Virtuelle Besprechungen

Zusammenfassung

Sobald ein oder zwei Teilnehmer sich in ein virtuelles Meeting "einwählen", beginnt die Produktivität zu leiden, da Teilnehmer oft virtuelle Meetings als Lizenz zum Multitasking interpretieren, berichtet die "Harvard Business Review". Jetzt, da die Arbeit von zu Hause aus die neue Norm ist, ist es besonders wichtig, effektive und proaktive Meetings durchzuführen. Kommunizieren Sie dies Ihrem Team mit unserer Virtuelle Besprechungen Präsentation. Um Ihnen die Aufgabe zu erleichtern, haben wir einfache Regeln und technische Anweisungen zu den Folien hinzugefügt.

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Höhepunkte der Folie

Mit dieser Folie teilen Sie die grundlegenden Spielregeln für alle virtuellen Meetings in Ihrem Unternehmen, wie zum Beispiel das Stummschalten von Mikrofonen, wenn die Teammitglieder nicht sprechen, das Ein- oder Ausschalten von Videos (je nach Unternehmensrichtlinie), usw.

Zu Ihrer Bequemlichkeit haben wir die Schriftgrößen angepasst, um größer als unsere üblichen Schriftgrößen zu sein. In Anbetracht dessen, dass Ihr Publikum diese nun auf einem Desktop oder Laptop anstelle eines Vollformatprojektors betrachten wird, sollte dies das Erlebnis verbessern.

Lassen Sie Ihr Team wissen, dass sie immer eine Meeting-Agenda im Voraus senden (und erhalten) sollten. Auf diese Weise hat jeder ein besseres Kontrollgefühl und genügend Zeit, sich besser auf das Meeting vorzubereiten und aktiv teilzunehmen.

Überblick

Da unsere Häuser und Arbeitsplätze zusammenwachsen und die Grenzen zwischen unserem persönlichen und beruflichen Leben verschwimmen, ist es entscheidend, die Etikette für virtuelle Meetings zu befolgen. Eine Geschäftskommunikationsplattform, Slack, gibt folgende Richtlinien für das Protokoll von Remote-Meetings:

• Stellen Sie während des Meetings alle vor und geben Sie jedem die Möglichkeit, einen Beitrag zu leisten
• Starren Sie nicht auf Ihr Handy, während andere Personen präsentieren
• Unterbrechen Sie andere Personen nicht, wenn sie sprechen (oder versuchen zu sprechen)
• Testen Sie alle Technologien (einschließlich Kamera/Video, WLAN und Bildschirmfreigabe) vor dem Meeting
• Lesen Sie die Agenda und kommen Sie vorbereitet
• Arbeiten Sie nicht an anderen Aufgaben (wie E-Mail-Check) während des virtuellen Meetings
• Schalten Sie alle Benachrichtigungen aus und stellen Sie sicher, dass Ihr Handy stummgeschaltet ist
• Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder in einer ruhigen Umgebung ohne unnötige Ablenkungen sind

"Im Zweifelsfall üben Sie einfach Höflichkeit. Die Menschen wollen während eines Online-Meetings gehört, gesehen und respektiert werden - genau wie überall sonst", sagen die Experten von Slack.

Anwendung

Slack bietet auch einen umfassenden Leitfaden für Remote-Meetings.Hier ist, was zu tun ist, sagt das Slack-Team:

