Sinossi
Cos'è il "Kanban"? Kanban è un framework di gestione dei progetti che utilizza una visualizzazione di biglietti per stilare le carte su un tabellone in modo che i membri del team possano facilmente vedere dove si trova ogni compito o progetto in una serie di fasi di flusso di lavoro. Il sistema Kanban, inventato alla Toyota, ha aiutato a trasformare il produttore di automobili da una vendita di meno di trecento auto all'anno a uno dei più grandi produttori di automobili al mondo e a realizzare centinaia di miliardi di ricavi nel 2021. Di seguito, spieghiamo Kanban e le sue origini, come funziona un "Tabellone Kanban" e come è possibile scaricare e personalizzare il modello di foglio di calcolo Tabellone Kanban che abbiamo creato per iniziare.
Kanban spiegato
Il sistema Kanban è stato sviluppato dall'ingegnere industriale Taiichi Ohno alla Toyota negli anni '50. Il termine Kanban deriva da due parole giapponesi, "Kan" 看 che significa segno, e "Ban" 板, che significa tabellone, aka "cartello." Il termine è stato popolarizzato in Giappone intorno al 1600 quando l'economia decollò e le città giapponesi furono invase da imprese in competizione che avevano bisogno di cartelli artistici per distinguersi e competere per i clienti.Questa tradizione è continuata fino ai cartelloni pubblicitari al neon, LED e 3D che popolano le città giapponesi oggi. I migliori di questi cartelloni comunicavano il loro valore fondamentale nel modo più chiaro e conciso possibile.
Il sistema Kanban di Ohno utilizza cartelli su un tabellone per mostrare visivamente in che fase si trova un compito e suggerire agli spettatori quali azioni intraprendere successivamente in un flusso di lavoro di processo. Nelle parole di Ohno, il sistema è stato progettato, "per produrre solo ciò che è necessario, quando è necessario e nella quantità necessaria." Ohno ha inventato questo sistema su richiesta del CEO di Toyota, Kiichiro Toyoda, che voleva che Toyota competesse con la produttività delle aziende automobilistiche americane in meno di tre anni. Tuttavia, l'azienda era in condizioni così precarie che non potevano nemmeno assumere nuovi dipendenti. Non avevano le attrezzature che avevano gli americani e non potevano assumere nuove persone, quindi dovevano sviluppare un sistema interno per aumentare la loro produttività.
Taiichi Ohno ha lavorato fino a diventare il responsabile dell'officina e alla fine è diventato un direttore.Durante questo periodo, ha identificato sette aree chiave di spreco che contribuivano a ridurre le prestazioni dell'azienda. In particolare, hanno affrontato problemi di sovrapproduzione e accumulo di materie prime, che creavano sprechi quando la domanda dei consumatori fluttuava. Quindi Ohno aveva bisogno di creare un sistema per segnalare quando era richiesto un nuovo prodotto, che potesse essere condiviso con la linea di produzione e il fornitore di materie prime al momento giusto...
La rivelazione è arrivata nel 1956 quando Ohno è andato negli Stati Uniti e ha visitato la catena di supermercati americana Piggly Wiggly. Il sistema lo ha ispirato a utilizzare schede di carta lungo la catena di approvvigionamento per tracciare la domanda e segnalare le azioni necessarie. Queste schede sarebbero state attaccate alla linea di produzione fino a quando una scheda non fosse terminata. La scheda sarebbe poi stata attaccata all'auto e, una volta venduta, la scheda sarebbe tornata alla linea di produzione. Solo quando la scheda sarebbe tornata alla linea, i lavoratori avrebbero potuto iniziare a sviluppare un nuovo prodotto. Anche in questo caso, le schede sarebbero state tenute in una "coda in attesa" fino a quando non avessero raggiunto un numero specifico, che indicava che c'era abbastanza domanda per continuare. (Fonte)
Le carte non venivano utilizzate solo per le auto - ma ogni materiale nel processo di produzione aveva la sua carta Kanban in modo che i fornitori lavorassero con lo stesso sistema. Questo ha ridotto l'accumulo di scorte, migliorato l'efficienza e fornito visibilità in tutta la catena di fornitura. Entro il 1964, il sistema Kanban si diffuse in tutta l'azienda e venne utilizzato in tutti i processi presso Toyota. Ha infine portato al più ampio sistema di produzione Toyota, di cui puoi leggere di più nel nostro [related bracelet="toyo"] riassunto del libro dello stesso nome, o guardare un video a riguardo come parte del nostro [related bracelet="proopt"] modello di presentazione esplicativo.
