¿Necesita una hoja de cálculo para gestionar el inventario entrante? Hemos creado una plantilla de hoja de cálculo Gestión de Inventario en Excel y Google Sheets para gestionar las entradas de materiales y los productos que se crean. Nuestra plantilla de hoja de cálculo Gestión de Inventario incluye un libro mayor para rastrear pedidos y niveles de inventario tanto de materiales como de productos producidos. Los paneles de control visualizan las métricas más importantes relacionadas con el valor total del inventario, las fechas de vencimiento, los materiales más demandados y la ingesta máxima versus mínima de pedidos. Aquí le mostramos cómo utilizar la plantilla de hoja de cálculo de gestión de inventario que hemos creado para gestionar y visualizar fácilmente los niveles de inventario de materiales.
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Supongamos que un restaurador quiere utilizar esta plantilla de hoja de cálculo de inventario para gestionar el inventario de una nueva hamburguesería. En la pestaña Campos, personalice el nombre del informe, los tipos de estado comunes de los pedidos de material y las entradas para evaluar la calidad del inventario en stock, ya que el desperdicio de alimentos es una gran parte de las revisiones de inventario de un restaurante.
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Las ubicaciones de almacenamiento, como refrigeradores comerciales, congeladores y estantes de reserva, pueden especificarse hasta el pasillo, sector o nombre del estante. Utilice identificadores personalizados para identificar estas ubicaciones más tarde.
Los SKU de materiales, como la carne, el queso, los panecillos, la lechuga y los pepinillos, se definen a continuación.Al lado de esto, ingrese los SKU de los productos para los elementos de su menú, junto con el nombre del artículo, la unidad y la descripción.
Finalmente, la pestaña Campos del proveedor tiene en cuenta a los proveedores más utilizados y su información más relevante. Si necesita agregar más filas para proveedores, ubicaciones o SKU adicionales, simplemente agréguelos por encima del borde gris de cada sección.
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Cuando realiza un pedido a su proveedor de alimentos, un pedido puede contener muchos artículos. Por lo tanto, cuando se recibe un nuevo pedido de materiales, vaya a la pestaña Pedidos de materiales e ingrese el número de pedido en la primera columna. La fila del pedido ahora aparece en amarillo. En la fila del pedido, complete el resto de la información del pedido, como la fecha y el estado del pedido, la fecha de envío, cualquier tarifa del transportista, el número de seguimiento, la fecha de llegada del pedido, la condición al recibirlo y el proveedor.
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Debajo de esto, todos los SKU de los materiales de los ingredientes, como tomates, carne, panecillos y pepinillos - ¡no podemos olvidar esos pepinillos! - luego se pueden enumerar junto con la cantidad de cada ingrediente pedido y su precio unitario. Para realizar un nuevo pedido de ingredientes, vaya a la siguiente fila vacía e ingrese un nuevo número de pedido, y bam - nueva fila de pedido.
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Todos estos ingredientes ahora se suman en la pestaña Inventario de materiales bajo la columna "Cantidad pedida".En este caso, hemos pedido hasta la fecha mil libras de carne de res. Pero también perdemos carne de res a medida que vendemos nuestras hamburguesas, lo cual la columna "Stock calculado" tiene en cuenta. Resta la "Cantidad utilizada" de la "Cantidad pedida." Este cálculo se encuentra en la pestaña "Producción" a la que llegaremos en un minuto.
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Utilice la casilla de verificación en la parte superior para indicar el día en que se realizó una comprobación manual del inventario y el número de días hasta que se deba realizar la próxima comprobación del inventario. A medida que se realizan las comprobaciones manuales del stock de inventario, la columna "Stock QA'd" tiene en cuenta el deterioro de los alimentos, el robo o los artículos contados de manera incorrecta. Utilice la sección "Requisitos de reposición de stock" para establecer el stock mínimo y máximo de cada ingrediente necesario en mano todos los días, más el tiempo de demora en días que se tarda en reponer esos ingredientes. Si la columna "Cantidad pedida" es menor que el mínimo, la columna de stock calculado se marcará en rojo para indicar que es necesario un nuevo pedido.
