ملخص
ما هو "كانبان"؟ كانبان هو إطار عمل لإدارة المشاريع يستخدم تصور بطاقات الملاحظات لتنسيق البطاقات على لوحة بحيث يمكن لأعضاء الفريق رؤية مكان كل مهمة أو مشروع في سلسلة من مراحل العمل. نظام كانبان، الذي اخترع في تويوتا، ساعد في تحويل الشركة المصنعة للسيارات من بيع أقل من ثلاثمائة سيارة في السنة إلى أحد أكبر مصنعي السيارات في العالم وتحقيق مئات المليارات من الإيرادات حتى عام 2021. فيما يلي، نشرح كانبان وأصوله، وكيف يعمل "لوح كانبان"، وكيف يمكنك تنزيل وتخصيص قالب الجدول الذي أنشأناه لوحة كانبان للبدء.
شرح كانبان
تم تطوير نظام كانبان بواسطة المهندس الصناعي تايتشي أوهنو في تويوتا في الخمسينيات. يأتي مصطلح كانبان من كلمتين يابانيتين، "كان" 看 والتي تعني الإشارة، و "بان" 板، والتي تعني اللوح، أي "لوحة الإشارة." تم تعميم المصطلح في اليابان حوالي القرن السادس عشر عندما انطلقت الاقتصاد وغمرت المدن اليابانية بالأعمال التجارية المتنافسة التي كانت بحاجة إلى لوحات إشارة فنية للتميز والتنافس على العملاء.لقد استمرت هذه التقاليد حتى اليوم في اللوحات الإعلانية النيون والـ LED و اللوحات الإعلانية ثلاثية الأبعاد التي تملأ المدن اليابانية. أفضل هذه اللوحات الإعلانية تواصلت قيمتها الأساسية بأكثر الطرق وضوحًا واختصارًا ممكنًا.
نظام كانبان الذي ابتكره أوهنو يستخدم بطاقات الإشارات على لوحة الإشارات لإظهار بصريا في أي مرحلة المهمة، وتوجيه المشاهدين حول الإجراءات التالية التي يجب اتخاذها في سير العمل. بكلمات أوهنو الخاصة، تم تصميم النظام، "لإنتاج ما هو مطلوب فقط، عندما يكون مطلوبًا وبالكمية المطلوبة." اخترع أوهنو هذا النظام بناءً على طلب الرئيس التنفيذي لتويوتا كيتشيرو تويودا، الذي أراد أن تنافس تويوتا بإنتاجية شركات السيارات الأمريكية في أقل من ثلاث سنوات. ومع ذلك، كانت الشركة في حالة سيئة لدرجة أنها لم تستطع حتى توظيف أي موظفين جدد. لم يكن لديهم المعدات التي كانت لدى الأمريكيين، ولم يستطيعوا توظيف أشخاص جدد، لذا كان عليهم تطوير نظام داخلي لزيادة إنتاجيتهم.
عمل تايتشي أوهنو طريقه إلى أعلى ليصبح مدير ورشة الآلات وأصبح في النهاية مديرًا.خلال هذا الوقت، حدد سبعة مجالات رئيسية للفاقد التي أسهمت في تقليل الأداء في الشركة. على وجه الخصوص، كانت تواجه مشكلات في الإنتاج الزائد وتخزين المواد الخام، مما أدى إلى الفاقد عندما كانت تتذبذب الطلبات من العملاء. لذا كان يتعين على أوهنو إنشاء نظام لإرسال إشارة عند الحاجة إلى منتج جديد، يمكن مشاركته مع خط الإنتاج ومورد المواد الخام في الوقت المناسب ...
جاء الإلهام في عام 1956 عندما ذهب أوهنو إلى الولايات المتحدة وزار سلسلة السوبر ماركت الأمريكية Piggly Wiggly. ألهمه النظام لاستخدام بطاقات ورقية عبر سلسلة التوريد لتتبع الطلب وإرسال الإشارات حسب الحاجة. ستكون هذه البطاقات مرتبطة بخط الإنتاج حتى يتم الانتهاء من بطاقة. ثم ستتم إرفاق البطاقة بالسيارة، وبمجرد بيعها، ستعود البطاقة إلى خط الإنتاج. فقط عندما تعود البطاقة إلى الخط يمكن للعمال بدء تطوير منتج جديد. حتى ذلك الحين، ستُحتفظ البطاقات في "قائمة الانتظار" حتى تصل إلى عدد معين، مما يشير إلى أن هناك طلبًا كافيًا للمتابعة. (المصدر)
لم تكن البطاقات مستخدمة فقط للسيارات - ولكن كل مادة في عملية الإنتاج كان لها بطاقة كانبان الخاصة بها حتى يعمل الموردون على نفس النظام. هذا أدى إلى تقليل التخزين، وتحسين الكفاءة، وتوفير الرؤية عبر سلسلة التوريد بأكملها. بحلول عام 1964، انتشر نظام كانبان في جميع أنحاء الشركة وتم استخدامه في جميع العمليات في تويوتا. وأدى في النهاية إلى نظام تويوتا الإنتاجي الأكبر، الذي يمكنك قراءة المزيد عنه في ملخص الكتاب ذي الصلة [related bracelet="toyo"] بنفس الاسم، أو مشاهدة فيديو حوله كجزء من شرح قالب العرض التقديمي [related bracelet="proopt"].
