chefer att skriva och omskriva dessa minnesanteckningar i veckor innan de är redo att presentera. Den narrativa presentationen fokuserar uppmärksamheten på vad som är viktigt över vad som inte är det, och den höga standarden på minnesanteckningen skapar en kultur där möten endast hålls för de viktigaste ämnena.

För att planera din vecka kan du använda en veckoplan för att fokusera din uppmärksamhet som Bezos. Markera dina fyra viktigaste uppgifter varje dag tillsammans med den tillhörande tid du planerar att arbeta på varje. Du kan tillämpa Bezos mötesteknik för att begränsa möten endast till de viktigaste ämnena. (Bild 18)

Till exempel, om ett diskussionsämne inte relaterar till dina 4 viktigaste uppgifter för dagen, kanske det inte är tillräckligt viktigt för att schemalägga ett möte. Detta kommer att hjälpa dig att minska din uppmärksamhet och tid som tas bort från vad som är viktigast för ditt företag.

Veckans tidslinje

Så du har din dag och din veckoplan. Hur gör du det mesta av veckan för att maximera din produktivitet?

Google banade väg för konceptet med femdagars sprint som ett sätt att designa, prototypa och testa idéer på ett snabbt och effektivt sätt.Den femdagars sprinten används av produktchefer och produktutvecklare för att bygga och lansera en prototyp som vanligtvis tar månader att utveckla som en MVP över en femdagarsperiod istället. På måndag kartlägger du problemet du vill lösa. På tisdag kommer du med en idé. På onsdag bestämmer du dig för att gå vidare med testet. På torsdag utvecklar du det, och på fredag lanserar du det som ett test med kundintervjuer för att få feedback.

Även om Google utformade denna process kring att lansera en produkt på en vecka, kan du också använda SCRUM Sprint-processen för att ta itu med eftersläpande funktioner eller uppdrag från vecka till vecka.

En veckovis tidslinjevy hjälper till att belysa högsta prioritet varje dag. Med hjälp av sprint-ramverket kan du belysa varje dags prioritet med en underrubrik för att utvidga uppgiften som behöver utföras. Denna visualisering kan vara källan till sanning för ditt team när du navigerar genom sprint-processen. (Bild 10)

Gantt-diagram

Veckosprinter är ett utmärkt sätt att maximera produktiviteten från vecka till vecka. Så hur spårar du dina framsteg på längre sikt?

Asana är ett produktivitetsverktyg som många företag använder för teamhantering, och publicerar en blogg med produktivitetstips som tillhandahålls av dess team.Företagets ingenjörschef Greg Sabo rekommenderar att inte utföra något arbete innan du har fått en uppgift tilldelad för det, vilket inkluderar att kontrollera din inkorg. Han säger också att du alltid bör sätta ett förfallodatum för varje uppgift. På eller före en uppgifts förfallodatum bör du antingen slutföra den eller tilldela ett nytt förfallodatum. Denna medvetna fokusering på förfallodatum hjälper dig att förbli produktiv och fokuserad på att slutföra uppgifter i tid.

För att spåra din produktivitet över dessa flera uppgifter och uppdrag kan en månadsvis Gantt-diagram med framstegsfält hjälpa. Spårningsfälten kan förlängas när framstegen ökar över en viss tidsperiod, så om du finner dig själv flytta ett förfallodatum kan du förlänga det ofullständiga fältet därefter. (Bild 21)

Månadsuppdrag

Så du har fått din månad-till-månad produktivitet ner. Men vad händer när du vill spåra dina framsteg mot långsiktiga, mer aspirerande mål?

1999 var Google den 18:e sökmotorn som kom på webben. Företaget behövde göra tuffa val, hålla sitt team på spåret och mäta vad som var viktigt; Google använde ett verktyg som kallas OKRs, eller mål och nyckelresultat, som det viktigaste verktyget som hjälpte företaget att växa 10x många gånger, enligt medgrundaren Larry Page.

År 2017 hade Google byggt sju produkter, var och en med en miljard eller fler användare - Sök, Chrome, Android, Kartor, YouTube, GooglePlay och Gmail.

Medan du kan använda Gantt-diagram för att enkelt spåra framsteg mot slutförande, kan du använda denna månatliga uppgiftsvisualisering för att spåra dina OKR:er. I detta fall mäts ditt framsteg mot ditt mål med framgångsmåtten som sätts av dina nyckelresultatmetriker.(Bild 24)

Som LinkedIn VD Jeff Weiner säger, är dessa mål "något du vill uppnå under en specifik tidsperiod som lutar mot ett sträckmål snarare än en angiven plan." Även om målen är aspirerande, bör de ha korta tidslinjer för att skapa "större brådska och större tankeandel"

Ytterligare verktyg

För fler verktyg för att öka din produktivitet, ladda ner denna Produktivitetsplanerare (Del 2) presentation. Du kommer att få fler variationer och visualiseringar för att hjälpa till att planera varje typ av produktivitet, med dagliga, veckovisa och månatliga vyer.