अंतिम प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण-पेटी

सारांश

क्या आपने कभी एलन मस्क की तरह एक परियोजना चलाने की इच्छा की है? गोल्डमन सैक्स के वित्तीय विश्लेषक की तरह एक परियोजना की सफलता का अनुमान लगाने की क्षमता के बारे में क्या कहना? यहां हर परियोजना के नेता को उनके उपकरण बक्से में सफलता की सुनिश्चितता के लिए जरूरत होती है अंतिम प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण-पेटी। आपको आंतरिक दर लाभ की गणना करने, मोंटे-कार्लो विश्लेषण करने, RACI मैट्रिक्स के साथ टीमों को प्रबंधित करने, एक परियोजना चार्टर लिखने, डैशबोर्ड और गैंट चार्ट के साथ परियोजना की स्थिति का पता लगाने और एक पोस्ट मॉर्टम सर्वेक्षण करने की जानकारी मिलेगी।

परिणाम

इस ढांचे के साथ, आप परियोजना प्रबंधन के विभिन्न चरणों को सीखेंगे, जैसे कि अपनी परियोजना की व्यावहारिकता का मूल्यांकन करना, अपनी टीम को प्रबंधित करना, अपनी प्रगति का पता लगाना और अपनी अगली परियोजना के लिए मूल्यवान लाभ के साथ अपनी परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करना। हम SpaceX, Instagram, Microsoft की तरह कंपनियों के वास्तविक जीवन के उदाहरणों का उपयोग करेंगे, और Amazon से एक अक्सर भूल गई परियोजना प्रबंधन विफलता भी साझा करेंगे और आप कैसे समान त्रुटियों से बच सकते हैं।

उपकरण की विशेषताएं

RACI असाइनमेंट ढांचा

एक बार जब आपको अपनी परियोजना के जोखिम और संभावित इनाम का पता चल जाता है, तो यह समय होता है भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को सौंपने का।

2015 में, Instagram के इंजीनियरिंग के प्रमुख के पास एक समस्या थी - कंपनी के पास कर्मचारी संतुष्टि के सर्वेक्षण में एक कम पारदर्शिता स्कोर था। उन्होंने पता लगाया कि समस्या निर्णय कैसे लिए जाते हैं, इसके पीछे की स्पष्टता की कमी थी।मुद्दा निर्णयों के बारे में संचार नहीं था, बल्कि निर्णय क्यों लिए गए थे, इसके बारे में संचार था। तो Instagram ने अपनी स्पष्टता समस्या कैसे हल की? एक ढांचा जिसे [related bracelet="raci"] कहा जाता है। (स्लाइड 23)

RACI का मतलब होता है Responsible, Accountable, Consulted और Informed। RACI ढांचे के तहत, भूमिकाएं निर्धारित की जाती हैं कि कौन जिम्मेदार है एक निर्णय के लिए, कौन उत्तरदायी है उस निर्णय के लिए, किसे परामर्श किया जाता है निर्णय अंतिम रूप दिए जाने से पहले और किसे सूचित किया जाता है निर्णयों के बारे में जब वे बनाए जाते हैं। RACI का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि सभी हितधारक अपनी जिम्मेदारियों को जानते हैं, संसाधनों का उचित आवंटन सुनिश्चित करते हैं, और पारदर्शिता पैदा करते हैं ताकि सभी एक ही पृष्ठ पर हों और उन्हें वे जिम्मेदार हैं, उसके लिए उत्तरदायी ठहराया जा सके।

Instagram के मामले में, कम निर्णयकर्ता और निर्णय कौन ले रहा था, इसके आसपास अधिक पारदर्शिता ने टीमों को तेजी से आगे बढ़ने की संभावना बनाई। नेताओं को अधिक उत्तरदायी ठहराया गया और RACI ढांचे को कंपनी के भर में स्केल किया गया।

प्रोजेक्ट चार्टर

आपने टीम की भूमिकाओं को निर्धारित कर दिया है और हर कोई अपनी जिम्मेदारी जानता है परियोजना पर - लेकिन आप टीम को परियोजना के मुख्य लक्ष्य पर कैसे केंद्रित रखते हैं, विशेष रूप से लंबे समयावधि के दौरान?