Come funzionano i tabelloni Kanban
Oggi, il sistema Kanban non viene eseguito con schede fisiche. Il Kanban è stato infine adottato dall'industria del software ed è spesso utilizzato con il metodo di gestione del progetto Lean o Agile. Agile è uno stile di gestione del progetto iterativo, in cui il manager suddivide un grande progetto in progetti più piccoli che vengono pianificati, progettati, costruiti e testati individualmente per essere consegnati più rapidamente.Poiché Agile è una filosofia di gestione dei progetti, e Kanban è uno strumento di gestione dei progetti, i due possono essere utilizzati simultaneamente e persino incorporati con la metodologia Scrum per lavorare su un gruppo di compiti in un breve periodo noto come sprint. (Fonte)
I tabelloni Kanban digitali di oggi incorporano colonne codificate a colori, che rappresentano ciascuna fase di lavoro separata, e carte, che rappresentano compiti o progetti individuali da realizzare. I tabelloni Kanban vengono anche tipicamente forniti con quello che è noto come limiti "WIP", che stanno per limiti di "lavoro in corso". Questi limitano il numero di compiti in una determinata colonna/fase, in modo che nessuna fase si accumuli e diventi un collo di bottiglia. Le corsie di nuoto possono essere utilizzate per separare i compiti tra team, attività o tipi di servizio. (Fonte)
I tabelloni Kanban digitali come Trello di Atlassian utilizzano il sistema Kanban e offrono funzionalità aggiuntive per organizzare le informazioni su ciascun compito e prodotto.In questo modo, i tabelloni Kanban possono essere utilizzati per gestire le cose da fare personali, costruire un calendario editoriale o gestire un pipeline di vendite. Possono aiutare a gestire una roadmap di sviluppo del prodotto o a tracciare un imbuto di reclutamento. Ma la maggior parte delle organizzazioni e dei product manager non ha bisogno di software avanzato per creare il proprio tabellone Kanban. Come ha dimostrato Toyota, tutto ciò di cui hai bisogno è un'immagine chiara del tuo flusso di lavoro e un modo per visualizzare il tuo progetto man mano che passa attraverso ogni fase.
Foglio di calcolo del tabellone Kanban
Gestisci i compiti visivamente
Prima di tutto, inserisci tutti i compiti per un progetto corrente nell'elenco dei compiti. Assegna a ciascun compito la sua fase, priorità, proprietario responsabile e data di inizio e di scadenza. Poi, traccia il lavoro in corso con le barre di avanzamento, quante ore ci sono volute per completarlo e, una volta completato, la sua data di fine finale. Per modificare queste tendine, puoi utilizzare la scheda campi, per aggiungere nuovi membri del team responsabili, fasi e livelli di priorità. Puoi anche impostare il tuo limite di lavoro in corso, che è una parte critica del Kanban.
Nel Kanban, ogni attività è codificata con colori in base al suo livello di priorità, a seconda della fase in cui si trova. Se una certa fase ha raggiunto il suo limite di WIP, la colonna della fase diventerà grigia. Questo viene utilizzato in modo che nessuna parte del flusso di lavoro venga sopraffatta.
Visualizza le tue attività su un calendario
Se preferisci ordinare le tue attività in base alla loro prossima data di scadenza, una visualizzazione del calendario ordina l'attività in base alla prima data di scadenza della tua lista, così puoi vedere una vista completa del calendario di 12 mesi di tutte le tue attività imminenti.
Visualizza le tue attività con un cruscotto
E il cruscotto traccia il numero totale di attività che sono state completate rispetto a quelle rimaste da finire, così come quante attività ci sono assegnate a ciascuna persona e attraverso ogni fase. E questo è tutto ciò che devi sapere sul Kanban. Non dimenticare, puoi scaricare e personalizzare questo foglio di calcolo Tabellone Kanban per le tue esigenze di gestione del progetto per risparmiare tempo e ore di lavoro.
E se desideri più strumenti di foglio di calcolo per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi più importanti, dai un'occhiata al nostro modello di foglio di calcolo [related bracelet="todosheet"] così come al nostro modello di presentazione [related bracelet="task"] per visualizzazioni alternative del tracciatore di compiti e strumenti di gestione del progetto per completare il tuo lavoro in tempo, ogni volta.