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La sección "Almacenamiento" indica dónde se encuentran los artículos. Si varios artículos con el mismo SKU se encuentran en diferentes ubicaciones, cree una nueva ID de ubicación que sea lo suficientemente amplia para abarcar todas las ubicaciones.
Por último, la sección "Expiración" define el tiempo de expiración y qué ubicación elegir primero para asegurar que los ingredientes correctos se están moviendo en el momento adecuado. Por ejemplo, los tomates se echan a perder después de una semana, por lo que se debe marcar la fecha de expiración como siete días.La carne de res congelada puede durar de tres a cuatro meses. El Tablero de Materiales visualiza estos datos para rastrear las principales métricas de inventario. Los filtros en la parte superior peinan estos datos por fecha de pedido o por SKU de material específico. En este ejemplo, podemos ver cuánta carne de res tenemos en stock, la última cantidad recibida, el valor actual ordenado y su precio unitario promedio. El valor del inventario se visualiza entonces como un gráfico de pastel y un gráfico de barras.
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Debajo de eso se encuentra la sección de "Expiración". Aquí, los "10 materiales principales basados en el tiempo de expiración" (ya sea el más corto o el más largo) y los "10 materiales principales a punto de expirar" basados en el rango de fechas seleccionado en el filtro de arriba se visualizan.
A continuación, el precio unitario histórico, el movimiento a lo largo del tiempo y la cantidad total de stock durante el período de filtro dado del SKU específico seleccionado nos permite evaluar qué tan rápido nos movemos a través de nuestro suministro de carne de res y si necesitamos cambiar nuestros hábitos de pedido.
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Recuerde, si desea utilizar esta hoja de cálculo Gestión de Inventario para reemplazar su costoso software de gestión de inventario y gestionar mejor su almacenamiento de inventario de materiales, puede descargarla y personalizarla ahora mismo.
¿Entonces cómo contabiliza los elementos del menú que hace con todos estos ingredientes? Ahí es donde entra la pestaña Producción.Al igual que la pestaña Pedidos de materiales, primero, ingrese la fecha de producción y el SKU del producto que se está produciendo. Digamos que produjimos y servimos 50 hamburguesas clásicas en nuestro día de apertura. Bajo la fila de Producción, las cantidades de materiales utilizados para hacer todas esas hamburguesas, como carne de res, lechuga romana, salsa especial, cebollas rojas encurtidas y pan de brioche, pueden ser contabilizadas. Todas estas cantidades de ingredientes se suman luego en la columna "Cantidad utilizada" de la pestaña Materiales pedidos.
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La pestaña de producción también suma el precio unitario de todos estos materiales junto con un cálculo básico para el costo unitario promedio por cantidad producida. Esto puede ayudar a calcular su porcentaje de costo de alimentos a simple vista para fijar correctamente el precio de sus productos. La pestaña Inventario de productos cuenta cuántos productos ha producido, con la opción de contar manualmente cuántos se han vendido.
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En el caso de nuestro restaurante de hamburguesas, estos deberían ser el mismo número, pero otras industrias pueden producir más artículos de los que venden. Los filtros de stock mínimo y máximo, la ubicación de almacenamiento, el valor unitario del producto y la fecha de vencimiento también pueden definirse para cada producto en inventario. En la pestaña Tablero de productos, podemos seleccionar un SKU de producto específico para evaluar cuántos de cada producto hemos producido y el valor promedio del inventario.
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Los gráficos anteriores evalúan el valor total del inventario en producción y los productos basados en su tiempo de caducidad, así como una tabla para definir los materiales mínimos necesarios para fabricar el producto seleccionado y los niveles de stock actuales de esos ingredientes para asegurarte de que siempre estás debidamente abastecido. Con gráficos fáciles de leer que organizan tu gestión de inventario, este panel resuelve tus dolores de cabeza de gestión de inventario. Y recuerda, puedes descargar y personalizar esta plantilla de Gestión de Inventario en Microsoft Excel o Google Sheets ahora mismo. Ahora, ve a revisar nuestra Panel de Control de Contabilidad para gestionar tus libros tan fácilmente como gestionas tu inventario.
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