概要
"カンバン"とは何ですか？カンバンは、ボード上のカードをスタイル化して、各タスクやプロジェクトがワークフローステージの一連の中でどこにあるかをチームメンバーが簡単に確認できるようにするプロジェクト管理フレームワークです。カンバンシステムは、トヨタで発明され、自動車メーカーを年間300台未満の販売から、2021年現在で何百億もの収益を上げる世界最大の自動車メーカーの一つに変えました。以下では、カンバンとその起源、"カンバンボード"の仕組み、そして私たちが作成したカンバンボードスプレッドシートテンプレートをダウンロードしてカスタマイズする方法について説明します。
カンバンの説明
カンバンシステムは、1950年代にトヨタの産業エンジニア、大野耐一によって開発されました。カンバンという言葉は、"Kan" 看（看板）と"Ban" 板（板）という二つの日本語から来ており、"看板"という意味です。この言葉は、経済が飛躍的に発展し、競争するビジネスで溢れた日本の町々が、顧客を引きつけるために芸術的な看板が必要だった1600年代頃に日本で広まりました。この伝統は、現在の日本の都市を飾るネオン、LED、そして3Dビルボードにまで続いています。これらの看板の中で最高のものは、可能な限り明確で簡潔な方法でそのコアバリューを伝えました。
大野耐一のカンバンシステムは、タスクがどの段階にあるかを視覚的に示し、プロセスワークフローの次のアクションを視聴者に促すために、看板にサインカードを使用します。大野自身の言葉によれば、このシステムは"必要なものだけを、必要なときに、必要な量だけ生産するために"設計されました。大野は、トヨタのCEOである豊田喜一郎の要請でこのシステムを発明しました。豊田は、トヨタが3年以内にアメリカの自動車会社の生産性と競争できるようにしたかったのです。しかし、会社は非常に厳しい状況にあり、新たな従業員を雇うことすらできませんでした。彼らはアメリカ人が持っている設備を持っておらず、新しい人々を雇うことができなかったので、生産性を向上させるための内部システムを開発しなければなりませんでした。
大野耐一は機械工場のマネージャーに昇進し、最終的には取締役になりました。この期間中、彼は会社のパフォーマンスを低下させる7つの主要な無駄領域を特定しました。特に、彼らは過剰生産と原材料の在庫過剰という問題に直面しており、これは消費者の需要が変動すると無駄が生じるためでした。したがって、大野は新製品が必要なときにシグナルを送るシステムを作成する必要があり、それを生産ラインと原材料供給者とでちょうどいいタイミングで共有できるようにする必要がありました。
1956年に大野がアメリカに行ってアメリカのスーパーマーケットチェーン、ピグリーウィグリーを訪れたときに啓示がありました。このシステムは彼に、需要を追跡し、必要に応じて行動をシグナルするために、供給チェーン全体で紙のカードを使用することを思いつかせました。これらのカードは、カードが完成するまで生産ラインに取り付けられます。カードは車に取り付けられ、車が売られると、カードは生産ラインに戻ります。カードがラインに戻るときだけ、作業者は新製品の開発を開始できます。それでも、カードは"保留キュー"に保持され、特定の数に達するまで、それが継続するのに十分な需要があることを示します。(ソース)
カードは車だけでなく、生産プロセスのすべての材料に対してカンバンカードが使用され、供給者が同じシステムを使用するようになりました。これにより在庫の蓄積が減少し、効率が向上し、供給チェーン全体での可視性が提供されました。1964年までに、カンバンシステムは全社に広がり、トヨタのすべてのプロセスで使用されるようになりました。これは最終的に、私たちの[related bracelet="toyo"]同名の書籍の要約、または[related bracelet="proopt"]プレゼンテーションテンプレートフレームワークの説明の一部としてビデオで見ることができる、より大きなトヨタ生産システムにつながりました。
カンバンボードの仕組み
現在、カンバンシステムは物理的なノートカードで実行されることはありません。カンバンは最終的にソフトウェア業界に採用され、しばしばリーンまたはアジャイルのプロジェクト管理方法と共に使用されます。アジャイルは反復的なプロジェクト管理スタイルで、マネージャーは大きなプロジェクトをより小さなプロジェクトに分割し、それぞれを計画、設計、構築、テストしてより早く出荷します。アジャイルはプロジェクト管理の哲学であり、カンバンはプロジェクト管理のツールであるため、両者は同時に使用することができ、スクラム方法論と組み合わせてスプリントと呼ばれる短期間でタスクのグループに取り組むことも可能です。(ソース)
現代のデジタルカンバンボードは、各作業ステージを表す色分けされた列と、達成すべき個々のタスクやプロジェクトを表すカードを組み込んでいます。カンバンボードには通常、"WIP"制限と呼ばれるものがあり、これは"作業進行中"の制限を意味します。これらは特定の列/ステージのタスク数を制限し、一つのステージがバックログ化し、ボトルネックになるのを防ぎます。スイムレーンは、チーム、活動、サービスの種類をまたがるタスクを分けるために使用できます。(ソース)
AtlassianのTrelloのようなデジタルカンバンボードは、カンバンシステムを利用し、各タスクや製品に関する情報を整理するための追加機能を提供します。このように、カンバンボードは個人のやるべきことを管理したり、編集カレンダーを作成したり、営業パイプラインを管理したりするために使用できます。製品開発のロードマップを管理したり、採用フローを追跡したりするのにも役立ちます。しかし、ほとんどの組織やプロダクトマネージャーは、自分たちのカンバンボードを作成するために高度なソフトウェアは必要ありません。トヨタが示したように、必要なのはワークフローの明確なイメージと、プロジェクトが各ステージを移行する様子を視覚化する方法だけです。
カンバンボードスプレッドシート
タスクを視覚的に管理する
まず、現在のプロジェクトのすべてのタスクをタスクリストに入力します。各タスクにステージ、優先度、責任者、開始日と期日を割り当てます。次に、進行バーで作業進行状況を追跡し、完了までにかかった時間を確認し、完了したら最終終了日を記録します。これらのドロップダウンを編集するには、フィールドタブを使用して、新しい責任チームメンバー、ステージ、優先度レベルを追加できます。また、作業進行中の制限を設定することもできます。これはカンバンの重要な部分です。
カンバンでは、各タスクがその優先度レベルによって色分けされ、それがどのステージにあるかによります。特定のステージがそのWIP制限に達した場合、ステージの列はグレーになります。これはワークフローの一部が圧倒されないようにするために使用されます。
カレンダーでタスクを表示する
もし、あなたがタスクをその期限によってソートすることを好むなら、カレンダーの視覚化はあなたのリストの最初の期限日によってタスクをソートし、あなたの全ての今後のタスクの完全な12ヶ月カレンダービューを見ることができます。
ダッシュボードでタスクを表示する
そして、ダッシュボードは、完了したタスクの総数とまだ終わっていないタスク、各人に割り当てられたタスクの数、各ステージでのタスクの数を追跡します。そして、それがカンバンについて知る必要がある全てのことです。忘れないでください、あなたはこのカンバンボードスプレッドシートをダウンロードして、あなた自身のプロジェクト管理のニーズに合わせてカスタマイズすることができ、時間と作業時間を節約することができます。
そして、最重要の目標を達成するためにさらにスプレッドシートツールが必要な場合は、私たちの[related bracelet="todosheet"]スプレッドシートテンプレートや[related bracelet="task"]プレゼンテーションテンプレートをチェックしてみてください。これらは、タスクトラッカーの視覚化やプロジェクト管理ツールの代替案を提供し、あなたの仕事を毎回、時間通りに完了させます。
