Plan de Proyecto

Sinopsis

¿Necesita mantener a su equipo comprometido y los proyectos en el calendario? Hemos creado una plantilla de hoja de cálculo Plan de Proyecto que tiene todo lo que necesita para organizar, coordinar, gestionar y planificar su próximo proyecto. Nuestra plantilla Plan de Proyecto incluye una carta de proyecto, registro de interesados, lista de tareas, matrices de triage, tablero de riesgos y visualizaciones para seguir su progreso, ya sea con Kanban o el marco de gestión de proyectos Agile. Independientemente de su estilo de gestión y preferencias de diseño del plan de proyecto, esta plantilla se puede descargar y personalizar completamente para sus necesidades. Ahora revisemos cómo usar esta hoja de cálculo para sus necesidades de gestión de proyectos.

Questions and answers

How can this spreadsheet template support different project plan layout preferences?

View answer

The spreadsheet template supports different project plan layout preferences by being fully customizable. It includes various features such as a project charter, stakeholder register, task list, triage matrixes, risk dashboard, and visualizations. These can be adapted to track progress using either Kanban or the Agile project management framework, depending on your management style and project plan layout preferences.

What are some best practices for using visualizations in project management?

View answer

Some best practices for using visualizations in project management include using a project charter, stakeholder register, task list, triage matrixes, and risk dashboard. Visualizations can be used to track progress, either with Kanban or the Agile project management framework. It's important to customize these tools to fit your management style and project plan layout preferences.

View all questions

Ask follow up

Construya y personalice su plantilla de gestión de proyectos

Comience con la pestaña Campos, donde los campos esenciales están organizados de acuerdo con las pestañas que los referencian. Bajo Kanban, defina la prioridad y las etapas que su proyecto referenciará. Bajo Carta, liste los miembros del equipo y los niveles de interés e influencia por los que serán evaluados. Bajo Riesgo, defina los niveles de probabilidad y severidad que utiliza su organización, que también aparecen abajo en la matriz de riesgos. Y bajo Triage, incluya los niveles de urgencia e importancia, así como impacto y esfuerzo utilizados en las matrices de triage, pueden ser personalizados.

Questions and answers

How does the Project Plan spreadsheet help in defining the priority of a project?

View answer

The Project Plan spreadsheet helps in defining the priority of a project by allowing you to define the priority and stages under the Kanban tab. It also allows you to list team members and their levels of interest and influence under the Charter tab. Furthermore, you can define the levels of likelihood and severity your organization uses under the Risk tab, which also appear in the risk matrix. Lastly, under the Triage tab, you can include the levels of urgency and importance, as well as impact and effort used in the triage matrixes.

What is the importance of defining the levels of urgency in the Triage tab?

View answer

Defining the levels of urgency in the Triage tab is important as it helps in prioritizing tasks or issues based on their urgency. This allows for efficient allocation of resources and ensures that critical issues are addressed promptly. It also aids in decision-making processes by providing a clear understanding of what needs immediate attention.

View all questions

Ask follow up

Establezca la estructura correcta e inicie el proyecto

La Carta del Proyecto permite a los PMs agregar todos los detalles específicos relacionados con el alcance, liderazgo, presupuesto, restricciones, hitos y plazos de este proyecto. Debajo de la carta del proyecto, el registro de interesados del proyecto enumera todos los roles relevantes, su información de contacto, si son internos o externos, su nivel de interés e influencia en el proyecto, y cualquier expectativa o requisito de comunicación específico. ¿Sabía que los PMs pasan el 90% de su tiempo comunicándose?

Questions and answers

What are some strategies for effective task triage in project management?

View answer

Effective task triage in project management can be achieved through several strategies. First, prioritize tasks based on their urgency and importance. Second, delegate tasks appropriately among team members based on their skills and workload. Third, use project management tools to track and manage tasks. Fourth, regularly review and adjust task priorities as needed. Lastly, communicate effectively with the team to ensure everyone is aware of their responsibilities and deadlines.

How can a project manager ensure that all tasks are completed on time?

View answer

A project manager can ensure that all tasks are completed on time by creating a detailed project plan that includes all tasks, their dependencies, and deadlines. They should also monitor the progress of the project regularly and adjust the plan as necessary. Communication is key in project management, so the project manager should keep all stakeholders informed about the project's progress and any changes to the plan. They can also use project management tools to track tasks and deadlines.

