Reunión y Agenda (Parte 4)

Sinopsis

¿Siente falta de control sobre cuánto tiempo pasa en las reuniones? Evite las reuniones prolongadas con mejores herramientas para prepararse, liderar y hacer un seguimiento después de la próxima reunión de su equipo. Descargue nuestra última colección de plantillas Reunión y Agenda (Parte 4) para sincronizar a los miembros de su equipo y aumentar la eficiencia general del trabajo.

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La plantilla incluye herramientas como cadencia operativa, listas de verificación de reuniones, actas de sesiones, retroalimentación de reuniones, paneles de reuniones, resúmenes de interesados, horario de presentadores, hojas de lluvia de ideas de equipo, instrucciones de seguimiento de reuniones y desglose de criterios de reuniones. Además, vea el video explicativo completo para aprender cuánto tiempo pasamos en reuniones en 2021 y el desglose de Microsoft de la duración ideal de la reunión.

Questions and answers

How does the meeting criteria breakdown tool help in conducting effective meetings?

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The meeting criteria breakdown tool aids in conducting effective meetings by providing a structured approach to evaluate the necessity and effectiveness of a meeting. It helps in identifying the purpose, objectives, and expected outcomes of the meeting, ensuring that the meeting is necessary and will be productive. It also assists in determining the appropriate participants, duration, and format of the meeting. This tool can also be used to evaluate the meeting's success post-session, providing insights for improvement in future meetings.

What are the meeting follow-up instructions in the Meeting & Agenda template?

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The meeting follow-up instructions in the Meeting & Agenda template are not explicitly detailed in the content provided. However, typically, such instructions would include steps like reviewing and finalizing the meeting minutes, assigning and tracking the progress of action items, scheduling follow-up meetings if necessary, and communicating the decisions and action items to all relevant stakeholders.

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Destacados de la herramienta Destacados de la herramienta

Cadencia operativa

La cadencia de las reuniones es el ritmo, número y ritmo de las reuniones en toda su organización. Esta diapositiva de cadencia operativa proporciona un resumen de alto nivel de la cadencia de reuniones de su equipo. Describe un año completo de reuniones de un vistazo, con puntos codificados por colores para determinar si la reunión será uno a uno, revisión de objetivos, revisión de rendimiento o conversación de carrera. Más útil para los gerentes, esta visualización se puede utilizar para programar revisiones y seguir las reuniones con los miembros individuales del equipo de manera consistente.

Questions and answers

How can a well-structured meeting and agenda contribute to the team's productivity?

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A well-structured meeting and agenda can significantly contribute to a team's productivity by ensuring clear communication and efficient use of time. It helps in setting clear expectations for what needs to be discussed and decided in the meeting, thus avoiding unnecessary discussions and digressions. It also ensures that all important points are covered and nothing important is missed out. Moreover, a well-structured agenda helps in keeping the meeting focused and on track, thus saving time and increasing efficiency. It also helps in preparing the participants for the meeting, as they know what to expect and can come prepared.

Can you explain how to use the Operational cadence slide for different types of meetings such as one-on-one, goal review, performance review, or career conversation?

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The Operational cadence slide is a tool that helps manage and visualize the schedule of different types of meetings throughout the year. It uses color-coded dots to distinguish between different types of meetings such as one-on-one, goal review, performance review, or career conversation. To use it, you would assign a color to each type of meeting and mark the dates on the slide accordingly. This allows you to see at a glance when each type of meeting is scheduled. It's particularly useful for managers to schedule reviews and track meetings with individual team members on a consistent basis.

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Por ejemplo, los ejecutivos pueden realizar un seguimiento de las revisiones trimestrales, planificar evaluaciones de rendimiento cada seis meses, o incluso planificar con anticipación aumentos de sueldo, promociones o conversaciones sobre cambios de roles. Estas reuniones pueden ser individuales entre gerentes y asociados, o reuniones de nivel superior donde un asociado se reúne con un director o ejecutivo por encima de su gerente inmediato. (Diapositiva 27)

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Lista de verificación de la reunión

Una herramienta de lista de verificación de reuniones es útil tanto para quienes organizan reuniones como para los asistentes que desean prepararse para una reunión con anticipación. Esta visualización de la lista de verificación cubre lo que los ejecutivos necesitan preparar antes de una reunión, planificar durante la reunión y hacer un seguimiento después de la reunión para que cada reunión sea productiva y corta.

Questions and answers

What are some important tasks that should be included in a meeting checklist?

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Some important tasks that should be included in a meeting checklist are:

1. Setting the meeting's objective: This is the main reason why the meeting is being held. It should be clear and concise.

2. Preparing the agenda: This includes all the topics that will be discussed during the meeting.

3. Inviting the participants: Ensure that all necessary stakeholders are invited and informed about the meeting.

4. Preparing and distributing materials: If there are any documents or materials needed for the meeting, they should be prepared and distributed in advance.

5. Setting up the meeting space: This includes ensuring that the meeting room is available and properly set up.

6. Following up after the meeting: This includes sending out meeting minutes and following up on action items.

How can a checklist be used to set expectations for a meeting?

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A checklist can be used to set expectations for a meeting by outlining the key points and tasks that will be covered during the meeting. It serves as a guide for the meeting lead to ensure all important topics are addressed. Additionally, sharing the checklist with team members prior to the meeting can help them understand what will be discussed, allowing them to prepare accordingly. This can lead to more efficient and productive meetings.

