Sinopsis
¿Necesita una forma de gestionar y resolver incidencias concurrentes? Utilice nuestra plantilla de hoja de cálculo Seguimiento de Incidencias para planificar, asignar, gestionar, informar y monitorizar el progreso de múltiples incidencias. Una lista de incidencias recopila todas las tareas abiertas, que luego se visualizan mediante vistas de kanban, panel de control y diagrama de Gantt. Los tipos de incidencias están codificados por colores y son totalmente personalizables para identificar las áreas recurrentes más relevantes. Las incidencias potenciales pueden ser nuevas funcionalidades a desarrollar, errores a resolver, tareas recurrentes o mejoras en la experiencia del usuario.
Cómo crear una plantilla de "seguimiento de incidencias" en Excel
Entonces, ¿cómo puede crear su propio seguimiento de incidencias en Excel? Para un seguimiento de incidencias que funcione como Jira, debe planificar, asignar, gestionar, informar y monitorizar el progreso de una serie de incidencias concurrentes, ya sean nuevas funcionalidades, errores, tareas semanales recurrentes o mejoras en la experiencia del usuario. Los sistemas de seguimiento de incidencias son fundamentales en cualquier sector, ya que una encuesta reciente de Gartner reveló que el ochenta y ocho por ciento de los consejos de administración consideran la ciberseguridad como un riesgo empresarial y no solo como un problema técnico de TI. (Fuente)
Pero no necesita un software sofisticado de seguimiento de incidencias para gestionar sus flujos de trabajo. A continuación, le mostraremos cómo puede crear su propia plantilla de seguimiento de incidencias en Excel o Google Sheets y qué componentes incluir para utilizarla junto con, o en reemplazo de, una herramienta de software de gestión de incidencias existente como Jira. Para ahorrar tiempo, también puede descargar y personalizar nuestra plantilla de Seguimiento de Incidencias.
Coordine a su equipo
Esta es una plantilla de hoja de cálculo para el Seguimiento de Incidencias que hemos creado y está diseñada para complementar cualquier sistema de software de seguimiento de incidencias que utilice. Para crear la nuestra, comenzamos elaborando una lista de incidencias para rastrear los tickets abiertos, luego dividimos esa lista en una sección para el reportante, quien abre el ticket, y una sección para el responsable, quien recibe la asignación del ticket. Los reportantes pueden ser miembros internos del equipo o clientes externos que experimentan incidencias.Un gráfico en la parte superior muestra la disponibilidad de los responsables de resolución, para que los gerentes sepan quién tiene la agenda más libre para asignar nuevas incidencias. Cada ticket también cuenta con su propia clave de identificación, que puede ser definida por nosotros o por el software de tickets que utilicemos.
Luego, se indica el tipo de incidencia, ya sea un error, nueva funcionalidad, tarea, subtarea, historia o épica, que es un ticket de incidencia que representa un proyecto general dividido en tareas específicas denominadas historias de usuario. Las "épicas" ayudan a los líderes de equipo a gestionar el recorrido del usuario y agrupar tareas relacionadas, mientras que las "historias de usuario" son solicitudes y necesidades dentro del recorrido del cliente. Así que, si usted es un PM que necesita gestionar un proyecto de gran envergadura, lo coloca en una épica, desglosada en historias, tareas y subtareas.
Defina sus incidencias principales
Su lista de incidencias debe ordenar las incidencias por tipo. En nuestro ejemplo, definimos estos campos en la pestaña Campos aquí. Su pestaña de campos también debe definir los niveles de prioridad de sus incidencias, quién puede abrir un ticket, las etapas de su flujo de trabajo y el estado de los tickets.En nuestra variante, cada tipo de incidencia está codificado por colores y los nombres de los tipos son editables en la pestaña Campos.
Priorice las incidencias por etapa
Ahora que ha cargado todas las incidencias en una lista, necesita una forma de hacer un seguimiento visual de todas ellas. En nuestro ejemplo, ofrecemos tres visualizaciones: un tablero de errores, un panel de control y un diagrama de Gantt, todos completamente personalizables.
Supongamos que desea seguir el marco ágil que utiliza Jira. Este tablero de errores utiliza una visualización kanban que se adapta al estilo de gestión ágil para clasificar las incidencias según la etapa del flujo de trabajo. Siguiendo el estilo kanban, están codificadas por colores según la prioridad. En Agile, el formato de flujo de trabajo más simple es tener una etapa de backlog, una etapa en progreso, una etapa de revisión de código o aseguramiento de calidad y, finalmente, una etapa completada. También debe proporcionar algunos filtros como hicimos en la parte superior, especialmente si es un gerente o trabaja con varios miembros del equipo, para que los individuos puedan filtrar sus métricas más importantes.
Visualice métricas clave
Hablando de indicadores clave de rendimiento, también querrá crear algún tipo de panel de control para facilitar el seguimiento de incidencias. En nuestra plantilla, creamos gráficos circulares para monitorear las incidencias según su estado y prioridad, así como gráficos para rastrear la antigüedad de las incidencias, cuántas de cada tipo están abiertas y muchas otras métricas útiles para los gerentes de proyecto.
Estas métricas son fundamentales, ya que Gartner predijo que al menos el 50% de los ejecutivos de nivel C tendrán requisitos de desempeño relacionados con el riesgo de ciberseguridad incorporados en sus contratos laborales para 2026. Por lo tanto, monitorear estos KPIs es esencial no solo para usted, sino también para su jefe, el jefe de su jefe... ¡y tal vez incluso el jefe del jefe de su jefe! (Fuente)
Visualice su cronograma
Una visualización alternativa al kanban es un diagrama de Gantt. Los diagramas de Gantt permiten monitorear visualmente el progreso de su flujo de trabajo a lo largo del tiempo, no solo a través de las etapas, para evaluar cuánto tiempo toma cada incidencia en cada fase.En nuestra plantilla de Seguimiento de Incidencias, cada tipo de incidencia está codificado por colores y los nombres de los tipos se pueden editar en la pestaña Campos. A medida que los miembros del equipo avanzan en sus incidencias individuales, pueden editar las barras de progreso de la etapa activa cambiando el porcentaje de finalización junto a la barra. Esto proporciona responsabilidad para todo el equipo, de modo que el progreso se realice (y documente) en los tickets activos en tiempo real.
Aquí tiene algunos gráficos adicionales incluidos en nuestro panel de incidencias, como gráficos circulares para "Incidencias por tipo", para ver cuántas de cada incidencia tiene pendiente, un gráfico de barras para "Tiempo desde la incidencia", así como uno para "Tiempo de resolución" que rastrea cuánto tiempo tarda en resolverse una incidencia en promedio, y gráficos de barras que ordenan las incidencias por prioridad, etapa o cualquier otro criterio que desee revisar para cada tipo de incidencia.
Y eso es todo lo que necesita para crear su propia plantilla de seguimiento de incidencias en Google Sheets o Excel. Si prefiere ahorrar tiempo y horas de trabajo, simplemente descargue la versión gratuita de nuestra plantilla y pruébela.Para más herramientas que aumenten la productividad de todo su equipo, consulte ahora nuestra plantilla de hoja de cálculo [related bracelet="todosheet"].
