Task Tracker

Synopsis

Remettez votre équipe et vos projets sur la bonne voie avec notre jeu de diapositives Task Tracker. Économisez le temps que vous passez à créer des rapports de mise à jour de l'avancement avec ces listes de contrôle quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles personnalisées. Organisez les tâches par priorité, date d'échéance, pourcentage d'achèvement, affectation, et bien d'autres options.

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Points forts de la diapositive

45% des employés déclarent que les diagrammes de Gantt sont l'outil de gestion de projet qu'ils utilisent le plus. Utilisez cette diapositive pour mesurer les tâches avec précision, les suivre à travers plusieurs phases d'un projet individuel, et créer des chronologies plus précises à partager avec votre équipe.

Gérez les activités de l'équipe à travers plusieurs employés avec ce tableau d'attribution des tâches. Créez une vue d'ensemble de haut niveau de qui est assigné à quelle tâche avec des dates d'échéance. Voyez combien de tâches chaque membre a terminé et identifiez les goulots d'étranglement.

Utilisez ce Suivi des Objectifs pour examiner à quelle fréquence les tâches quotidiennes sont accomplies sur une période d'un mois. Montrez aux membres de l'équipe comment leur productivité quotidienne s'accumule pour définir les tâches et les domaines qui nécessitent une plus grande priorité.

Problème

Seuls 52% des dirigeants pensent que la façon dont leurs employés allouent leur temps correspond aux priorités de l'entreprise, tandis que seulement 9% déclarent être satisfaits de l'allocation du temps de leur lieu de travail. 46% des chefs d'équipe déclarent que "respecter les délais des projets" est leur plus grand obstacle.

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C'est parce que la plupart des employés consacrent au moins la moitié de leur semaine à "retravailler" des projets et des tâches mal communiquées - c'est plus de 20 heures de travail gaspillé. Cela coûte aux petites entreprises jusqu'à 420 000 $ et aux grandes entreprises plus de 62 millions de dollars par an.

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Solution

Selon l'Institut de Gestion de Projet, les entreprises avec des structures de gestion de projet claires ont 38% de projets plus réussis que celles qui n'en ont pas. Les entreprises qui développent de meilleures pratiques de gestion de projet économisent 28 fois plus d'argent que celles qui ne le font pas. Utilisez le temps et l'argent économisés pour investir dans des idées plus innovantes pour une productivité accrue.

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Application

• Améliorez la gestion du flux de travail. Organisez les listes de tâches par priorité, date d'échéance et pourcentage d'achèvement.
• Communiquez mieux. Plusieurs options de design vous permettent de choisir le meilleur format pour communiquer vos indicateurs les plus importants.
• Respectez les délais. Suivez les objectifs sur plusieurs semaines et mois. Tenez compte des tâches accomplis par heure, jours de la semaine et mois de l'année.
• Créez de meilleures listes de tâches. Des listes de contrôle modifiables qui communiquent les priorités et les progrès de l'équipe sur plusieurs projets créeront un environnement mieux organisé.
• Comptabilisez le temps perdu. Mesurez le temps gaspillé. Calculez les heures budgétisées pour une tâche par rapport aux heures réelles passées. Effectuez des audits de temps pour corriger le gaspillage.
• Hyperfocus sur les zones problématiques. Suivez les progrès et identifiez les tâches terminées, les tâches en cours et les tâches en retard. Concentrez-vous sur les goulets d'étranglement et réattribuez les tâches facilement.

Utilisez la productivité supplémentaire pour permettre plus de pauses. Lorsque vous et votre équipe avez plus de temps pour des pauses pendant la journée, ils reviennent au travail plus motivés.

Mise en œuvre

Avec le soutien de ces outils de suivi des tâches, vous pouvez facilement suivre la stratégie BLISS recommandée par l'Institut de gestion de projet pour diriger les réunions de statut de projet :

• Soyez efficace avec des diapositives qui communiquent rapidement les points de données clés.
• Regardez en avant ou en arrière avec plusieurs options de suivi des tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.
• Insistez sur la responsabilité avec des diapositives qui mettent en évidence les rôles de l'équipe.
• Simplifiez votre ordre du jour de réunion avec des listes de tâches simples et des visualisations de rapports de progrès.
• Restez concentré avec des diapositives qui peuvent être hyper-personnalisées selon vos besoins.

Pour plus de présentations sur la productivité personnelle et d'équipe, consultez notre Meetings & Agendas (Part 3), ainsi que cette présentation Objectifs & Résultats Clés (Partie 2), et ce Productivity Planner.