Meetings &amp; Agendas (Part 3)

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Sinopse

O tempo é o seu maior ativo. Não o desperdice. Use nosso Meetings & Agendas (Part 3) deck para capacitar toda a sua equipe a tomar decisões rápidas, resolver problemas complicados e compartilhar informações valiosas. Visualize rapidamente dados-chave, metas e próximos passos. Acompanhe facilmente as métricas entre as reuniões para medir o sucesso. Reúna-se de maneira mais eficiente para economizar tempo, dinheiro e sanidade para você e todos os outros.

Questions and answers

What are the main components of the Meeting & Agenda presentation that help in quick decision making?

The main components of the Meeting & Agenda presentation that aid in quick decision making include visualizing key data, setting clear goals, outlining next steps, and tracking metrics between meetings to measure success. These components allow for efficient meetings, saving time, money, and sanity.

Can you name a company that could benefit from the Meeting & Agenda presentation and explain how?

Any company that conducts regular meetings, especially remote ones, could benefit from the Meeting & Agenda presentation. For instance, a tech startup could use it to streamline their decision-making process, visualize key data, track metrics between meetings, and ensure efficient communication. This would save time, money, and improve overall productivity.

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Destaques do slide

A maioria dos executivos considera 67% das reuniões ineficazes. Ao mesmo tempo, o aumento das chamadas Zoom reduziu a duração média da reunião para 30 minutos ou menos. Use este slide de Metas da Sessão para delinear metas em várias sessões e manter as reuniões focadas. Use tags para esclarecer quais reuniões serão remotas versus presenciais.

Questions and answers

What are some practical applications of the Meeting & Agenda presentation in a remote working environment?

The Meeting & Agenda presentation can be used in a remote working environment in several ways. Firstly, it can be used to outline goals for multiple sessions, helping to keep meetings focused and to the point. This is particularly useful in a remote setting where attention spans can be shorter. Secondly, it can be used to clarify which meetings will be remote versus in person, helping to manage expectations and prepare participants accordingly. Lastly, it can be used to ensure that ideas don't get miscommunicated behind a screen, making remote meetings more productive and engaging.

How can the Meeting & Agenda presentation enhance productivity in meetings?

The Meeting & Agenda presentation can enhance productivity in meetings by providing a clear structure and goals for the session. It helps to keep meetings focused and to the point, reducing the likelihood of them being considered ineffective. The presentation can also help to clarify which meetings will be remote versus in person, aiding in preparation and ensuring all participants are on the same page. Furthermore, it can help to prevent miscommunication, particularly in remote meetings, by providing a visual guide to the topics being discussed.

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De acordo com a McKinsey, mais de 20% da força de trabalho trabalhará remotamente pelo menos três a cinco dias por semana além de 2021, e 42-63% de todas as comunicações entre funcionários podem ser feitas remotamente. Use o slide Instruções para Reuniões Remotas para orientar novos contratados e clientes através do processo de reunião remota de sua empresa.

Questions and answers

What are some common challenges faced in virtual communications and how can they be overcome?

Common challenges in virtual communications include technical issues, miscommunication due to lack of non-verbal cues, and difficulty in maintaining engagement. These can be overcome by ensuring a stable internet connection and using reliable communication tools, encouraging the use of video to capture non-verbal cues, and keeping meetings interactive and engaging through polls, Q&A sessions, and regular breaks.

How can companies save on the annual cost of ineffective meetings?

Companies can save on the annual cost of ineffective meetings by implementing several strategies. First, they should clearly define the purpose and objectives of each meeting. This helps to ensure that the meeting is necessary and that it achieves its intended results. Second, they should invite only the necessary participants to avoid wasting the time of those who are not directly involved in the meeting's purpose. Third, they should establish a clear agenda and stick to it during the meeting to maintain focus and efficiency. Lastly, they should follow up after the meeting to ensure that all action items are being addressed. By implementing these strategies, companies can significantly reduce the cost of ineffective meetings.

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Mais de $399 bilhões são desperdiçados em reuniões ineficazes todos os anos, e reuniões improdutivas custam à empresa média mais de $700,000 anualmente. Meça a eficácia de suas reuniões com este slide de Resultados e Resultados. Acompanhe os principais KPIs e análises em reuniões para determinar se elas alcançaram resultados.