2002 में, इलॉन मस्क ने मार्स पर मानवों को भेजने के अपने सपने की शुरुआत करने के लिए एक रॉकेट खरीदना चाहा।हालांकि, एक खरीदने की कीमत $65 मिलियन डॉलर तक हो सकती है। मस्क ने "प्रथम सिद्धांत" नामक अवधारणा का उपयोग किया ताकि वह सोच सके कि वह कितना खर्च कम कर सकते हैं ताकि वित्तीय समस्या का समाधान कर सकें। यह निकला कि कच्चे माल की कीमत एक रॉकेट की कीमत के केवल दो प्रतिशत होती है, इसलिए उन्होंने कच्चे माल खरीदे और स्वयं एक बनाया। मस्क ने न केवल एक रॉकेट लॉन्च करने की लागत को 10x कम किया, बल्कि इसे मुनाफे में किया। परिणामस्वरूप, SpaceX अब सितंबर 2021 के अनुसार लगभग $74 बिलियन के लगभग मूल्यवान है।

अपने प्रोजेक्ट्स पर प्रथम सिद्धांतों की अवधारणा को लागू करने के लिए, आप एक प्रोजेक्ट चार्टर का उपयोग कर सकते हैं जो सभी आंतरिक और बाहरी हितधारकों को एक सामान्य उद्देश्य के चारों ओर एकजुट करता है। प्रोजेक्ट चार्टर केवल आपके प्रोजेक्ट के लक्ष्यों के लिए "एलिवेटर पिच" नहीं होता है, बल्कि प्रोजेक्ट के दायरे को भी रूपरेखांकित करता है साथ ही इसकी तकनीकी आवश्यकताएं, जोखिम, बाधाएं, मान्यताएं और निर्भरताएं। प्रोजेक्ट के इन मूल सिद्धांतों ने प्रोजेक्ट के विकास के रूप में अपेक्षाएं निर्धारित की हैं, और इसे सच्चाई के स्रोत के रूप में उपयोग किया जा सकता है जो सभी हितधारकों को योजना का पालन करने के लिए जमीन पर रखता है।

प्रोजेक्ट चार्टर यह भी रूपरेखांकित करता है कि प्रोजेक्ट की समयरेखा और बजट, प्रमुख हितधारक जिम्मेदार हैं, और सफलता के मापदंड, ताकि सभी शामिल लोग जानते हों कि किसकी क्या जिम्मेदारी है और प्रोजेक्ट को पूरा करना कैसा दिखाई देना चाहिए।(स्लाइड 29-31)

प्रोजेक्ट डैशबोर्ड और गैंट चार्ट

तो अब जब आपकी योजना एक मजबूत आधार पर निर्मित है, तो वह योजना कैसी चल रही है?

सफल प्रोजेक्ट प्रबंधकों को अपने प्रोजेक्ट की स्थिति को चरणों और महत्वपूर्ण प्रदर्शन संकेतकों के आधार पर ट्रैक करने के लिए प्रोजेक्ट स्थिति डैशबोर्ड उपकरण की आवश्यकता होती है। यह डैशबोर्ड बाहरी हितधारकों और आंतरिक टीम सदस्यों को प्रोजेक्ट के अपडेट संचारित करने में मदद करता है। आप अपने समय को उत्पाद चरण और समयरेखा के खिलाफ संसाधन क्षमता के खिलाफ माप सकते हैं ताकि आप अपनी वर्तमान स्थिति को प्रोजेक्ट चार्टर में उल्लिखित लक्ष्यों के खिलाफ माप सकें। (स्लाइड 39-43)

अपनी प्रगति का पालन करने के लिए, अपनी गतिविधि की प्रगति को कई समयरेखाओं के खिलाफ आउटलाइन करने के लिए गैंट चार्ट का उपयोग करें, मासिक, त्रैमासिक, अर्धवार्षिक या पूरे वर्ष के दृश्यों के लिए विभिन्न दृश्यीकरण। (स्लाइड 44-50)

पोस्ट-मॉर्टम मीटिंग

प्रगति को ट्रैक करने और समय सारिणी पर रहने के उपकरणों के साथ, आपके पास अपनी अगली प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी संसाधन होने चाहिए - तो जब प्रोजेक्ट समाप्त हो जाता है तो आप क्या करते हैं?