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Si eres el líder de la reunión, puedes usar esta lista para responsabilizarte de tu plan mientras la reunión está en curso. También puedes compartirla con otros miembros del equipo para establecer expectativas de lo que incluirá la reunión. Esta lista de verificación es personalizable para ser editada para las tareas que son más importantes para ti. (Diapositiva 3)

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Acta de la sesión

Mientras conduces tus reuniones, es útil tomar notas y detallar lo que cada reunión cubrirá con las actas de la sesión.Esta diapositiva de minutos de sesión desglosa una agenda en diferentes segmentos de tiempo que están unidos por varios objetivos de sesión. Los minutos de la sesión pueden ser utilizados para establecer objetivos para una reunión y registrar decisiones para acciones de seguimiento.

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Un sistema de banderas codificado por colores permite a los ejecutivos indicar si una sesión en particular será solo remota, remota y offline, o completamente offline. Esto es útil para los planes de reuniones post-pandemia ya que las estructuras de trabajo han cambiado y muchas reuniones en estos días son virtuales. (Diapositiva 12)

Questions and answers

How can digital tools help in preparing, leading, and following up after a meeting?

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Digital tools can greatly assist in preparing, leading, and following up after a meeting. They can help in scheduling the meeting, sending out invites, and setting the agenda. During the meeting, digital tools can facilitate real-time collaboration, note-taking, and recording for future reference. After the meeting, these tools can assist in distributing minutes, tracking action items, and gathering feedback. They can also help in analyzing the effectiveness of the meeting and planning for future ones.

What are some potential challenges in gathering feedback after a meeting and how can they be overcome?

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Some potential challenges in gathering feedback after a meeting include lack of participant engagement, unclear or biased questions, and difficulty in analyzing feedback. These can be overcome by ensuring the feedback process is easy and quick, questions are clear and unbiased, and using tools or software for analysis.

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Retroalimentación de la reunión

Después de concluir una reunión, es vital hacer un seguimiento de cualquier decisión tomada para asegurar que las conclusiones de la reunión conduzcan a la acción. Si planeas revisar el tema en otra sesión, o planeas realizar un taller, programa de capacitación, o incluso una convención, querrás sondear a tus asistentes y recoger sus pensamientos con un formulario de retroalimentación. Los organizadores de la reunión son responsables de llenar las preguntas, mientras que los asistentes llenan el formulario y mueven las marcas de verificación para calificar cada pregunta de pobre a excelente. (Diapositiva 21)

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Tablero de reuniones

Por último, un tablero de reuniones puede ayudar a los ejecutivos a mantener un seguimiento de todas sus próximas reuniones en una vista semanal, diaria y mensual a la vez. Esta visualización proporciona un calendario para detallar en qué punto del año te encuentras.Un resumen en la parte superior muestra cuántas reuniones están programadas, reprogramadas o canceladas de un vistazo. En la sección de hoy, puedes seguir las reuniones que tienes próximas, los horarios de cada una y los miembros que asistirán. Y una sección de recordatorio en la parte inferior izquierda puede ser utilizada para tomar notas. (Diapositiva 30)

Questions and answers

What are the practical applications of the Meeting & Agenda collection in a specific industry?

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The practical applications of the Meeting & Agenda collection in a specific industry can vary based on the industry's needs. However, generally, it can be used to prepare for meetings, lead them effectively, and follow up after them. It can help in creating stakeholder overviews, presenter schedules, team brainstorming sheets, meeting follow-up instructions, and meeting criteria breakdowns. This can save time and increase work efficiency. It can also be used to sync team members and ensure everyone is on the same page.

What are the main components of the Meeting & Agenda collection?

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The main components of the Meeting & Agenda collection include stakeholder overviews, presenter schedules, team brainstorming sheets, meeting follow-up instructions, and meeting criteria breakdowns. These tools are designed to help prepare, lead, and follow up after meetings, thereby increasing overall work efficiency.

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Estudio de caso: Microsoft

Estas herramientas te ayudan a prepararte mejor antes de una reunión para pasar menos tiempo en ellas. Esto es importante, ya que Microsoft descubrió que el número promedio de reuniones aumentó en 2021. En una encuesta a 30,000 trabajadores, Microsoft encontró que el tiempo pasado en Microsoft Teams aumentó 2.5 veces en todo el mundo, y la reunión promedio ahora es 10 minutos más larga, con un 45% más de chats por semana y un 42% más de chats por hora. Este tiempo extra ha llevado a sentimientos de "sobrecarga de trabajo" y agotamiento. Microsoft también descubrió que la fatiga se instala después de 30 a 40 minutos de concentración. Es por eso que la compañía recomienda limitar las reuniones a 25 minutos o como máximo 50 minutos con un descanso de 5 minutos en medio para dar tiempo al cerebro para recargarse.

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Conclusión

Si 25 minutos te parece demasiado corto, necesitas una mejor preparación. Descarga esta colección Reunión y Agenda (Parte 4) para obtener más diapositivas sobre resúmenes de interesados, horarios de presentadores, hojas de lluvia de ideas de equipo, instrucciones de seguimiento de reuniones y desgloses de criterios de reuniones para ahorrar tiempo y horas de trabajo.Además, puede descargar nuestros marcos de trabajo anteriores Reunión y Agenda (Parte 2) y Reuniones y Agendas (Parte 3) para obtener más diapositivas.

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