كيف تعمل لوحات كانبان
في هذه الأيام، لا يتم تنفيذ نظام كانبان بواسطة بطاقات ملاحظات فعلية. تم تبني كانبان في النهاية من قبل صناعة البرمجيات وغالبا ما يتم استخدامها مع طريقة إدارة المشروع الرشيقة أو النحيلة. الرشاقة هي أسلوب إدارة المشروع التكراري، حيث يقسم المدير مشروعًا كبيرًا إلى مشاريع أصغر يتم تخطيطها وتصميمها وبناؤها واختبارها بشكل فردي للشحن بشكل أسرع.بما أن أجايل هو فلسفة إدارة المشاريع، وكانبان هو أداة إدارة المشاريع، يمكن استخدام الاثنين في نفس الوقت وحتى دمجهما مع منهجية سكروم للعمل على مجموعة من المهام في فترة قصيرة تعرف بالسبرينت. (المصدر)
تتضمن لوحات كانبان الرقمية اليوم أعمدة ملونة، تمثل كل مرحلة عمل منفصلة، وبطاقات، تمثل المهام الفردية أو المشاريع التي يجب إنجازها. تأتي لوحات كانبان أيضًا عادة مع ما يعرف بحدود "WIP"، والتي تعني حدود "العمل الجاري". تحدد هذه الحدود عدد المهام في عمود/مرحلة معينة، بحيث لا تتراكم المهام في مرحلة واحدة وتصبح عقبة. يمكن استخدام المسارات السباحة لفصل المهام عبر الفرق، أو الأنشطة، أو أنواع الخدمة. (المصدر)
تستخدم لوحات كانبان الرقمية مثل تريلو من أتلاسيان نظام كانبان وتقدم وظائف إضافية لتنظيم المعلومات حول كل مهمة ومنتج.بهذه الطريقة، يمكن استخدام لوحات كانبان لإدارة المهام الشخصية، أو بناء تقويم تحريري، أو إدارة خط أنابيب المبيعات. يمكن أن تساعد في إدارة خريطة طريق تطوير المنتج أو تتبع قمع التوظيف. ولكن معظم المنظمات ومديري المنتجات لا يحتاجون إلى برنامج متقدم لإنشاء لوحة كانبان الخاصة بهم. كما أظهرت تويوتا، كل ما تحتاجه هو صورة واضحة لسير العمل الخاص بك، وطريقة لتصور مشروعك كما ينتقل من خلال كل مرحلة.
جدول بيانات لوحة كانبان
إدارة المهام بصريا
أولاً، أدخل جميع المهام لمشروع حالي على قائمة المهام. قم بتعيين كل مهمة لمرحلتها، والأولوية، والمالك المسؤول، وتاريخ البدء والانتهاء. ثم، تتبع العمل الجاري مع شرائط التقدم، وكم من الساعات استغرقت لإكمالها، وبمجرد الانتهاء، تاريخ الانتهاء النهائي. لتحرير هذه القوائم المنسدلة، يمكنك استخدام علامة التبويب الحقول، لإضافة أعضاء فريق جدد مسؤولين، ومراحل، ومستويات الأولوية. يمكنك أيضًا تحديد حد العمل الجاري، الذي هو جزء حاسم من كانبان.
في كانبان، يتم تلوين كل مهمة وفقًا لمستوى أولويتها، بحسب المرحلة التي توجد فيها. إذا وصلت مرحلة معينة إلى حد العمل الجاري، ستصبح عمود المرحلة رمادي اللون. يتم استخدام هذا حتى لا تصبح أي جزء من سير العمل مثقلًا.
عرض المهام الخاصة بك على التقويم
إذا كنت تفضل ترتيب مهامك وفقًا لتاريخ الاستحقاق القادم، يقوم التصور التقويمي بترتيب المهمة حسب أول تاريخ استحقاق في قائمتك، بحيث يمكنك رؤية عرض كامل للتقويم لمدة 12 شهرًا لجميع المهام القادمة.
عرض مهامك مع لوحة المعلومات
وتتبع لوحة المعلومات الإجمالي للمهام التي تم إكمالها مقابل تلك التي لا تزال قيد الإنجاز، بالإضافة إلى عدد المهام المخصصة لكل شخص وعبر كل مرحلة. وهذا كل ما تحتاج إلى معرفته حول كانبان. لا تنسى، يمكنك تنزيل وتخصيص هذا الجدول البيانات لوحة كانبان لاحتياجات إدارة المشروع الخاصة بك لتوفير الوقت وساعات العمل.
وإذا كنت ترغب في المزيد من أدوات الجدول لمساعدتك على تحقيق أهدافك الأكثر أهمية، فتحقق من قالب الجدول [related bracelet="todosheet"] لدينا بالإضافة إلى قالب العرض التقديمي [related bracelet="task"] لدينا للحصول على تصورات بديلة لتتبع المهام وأدوات إدارة المشاريع لإنجاز عملك في الوقت المحدد، في كل مرة.