2014 के जुलाई में, अमेज़न ने अपना खुद का स्मार्टफोन, अमेज़न फायर फोन कहलाने वाला, लॉन्च किया। लेकिन लॉन्च के दो महीने बाद, अमेज़न ने फोन को प्रैक्टिकली फ्री बनाने के लिए बड़े छूट देना शुरू कर दिया था एक अनुबंध के साथ।उसके एक महीने बाद, अमेज़न ने फ़ायर फ़ोन इन्वेंटरी के लगभग $170 मिलियन को नुकसान के रूप में लिख दिया, अंततः उत्पाद को पूरी तरह से बंद कर दिया। जबकि अमेज़न का किंडल ई-रीडर एक विशाल सफलता थी जिसने चलते-फिरते पढ़ने की सुविधा सुनिश्चित की, फ़ायर फ़ोन आगमन पर ही मर चुका था। तो अमेज़न ने कहां गलती की? अमेज़न ने संभवतः एक []boldpost mortem meeting.[/bold](स्लाइड 54)

अपनी अगली परियोजना पर भविष्य में सफलता सुनिश्चित करने के लिए, एक पोस्ट-मॉर्टम बैठक आयोजित करने की सुनिश्चित करें जहां आप team survey करके जान सकते हैं कि आपकी टीम को लगता है कि परियोजना कहां सफल रही या सुधार के लिए कहां स्थान है। आप परियोजना को पूरी तरह से या इसकी व्यक्तिगत उपलब्धियों को सर्वेक्षण कर सकते हैं। आप टीम के सहयोग और उत्पादकता को भी सर्वेक्षण कर सकते हैं, या अपने प्रबंधन शैली को सर्वेक्षण करके जान सकते हैं कि आप अपने परियोजना प्रबंधन को कैसे सुधार सकते हैं। ये पोस्ट-मॉर्टम सर्वेक्षण सभी से प्रतिक्रिया इकट्ठा करते हैं ताकि आप अपनी अगली परियोजना को एक और अधिक सफलता में बदल सकें।

अमेज़न के मामले में, एक पोस्ट-मॉर्टम ने यह खुलासा किया कि बजाय अमेज़न के टिप्पणी पर जो उपभोक्ता चाहता है, उन्होंने एक ऐसा फ़ोन बनाया जिसे कोई नहीं चाहता था जब सभी उपभोक्ता को एक नया ऐप या दो चाहिए था।

IRR calculation

एक परियोजना शुरू होने से पहले, आपको यह जानना होगा कि इसकी लागत कितनी होगी।

Goldman Sachs के अनुसार, 2021 में $504 बिलियन डॉलर के शेयर खरीदने के आदेश जारी किए गए थे - यह 22 सालों में सबसे अधिक था। Microsoft ने सितम्बर में अपने $60 बिलियन डॉलर के शेयर खरीदने के कार्यक्रम की घोषणा करके सुर्खियों में आया। तो Microsoft जैसी कंपनियां शेयर खरीदने में इतनी अधिक पूंजी का निर्णय कैसे लेती हैं? उत्तर है (स्लाइड 8)

किसी परियोजना की लागत की गणना करने के लिए, परियोजना प्रबंधकों का एक उपकरण उपयोग करते हैं जिसे आंतरिक दर वापसी, या IRR, सूत्र कहते हैं। IRR गणनाएं एक परियोजना के खर्च के खिलाफ इसके संभावित लाभों को तौलने के लिए की जाती हैं। कॉर्पोरेशन IRR का उपयोग शेयर खरीदने के कार्यक्रमों का मूल्यांकन करने के लिए करते हैं। Microsoft के मामले में, Microsoft ने IRR गणनाओं का उपयोग करके निर्धारित किया कि अपने खुद के शेयरों का अधिक अधिग्रहण करना दूसरी कंपनी की अधिग्रहण से लंबे समय तक बेहतर निवेश होगा।