1. Wählen Sie das richtige virtuelle Meeting-Tool – es gibt viele Technologien, die den Prozess der Durchführung eines Online-Meetings einfacher, schneller und kollaborativer gestalten – der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, welches dieser Tools für Ihr Team geeignet ist.
2. Legen Sie das Fundament für erfolgreiche virtuelle Meetings – dazu gehört, sich mit Personen vertraut zu machen, die das Team noch nicht persönlich getroffen hat; andere Teammitglieder und ihre Fachkenntnisse kennenzulernen; Menschen das Gefühl zu geben, dass sie ein gleichberechtigter und integraler Bestandteil des Gesprächs sind; mögliche Probleme in Bezug auf Kommunikationsstile oder unterschiedliche Standpunkte vor den Meetings zu identifizieren.
3. Setzen Sie eine Agenda und stimmen Sie sich auf Remote-Meeting-Richtlinien ab – es ist wichtig, eine klare Meeting-Agenda zu erstellen, die Folgendes beinhaltet: Schlüsselthemen, Meeting-Struktur, Teammitglieder oder Teams, die anwesend sein werden, was jedes Teammitglied oder Team zur Besprechung beitragen soll und alle relevanten Dokumente, Dateien oder Recherchen.
4. Halten Sie alle Beteiligten engagiert – das bedeutet, Zeit für lockere Gespräche zu haben, alle sich vorstellen zu lassen, jedem Mitglied eine Aufgabe zuzuweisen, damit sich niemand unbehaglich fühlt und Introvertierte einzubeziehen.
5. Nachverfolgung – stellen Sie sicher, dass nach dem Meeting jeder eine gute Vorstellung von den Lieferergebnissen und den nächsten Schritten hat und versteht, wer für die Nachverfolgung jedes Elements oder jeder Aufgabe verantwortlich ist, wann die Lieferergebnisse fällig sind und wann das nächste Meeting oder der nächste Check-in stattfinden wird.

Statistiken

Der Cloud-Kommunikationsberater, Voip, hat die wichtigsten Statistiken zu virtuellen Meetings im Jahr 2020 zusammengefasst, die Sie für Ihre Präsentation lernen und nutzen können:

• Die globale Belegschaft im Homeoffice hat seit 2005 um 140% zugenommen
• Unternehmen sparen jährlich $11.000 pro Mitarbeiter durch die Nutzung von Videokonferenzsoftware
• Mitarbeiter sparen durchschnittlich $2.000-$7.000 durch die Nutzung von Webkonferenztools, die ihnen das Arbeiten von zu Hause aus ermöglichen
• Videokonferenztools können Unternehmen durch die Verkürzung von Projektzeiten zwischen 15%-30% der Gesamtprojektkosten einsparen
• Videokonferenzen können Reisekosten um bis zu 30% reduzieren
• Videokonferenzen haben den Bedarf an Geschäftsreisen um 47% reduziert
• 62% der Unternehmen nutzen drei oder mehr Videokonferenzplattformen
• Zoom hatte im Jahr 2020 täglich über 300 Millionen Meeting-Teilnehmer
• Google Meet hatte im Jahr 2020 täglich über 100 Millionen Meeting-Teilnehmer
• Microsoft Teams hatte im Jahr 2020 75 Millionen aktive tägliche Nutzer
• Cisco WebEx hat derzeit über 300 Millionen Nutzer
• 55% der Unternehmen ermöglichen die Arbeit von zu Hause aus
• Die Arbeit von zu Hause aus wird von 2019-2022 um 77% zunehmen
• Die Arbeit auf Gig-Basis von zu Hause aus wird von 2019-2022 um 19% zunehmen
• 30% der Mitarbeiter arbeiten Vollzeit von zu Hause aus
• 62% der Mitarbeiter arbeiten gelegentlich von zu Hause aus
• Von 2010-2020 gab es einen Anstieg von 400% bei der Anzahl der Mitarbeiter, die mindestens einmal pro Woche von zu Hause aus arbeiten
• 77% der Heimarbeiter berichten von höheren Produktivitätslevels beim Arbeiten von zu Hause aus
• 23% der Heimarbeiter arbeiten länger von zu Hause aus als im Büro
• 53% der Heimarbeiter nehmen weniger Urlaub als Büromitarbeiter
• 74% der Mitarbeiter sagen, dass sie weniger wahrscheinlich ein Unternehmen verlassen würden, das Heimarbeit anbietet
• 83% der Belegschaft sagt, dass die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, die Arbeitszufriedenheit erhöhen würde
• 73% der Mitarbeiter sagen, dass ihre Arbeitgeber eine Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams erfordern
• 72% der Unternehmen verzeichnen einen Anstieg bei projektbasierten Aufgaben
• 66% der Mitarbeiter sagen, dass sie einen Anstieg bei virtuellen Teams erlebt haben
• 72% der Unternehmen berichten von einem Anstieg bei der Zusammenarbeit mit Kunden