Краткое описание
Нужен инструмент для управления и решения конкурирующих задач? Используйте наш шаблон электронной таблицы Трекер задач для планирования, назначения, управления, отчетности и отслеживания прогресса по множеству задач. Список задач объединяет все открытые задачи, которые затем визуализируются с помощью представлений канбан, дашборда и диаграммы Ганта. Типы задач выделяются цветом и полностью настраиваются для отслеживания наиболее важных повторяющихся проблемных областей. Возможные задачи могут включать разработку новых функций, устранение ошибок, регулярные задачи или обновления пользовательского опыта.
Как создать шаблон "трекера задач" в Excel
Как же создать собственный трекер задач в Excel? Для трекера задач, работающего по принципу Jira, необходимо планировать, назначать, управлять, формировать отчеты и отслеживать прогресс по ряду конкурирующих задач, будь то новые функции, ошибки, регулярные еженедельные задачи или обновления пользовательского опыта. Трекеры задач крайне важны для любой отрасли: согласно недавнему исследованию Gartner, восемьдесят восемь процентов советов директоров рассматривают кибербезопасность как бизнес-риск, а не только как техническую ИТ-проблему. (Source)
Однако для управления рабочими процессами вам не обязательно использовать сложное программное обеспечение для трекинга задач. Ниже мы покажем, как вы можете создать собственный шаблон трекера задач в Excel или Google Sheets, а также какие компоненты включить, чтобы использовать его вместе с существующим программным обеспечением для управления задачами, таким как Jira, или полностью заменить его. Чтобы сэкономить время, вы также можете скачать и настроить наш шаблон Трекер задач.
Координируйте работу вашей команды
Это шаблон таблицы для трекинга задач, который мы разработали, чтобы дополнить любую используемую вами систему трекинга задач. Для создания нашего шаблона мы начали с составления списка задач для отслеживания открытых тикетов, затем разделили этот список на секцию для автора заявки (того, кто открывает тикет) и секцию для исполнителя (того, кому назначен тикет). Авторами могут быть как внутренние члены команды, так и внешние клиенты, столкнувшиеся с проблемами.В верхней части отображается диаграмма доступности исполнителей, чтобы менеджеры могли видеть, у кого из сотрудников наиболее свободный график для назначения новых задач. Каждый тикет также имеет свой уникальный идентификатор, который может быть определён нами или программным обеспечением для тикетов, которое мы используем.
Далее указывается тип задачи: ошибка, новая функция, задача, подзадача, история или эпик. Эпик — это тикет, представляющий собой крупный проект, разбитый на отдельные задачи, называемые пользовательскими историями. "Эпики" помогают руководителям команд управлять пользовательским путём и группировать связанные задачи, а "пользовательские истории" — это запросы и потребности в рамках пользовательского пути клиента. Если вы руководитель проекта, которому нужно управлять масштабным проектом, вы размещаете его в эпике, разбиваете на истории, задачи и подзадачи.
Определите ключевые задачи
Ваш список задач в трекере должен сортировать задачи по типу. В нашем примере эти параметры задаются на вкладке "Поля". На вкладке "Поля" также следует определить уровни приоритетов задач, кто может создавать тикеты, этапы рабочего процесса и статусы тикетов.В нашем варианте каждый тип задачи имеет свою цветовую маркировку, а названия типов можно редактировать на вкладке Fields.
Приоритизация задач по этапам
Теперь, когда вы загрузили все задачи в список, необходимо визуально отслеживать их выполнение. В нашем примере мы предлагаем три варианта визуализации: доску ошибок, дашборд и диаграмму Ганта — все они полностью настраиваются под ваши нужды.
Допустим, вы хотите следовать гибкой методологии, используемой в Jira. Эта доска ошибок использует канбан-визуализацию, которая соответствует стилю гибкого управления и сортирует задачи по этапам рабочего процесса. В соответствии с канбаном задачи маркируются по приоритету. В Agile самой простой структурой рабочего процесса являются этапы: бэклог, в работе, код-ревью или контроль качества, и завершено. Также рекомендуется добавить фильтры, как это реализовано у нас в верхней части, особенно если вы руководитель или работаете с несколькими членами команды, чтобы каждый мог фильтровать задачи по наиболее важным для себя метрикам.
Визуализируйте ключевые метрики
Говоря о ключевых показателях эффективности, вам также потребуется создать дашборд для упрощения отслеживания задач. В нашем шаблоне мы использовали круговые диаграммы для отслеживания задач по их статусу и приоритету, а также графики для анализа возраста задач, количества открытых задач каждого типа и других полезных метрик для менеджеров проектов.
Эти метрики крайне важны, поскольку, по прогнозу Gartner, к 2026 году как минимум 50% руководителей высшего звена будут иметь требования к эффективности, связанные с киберрисками, включённые в их трудовые контракты. Поэтому отслеживание этих KPI важно не только для вас, но и для вашего руководителя, его руководителя… и, возможно, даже для руководителя вашего руководителя! (Источник)
Визуализируйте ваш таймлайн
Альтернативой канбану является диаграмма Ганта. Диаграммы Ганта позволяют наглядно отслеживать прогресс вашего рабочего процесса во времени, а не только по этапам, чтобы оценить, сколько времени занимает выполнение каждой задачи на каждом этапе.В нашем шаблоне Трекера задач каждый тип задачи выделен цветом, а названия типов можно редактировать на вкладке "Поля". По мере продвижения участники команды могут редактировать индикаторы выполнения на активной стадии, изменяя процент выполнения рядом с полосой. Это обеспечивает прозрачность и ответственность всей команды, позволяя фиксировать прогресс по активным задачам в реальном времени.
В нашем дашборде задач также представлены дополнительные диаграммы, включая круговые диаграммы "Задачи по типу" для просмотра количества задач каждого типа, столбчатую диаграмму "Время с момента создания задачи", а также диаграмму "Время на решение", которая отслеживает среднее время решения задачи, и столбчатые диаграммы, сортирующие задачи по приоритету, стадии или любому другому критерию, который вы хотите использовать для анализа каждого типа задачи.
Вот и все, что нужно для создания собственного шаблона трекера задач в Google Sheets или Excel. Если вы хотите сэкономить время и избежать лишней работы, просто скачайте бесплатную версию нашего шаблона и попробуйте его в действии.Для получения дополнительных инструментов, повышающих продуктивность всей вашей команды, ознакомьтесь с нашим [related bracelet="todosheet"] шаблоном электронной таблицы прямо сейчас.