आमतौर पर, IRR की गणना Microsoft Excel के माध्यम से की जाती है, क्योंकि हाथ की गणनाएं बहुत सारी प्रयास और त्रुटियां मांगती हैं। अपनी परियोजना की IRR का निर्धारण करने के लिए, निवेश की प्रारंभिक लागत और यह कितना भविष्य के नकद प्रवाह ला सकता है, का अनुमान लगाएं। आप इन मान्यताओं का उपयोग करते हैं और उन्हें IRR सूत्र में डालते हैं ताकि देखा जा सके कि क्या नकद प्रवाह निवेश की प्रारंभिक आवश्यकता को नकारते हैं ताकि परियोजना का वर्तमान मूल्य शून्य हो जाए। (स्लाइड 7)

एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपको हमेशा उच्चतम वर्तमान मूल्य वाली परियोजना को चुनना चाहिए, न कि उच्चतम IRR।यह इसलिए है क्योंकि IRR एक निवेश को वसूलने के लिए सबसे कम स्तर की वापसी है, जबकि एक उच्च नेट वर्तमान मूल्य एक परियोजना के दीर्घकालिक मूल्य को दर्शाता है।

मोंटे-कार्लो विश्लेषण

एक बार जब आपको एक परियोजना की लागत और लाभ का पता चल जाता है, तो आपको इससे जुड़े जोखिमों की गणना भी करनी होगी। कई परियोजना प्रबंधकों को एक बड़े नए उपक्रम को शुरू करने से पहले संभावित नकारात्मक मुद्दों का पता लगाने के लिए एक परियोजना जोखिम विश्लेषण करने की आवश्यकता होती है।

गोल्डमन सैक्स के पास एक नया प्रौद्योगिकी है जिसका वह अपने जोखिम विश्लेषण करने के लिए उपयोग करने की योजना बना रहा है: निकट-क्वांटम कंप्यूटर। गोल्डमन विश्लेषकों द्वारा वर्तमान में उपयोग किए जाने वाले जोखिम विश्लेषण मॉडल को बहुत सारी कंप्यूटिंग शक्ति की आवश्यकता होती है और यह अक्सर रात भर किया जाता है। जबकि एक पूरी तरह से क्वांटम कंप्यूटर इन सिमुलेशनों को हजार गुना तेजी से कर सकता है, यह प्रौद्योगिकी अभी दस साल दूर है। हालांकि, निकट-क्वांटम कंप्यूटर इन सिमुलेशनों को 100x तेजी से चला सकते हैं और ये पांच साल या उससे कम समय में तैयार हो सकते हैं।

इन सिमुलेशनों को चलाने का फॉर्मूला मोंटे-कार्लो विश्लेषण, कहलाता है, जिसका उपयोग विभिन्न परिणामों की संभावना का अनुमान लगाने के लिए किया जाता है जब यादृच्छिक चर को जोड़ा जाता है। एक मोंटे-कार्लो विश्लेषण का उपयोग करने के लिए, एक अनिश्चित चर को कई मूल्यों को आवंटित करें ताकि परिणामों की एक श्रृंखला मिल सके। एक अनुमान प्राप्त करने के लिए औसत लें, जो आमतौर पर एक घंटी के आकार का होता है। औसत वापसी सबसे संभाव्य परिणाम बन जाती है, जिसमें वापसी अधिक या कम होने की समान संभावना होती है।

मोंट कार्लो के काम करने के तरीके के कारण, यह माना जा सकता है कि अंतिम परिणाम की 95% संभावना औसत से दो मानक विचलन के भीतर होगी।(स्लाइड 12)

परियोजना प्रबंधकों को सफल बनाने वाले अधिक उपकरणों पर, इस ढांचे को डाउनलोड करें। आपको लागत अनुमान सारणियां, नेट वर्तमान मूल्य कैलकुलेटर, परियोजना लाभ मानचित्र, परियोजना डिजाइन संरचना मैट्रिक्स, कार्य विभाजन संरचनाएं, महत्वपूर्ण पथ आरेख, कानबान बोर्ड्स और बहुत कुछ अतिरिक्त प्राप्त होगा।आनंद लें!