View all questions

Ask follow up

Sin embargo, el 47% de los equipos calificaron las reuniones como su mayor pérdida de tiempo, así que tome en serio sus requisitos de comunicación preferidos. En la parte inferior, los cálculos del presupuesto del proyecto incluyen el costo total, el costo planificado y real, el presupuesto restante y el porcentaje utilizado hasta la fecha. Estos cálculos obtienen sus datos de la lista de tareas.

Questions and answers

What are some tips for effective task list management in a project?

View answer

Some tips for effective task list management in a project include: prioritizing tasks based on their importance and urgency, breaking down larger tasks into smaller, manageable parts, setting realistic deadlines for each task, using a task management tool to keep track of tasks and their progress, regularly reviewing and updating the task list, and delegating tasks appropriately among team members.

How can the percent used to date be minimized in a project?

View answer

The percent used to date in a project can be minimized by efficient budget management. This includes careful planning, regular monitoring of actual costs against planned costs, and taking corrective actions when necessary. It's also important to avoid unnecessary expenses such as unproductive meetings, which are considered a major time-waster by many teams.

View all questions

Ask follow up

Lista de tareas

En la pestaña Lista de tareas, ingrese todas las tareas que componen un proyecto dado. Comience con las entradas de tareas generales, incluyendo un ID personalizado, el título de la tarea, los miembros del equipo responsables y las barras de progreso del trabajo. Estas barras de progreso son editables, por lo que los PMs pueden seguir el progreso del trabajo a medida que se completa en tiempo real. A continuación, ingrese la fecha de inicio, la fecha de vencimiento y la fecha de finalización final.Las secciones de kanban y ágil son campos opcionales para visualizar su cronograma de planificación de proyectos.

Questions and answers

How does the Project Plan spreadsheet align with agile and kanban methodologies?

View answer

The Project Plan spreadsheet aligns with agile and kanban methodologies by providing sections for visualizing your project planning timeline. In the Tasks list tab, you can enter all the tasks that make up a given project, including a custom ID, the task title, responsible team members, and work progress bars. These progress bars are editable, so project managers can track work progress as it's completed in real-time. The start date, due date, and final finish date can also be entered. The kanban and agile sections are optional fields that can be used to visualize your project planning timeline in accordance with these methodologies.

What are the main components of the Project Plan spreadsheet?

View answer

The main components of the Project Plan spreadsheet are the Tasks list tab, task inputs, progress bars, and date fields. In the Tasks list tab, you enter all the tasks that make up a project. The task inputs include a custom ID, the task title, responsible team members, and work progress bars. The progress bars are editable, allowing project managers to track work progress in real-time. The date fields include the start date, due date, and final finish date. Optional fields for kanban and agile visualizations are also present to aid in project planning timeline.

View all questions

Ask follow up

Ahora, ingrese los datos financieros para cada tarea. Estos incluyen el costo base, el valor justo de mercado esperado para la tarea; el presupuesto planificado, la cantidad de dinero reservada para esta tarea; el costo real, o la cantidad del presupuesto gastado hasta la fecha. Finalmente, está el presupuesto restante, o la cantidad de dinero de su presupuesto planificado restante.

Questions and answers

What is the impact of poor project performance on the overall investment in the United States?

View answer

Poor project performance can have a significant impact on overall investment in the United States. For every $1 billion invested, $122 million is wasted due to a lack of project performance. This waste can lead to reduced profitability, lower investor confidence, and potential financial instability for businesses. It also highlights the importance of effective project management and performance monitoring to ensure investments are utilized efficiently.

How does the Project Plan spreadsheet help in managing project timelines and defining risks?

View answer

The Project Plan spreadsheet is a powerful tool for managing project timelines and defining risks. It allows you to triage tasks, define risks, and manage timelines with kanban or agile visualizations. It helps in defining the scope of a project with a project charter and listing important team members. The spreadsheet also provides real-time updates on financial data for all tasks, which aids in budget management. It calculates the used percent by dividing the actual cost by the planned budget, providing insights into the project's financial performance. Moreover, it forecasts the overall project cost based on the work progress percentage, helping in future financial planning.