Resultado

As reuniões aumentaram 13% em 2020, mas o tempo total em reuniões diminuiu 20%. Em 2020, 67% de todas as reuniões duraram 30 minutos ou menos, enquanto apenas 20% duraram uma hora inteira. Como o indivíduo médio só pode se concentrar em um único tópico por 10 a 18 minutos, reuniões mais curtas são comprovadamente mais eficazes e aumentam a satisfação dos funcionários.

Questions and answers

How can tracking monthly progress post-meeting help in confirming that goals are met?

Tracking monthly progress post-meeting helps in confirming that goals are met by providing a clear picture of the progress made towards the set goals. It allows for the evaluation of the effectiveness of the strategies implemented and the actions taken during the meetings. This tracking can highlight any areas that may need improvement or adjustment, ensuring that the team stays on track to meet its goals. It also promotes accountability among team members as they can see the direct impact of their actions on the progress towards the goals.

Why is it important to profile attendees, stakeholders, and presenters in meetings?

Profiling attendees, stakeholders, and presenters in meetings is crucial for several reasons. Firstly, it ensures that everyone in the meeting has a reason to be there, which increases the meeting's effectiveness. Secondly, it helps in understanding the roles, responsibilities, and interests of the participants, which can guide the meeting's agenda and discussions. Lastly, it can help in identifying the decision-makers and influencers in the meeting, which can be useful for achieving the meeting's objectives.

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Aplicação

Este deck pode ajudar a reduzir o tempo total de suas reuniões e tornar suas reuniões mais eficazes. Visualize a agenda, metas, tópicos e próximos passos de cada reunião. Compartilhe insights-chave com todos os participantes de uma maneira digerível para que todos saiam sabendo o que fazer a seguir para o máximo impacto.

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Defina metas. Divida as agendas das reuniões por minutos, horas, dias e semanas. Organize a semana inteira de sua equipe de uma vez e compartilhe os horários com slides visualmente otimizados.
Otimizar agenda. Como 44% dos funcionários relatam menos tempo para concluir suas tarefas após uma reunião mal organizada, estabeleça metas de sessão para manter as reuniões organizadas.
Construa tempo para brainstorming. Reuniões mais curtas mantêm os níveis de energia elevados.Incorpore pausas e sessões de brainstorm silenciosas para melhorar o fluxo de ideias.
Perfil dos participantes, stakeholders e apresentadores. Google, Amazon e Apple concordam - para que as reuniões sejam eficazes, todos na reunião precisam ter um motivo para estar lá.
Acompanhe o progresso mensal. Mesmo uma boa reunião é um fracasso se as ações de acompanhamento não estão claras. Acompanhe o progresso da empresa após a reunião para confirmar que os objetivos foram alcançados.

Por fim, colete feedback dos participantes. A melhor maneira de confirmar a eficácia de cada reunião é sondar seus funcionários individualmente e compartilhar feedback para aprender e crescer.

Implementação

A maioria dos participantes de reuniões prefere auxílios visuais que estimulem sua atenção e os mantenham engajados. Ofereça metas claras com agendas concisas. Acompanhe seu progresso entre as reuniões. Apresente os próximos passos e aprendizados chave de cada sessão de reunião em um formato visualmente atraente. Em última análise, use esta apresentação para melhorar os resultados gerais das reuniões.

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Estudo de caso

Uma pesquisa com 187 empresas em todo o mundo com capitalizações de mercado de $1 bilhão realizada pela Marakon Associates e pela Economist Intelligence Unit descobriu que 80% do tempo da gestão é gasto em questões que representam apenas 20% do valor de longo prazo de uma empresa. Com este deck, você pode capitalizar as estratégias que maximizam a eficiência das reuniões: focar reuniões em decisões, medir o valor da sua agenda, completar itens da agenda o mais rápido possível, tomar decisões de longo prazo e acompanhar as reuniões com próximos passos acionáveis.

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Para mais opções para otimizar sua próxima reunião, confira nosso Meeting & Agenda e Reunião & Agenda (Parte 2)

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