सारांश
माइक्रोसॉफ्ट को सेना के साथ 22 अरब डॉलर का अनुबंध कैसे मिला? उन्होंने एक प्रस्ताव का अनुरोध का उत्तर दिया। आप अपने व्यापार के लिए सबसे अच्छे संभावित अनुरोध कैसे प्राप्त कर सकते हैं? यह प्रस्तुति प्रस्ताव का अनुरोध (RFP) टेम्पलेट्स शामिल है जो आपको प्रस्ताव प्रक्रिया के हर कदम पर मार्गदर्शन करेंगे, उम्मीदों को सेट करने से लेकर मूल्यांकन और स्कोरिंग तक।
औसतन, एक सार्वजनिक क्षेत्र का RFP एक सौ सोलह पृष्ठ लंबा होता है, जबकि एक परिणामस्वरूप प्रस्ताव एक सौ चौवालीस पृष्ठ लंबा होता है। RFPs के उत्तर देने में कंपनियों को बहुत समय और प्रयास लगता है, इसलिए अच्छी तरह से लिखे गए और संक्षिप्त RFPs बनाना एक सम्मान की निशानी है जो उच्च गुणवत्ता वाले विक्रेताओं को आकर्षित करेगा और प्रतीक्षा समय को कम करेगा ताकि आपके परियोजनाएं जल्दी से पूरी हो सकें। इन टेम्पलेट्स का उपयोग करें अपने RFPs पर चर्बी को कम करने के लिए और अपनी परियोजना के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं और पूरा करने की आवश्यकता वाले लक्ष्यों को घर ले जाने के लिए, ताकि विक्रेता आपकी उम्मीदों को जान सकें और उसके अनुसार योजना बना सकें।
उपकरण की विशेषताएं
डिलीवरेबल्स और उम्मीदें
यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने परियोजना लक्ष्यों और आवश्यकताओं को पहले ही परिभाषित करें। मुख्य डिलीवरेबल्स क्या हैं, और आपका संगठन क्या उम्मीद करता है? एक संक्षिप्त परियोजना का अवलोकन प्रदान करें, जिसमें रणनीतियाँ, महत्वपूर्ण टीम सदस्य, लागत, और बजट शामिल हो। RFP पर काम करते समय इस चार्ट का संदर्भ अवश्य लें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह अपनी परियोजना की सभी महत्वपूर्ण जानकारी शामिल करता है।(स्लाइड 6)
योग्यता की आवश्यकता
बोलीदाताओं की योग्यताएं भी उत्तरदायित्व के लिए समान रूप से महत्वपूर्ण हैं। इस सूची को बोलीदाताओं को प्रस्तुत करें ताकि वे जान सकें कि आपके संगठन को कौन से दस्तावेज़ या अनुभव का अन्य प्रमाण प्रदान करना है। यह प्रमाण एक शारीरिक या डिजिटल प्रमाणपत्र के रूप में आ सकता है, जिसे सूची में निर्दिष्ट किया जा सकता है। यह मूल योग्यताओं का मूल्यांकन करने और उन बोलीदाताओं को बाहर फिल्टर करने का एक शानदार तरीका है जिनके पास परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक योग्यताएं नहीं हो सकती हैं। (स्लाइड 12)
मूल्यांकन और स्कोरिंग
एक स्कोरिंग विभाजन प्रदान करें ताकि बोलीदाता ठीक से जान सकें कि आप क्या चाहते हैं। यह स्कोरिंग प्रणाली बोलीदाताओं और मूल्यांकनकर्ताओं को एक समान स्तर पर लाती है और एक संवहनीय मूल्यांकन प्रक्रिया की ओर ले जाती है। जब बोलीदाता पहले से जानते हैं कि उनके प्रस्तावों का सही ढंग से स्वरूपित होने पर मूल्यांकन किया जाएगा, तो यह उन्हें प्रेरित करता है कि वे आपके अनुरोध के अनुसार प्रस्ताव बनाएं, जिससे मूल्यांकन की प्रक्रिया तेज होती है। स्कोर्स को उनके होने वाले दौर के अनुसार अलग किया जा सकता है। कई प्रस्ताव चार दौरों के स्कोरिंग के माध्यम से जाते हैं। (स्लाइड 14)
प्रस्ताव की लागत
यहाँ बोलीदाता अपने लागत विवरण प्रदान कर सकते हैं। यह टेम्पलेट RFP के भीतर एक उदाहरण के रूप में प्रदान किया जा सकता है।यहां वास्तविक बोली लगाई जाती है और संभावित विक्रेता अपनी वित्तीय स्थिति को परियोजना के जीवनकाल के दौरान व्यक्त करते हैं। प्रत्येक पंक्ति एक अलग-अलग वितरण योग्य वस्तु होती है, और चार्ट आपको बोलीदाताओं के बीच प्रस्ताव लागतों की तुलना करने में त्वरित मदद करता है। (स्लाइड 18)
प्रस्तुति समयरेखा
बोलीदाताओं को RFP प्रक्रिया की मुख्य समय सीमाओं का पता होना चाहिए, जैसे कि प्रस्तुति की अंतिम तिथियाँ और समीक्षा प्रक्रिया कब समाप्त होगी। सुनिश्चित करें कि समय सीमाएं विक्रेताओं को प्रतिक्रिया की योजना बनाने के लिए पर्याप्त समय छोड़ती हैं, और आपका RFP जितना विस्तृत होगा, आपको उन्हें उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के लिए उत्तर देने के 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