View all questions

Ask follow up

Esto se calcula restando el costo real del presupuesto planificado. Y si es negativo, eso significa que ha superado el presupuesto. El porcentaje utilizado se calcula automáticamente dividiendo el costo real por el presupuesto planificado. Y el costo pronosticado lineal divide el costo real por el porcentaje de progreso del trabajo para determinar cuánto costará probablemente el proyecto en general. Los datos financieros de todas las tareas se suman para definir el presupuesto general. Estos campos están destinados a ser actualizados en tiempo real. Por cada $1 mil millones invertidos en los Estados Unidos, se desperdiciaron $122 millones debido a la falta de rendimiento del proyecto.

Ask follow up

Así que asegúrese de mantener su lista de tareas al día, para que su presupuesto de proyecto general también esté al día. Por último, puede definir cualquier riesgo asociado con la tarea, y los niveles de importancia, urgencia, impacto en el proyecto general.

Estas entradas permiten a todos los interesados evaluar las posibles áreas de riesgo para planificar y clasificar las tareas según su importancia e impacto. ¡No olvide, puede descargar y personalizar esta plantilla de plan de proyecto ahora mismo!

Tome en cuenta los riesgos y clasifique las tareas para priorizar.

Bajo la pestaña Clasificación, clasifique las tareas y determine cuáles son las más importantes. Primero, utilice una matriz de prioridad de acción para analizar el impacto de una tarea versus el esfuerzo requerido para priorizar el trabajo. Cualquier tarea en el cuadrante de alto impacto y bajo esfuerzo son victorias rápidas y deben ser completadas en primer lugar. Cualquier tarea que sea de alto impacto y alto esfuerzo son proyectos mayores que deben ser priorizados sobre las tareas de relleno y sin agradecimiento a continuación.

Ask follow up

¿Y si el objetivo es priorizar las tareas en función de su nivel de urgencia? La matriz de Eisenhower a continuación clasifica las tareas en función de su urgencia e importancia. Por ejemplo, cualquier tarea que sea tanto urgente como importante se representa en el cuadro verde y debe ser "realizada" inmediatamente. Mientras que aquellas que son importantes pero no urgentes deben ser planificadas en consecuencia, y aquellas en el cuadrante urgente pero no importante deben ser delegadas a otros para su completación. ¿Algo que no es urgente y no es importante? Eliminar.

Ask follow up

Cada riesgo está etiquetado de acuerdo con el ID de la tarea asociada con cada tarea en la lista de Tareas. Para definir estos riesgos, ingrese sus detalles en la columna de descripción de riesgo, para que los miembros del equipo sepan qué es lo más importante en juego con cada tarea. El análisis es poder, y esta pestaña está destinada a prever cuellos de botella para que pueda ser preventivo en sus acciones prescriptivas para evitar cuellos de botella, desviaciones del alcance o incluso peores resultados antes de que ocurran.

Ask follow up

Kanban o Agile

Para visualizar la línea de tiempo de gestión de proyectos en tiempo real, hemos proporcionado vistas tanto de kanban como de agile. El tablero Kanban utiliza un sistema de etapas que codifica las tarjetas por colores según su nivel de prioridad e incluye una barra de progreso que muestra cuánto ha avanzado cada tarea. Un límite de trabajo en curso en la parte superior prohíbe que cualquier etapa en particular se sobrecargue demasiado. Si una etapa específica excede el límite del número de tareas permitidas en esa etapa, las tareas excesivas se agregan a la columna de cola respectiva de esa etapa. Los elementos en la cola luego se cargan de nuevo en la etapa cuando se completan otras tareas.

Ask follow up

Mientras que Kanban funciona con el marco de gestión Agile, la pestaña Agile proporciona una sencilla visualización de gráfico de Gantt para mostrar las tareas por sus sprints. Los sprints se definen en la lista de tareas y aparecen primero en orden numérico, luego en orden alfabético. Con todas estas herramientas de gestión de proyectos, tendrás todo lo que necesitas para terminar cualquier proyecto a tiempo, siempre. Recuerda, puedes descargar y personalizar esta hoja de cálculo del plan de proyecto ahora mismo para ahorrar tiempo y horas de trabajo. Ahora, si quieres más herramientas de gestión de proyectos para presentar tus percepciones relacionadas con el proyecto a los stakeholders internos o externos, ve a revisar nuestra plantilla de presentación Plan de Proyecto explicativa ahora.

Ask follow up