Синопсис
Что такое план проекта? Ниже мы объясним, как написать план проекта, как использовать лучшие инструменты для планирования проектов, чтобы завершить ваш проект вовремя, как настроить наш План проекта для начала работы, и если вы прочтете до конца, вы узнаете некоторые примеры планов проектов о том, как планировщики проектов на Гуверовской плотине завершили производство самого большого каменного проекта в мире с момента постройки великих пирамид на целые два года впереди графика.
Для написания вашего плана проекта необходимо ответить на пять ключевых вопросов. Чтобы ответить на эти критические вопросы, мы собрали ряд лучших инструментов из нашего шаблона плана проекта, таких как диаграмма PERT, диаграмма критического пути, диаграмма разбивки работ, анализ рисков проекта и отслеживание проблем, которые являются лишь некоторыми из многих слайдов, доступных в нашем шаблоне плана проекта.
Основные инструменты
Диаграмма PERT
Первый шаг в любом плане проекта - это вопрос: "Какова область проекта?" Область проекта - это подробное описание всех элементов проекта, таких как связанные деятельности, ресурсы, сроки и результаты. Без тщательного определения области вы можете оказаться в ситуации, когда добавляете деятельности в проект, что затем продлевает сроки, что ставит вас вне графика, и тогда вы вдруг понимаете, почему государственные проекты занимают столько времени! За исключением Гуверовской плотины - о которой мы расскажем в конце этой статьи.
Однако даже те задачи, которые вы планируете, могут замедлить ваш проект. Это связано с тем, что многие задачи зависят друг от друга - даже те, которые не выполняются в определенном порядке. Диаграмма PERT - это визуализация, которая отслеживает эти различные задачи в свободноформатной блок-схеме, чтобы показать их зависимость друг от друга с помощью стрелок. Вместо диаграммы ГАНТТ, которая течет слева направо в формате временной шкалы, задачи могут не быть исключительно последовательно зависимыми, так как вам может потребоваться вернуться и повторить работу над одной задачей, которая изменяет будущую задачу и наоборот. Стрелки также указывают, является ли что-то прямо связанным или зависимым без ресурсов. Зависимость без ресурсов относится к случаям, когда задачи не связаны друг с другом, но все же связаны. (Слайд 5)
Например, подумайте о том, как запуск продукта напрямую зависит от тестирования функции, но косвенно связан с веб-сайтом продукта. Вам все равно нужен веб-сайт, чтобы продавать ваш продукт, но вам не нужен веб-сайт, чтобы создать ваш продукт - если только ваш продукт не является веб-сайтом. Отличным примером этого является то, что произошло, когда компания Six companies начала проект по строительству плотины Гувера. Им пришлось не только строить плотину, но и строить целый город, чтобы обеспечить жильем всех рабочих, строящих плотину. Больше об этом в конце статьи!
Критический путь
Срок выполнения проекта - второй по важности вопрос, на который нужно ответить.Сроки жизненно важны для успеха проекта. Чтобы соблюсти этот график, вам нужно выстроить критический путь. Критические пути показывают зависимость и связь между самыми важными задачами проекта. Шаблон, который мы создали, содержит несколько слайдов, которые помогут структурировать ваш критический путь, будь то с помощью блок-схемы (Слайд 6), с помощью таблицы (Слайд 7), или с помощью таблицы и диаграммы Ганта.
Эта визуализация представляет ваш критический путь в виде таблицы по задачам, ответственному члену команды, дате начала и окончания, продолжительности задачи и ее текущему статусу. Диаграмма ГАНТТ внизу разделяет эти задачи на СПРИНТЫ с подзадачами ниже. Поскольку эта диаграмма Ганта соответствует критическому пути, стрелки можно использовать для показа зависимостей между этими задачами. Это может быть использовано для определения, какое (если есть) единственное решение может сделать или сломать другое. (Слайд 8)
Диаграмма разбиения работы
Следующая задача в плане проекта - определить, какие ресурсы доступны. Структура разбиения работы решает вопросы распределения ресурсов, управления временем и бюджетирования в одном, чтобы ресурсы соответствовали области применения проекта, которую вы только что создали.
На этом слайде работа разбита на визуальную диаграмму в виде организационной схемы и показывает основные задачи и подзадачи для достижения цели.Хотя на этой визуализации каждый бюджет указан под своим названием задачи, его также можно отредактировать, чтобы отслеживать роль ответственного члена команды. Для отслеживания прогресса каждой задачи к завершению, середина каждой задачи показывает процентные индикаторы состояния. Например, если вашей задачей было научиться составлять план проекта, поздравляем, вы уже на 50% готовы! (Слайд 11)
Анализ рисков проекта
Эта таблица анализа рисков разбивает риски, связанные с вашим проектом, и затем ранжирует их на основе влияния и вероятности возникновения. Умножьте эти значения, чтобы рассчитать значение риска или оценку стоимости риска. (Слайд 18)
Информируйте свой анализ рисков с помощью этой матрицы рисков, чтобы отслеживать вероятность риска против уровня последствий. Если риск имеет катастрофический уровень воздействия и уверенности, его необходимо тщательно управлять. (Слайд 19)
Отслеживание проблем
Вот еще один инструмент для помощи в управлении рисками - отслеживание проблем, которое полезно для оценки того, находится ли ваш проект в рамках того, что вы предполагали в начале, или вам нужно отложить свой график. Это хорошо сочетается с диаграммой PERT, поскольку если зависимые задачи становятся проблемами, это может быть красным флагом для откладывания вашего проекта.Это полезно для сложных проектов среднего и большого масштаба - например, как Гуверовская плотина! (Слайд 16)
Тематическое исследование: Гуверовская плотина
Как Гуверовская плотина была завершена на два года раньше срока? Несмотря на то, что плотина была крупнейшим государственным проектом в истории на тот момент, чтобы выиграть тендер, группе Six Companies пришлось внести первые 5 миллионов долларов из своих средств. Затем они столкнулись с штрафами за каждый день задержки. Этот стимул обязывал их искать способы соблюдения графика - отличная мотивация для любого проектного плана.
Один из способов сэкономить время в проекте заключался в том, чтобы не ждать строительства города, прежде чем начать работу над плотиной. *Если бы это было визуализировано на диаграмме PERT, планировщики проекта могли бы видеть, что эти две задачи были зависимы без ресурсов, как отмечено синими стрелками на приведенной выше визуализации. Поскольку одна задача требовала бетона и стали, а другая - древесины и пищи. Поскольку они начали в 1931 году, через два года после начала Великой депрессии, у них был доступ к большому количеству рабочих, ищущих работу. Таким образом, работники начали работать за шесть месяцев до срока и жили в "городе-тряпке", пока они ждали подводки коммунальных услуг с расстояния 500 миль.
Чтобы оставаться в рамках графика, планировщикам проекта также пришлось обойти еще одну критическую проблему: плотина требовала такого количества бетона, что если бы они залили его все в один блок, ему потребовалось бы более 125 лет для охлаждения.Это был критический путь, который необходимо было преодолеть, чтобы закончить вовремя. Им пришлось разделить эту большую задачу на несколько меньших, чтобы достичь целевой даты окончания. Решение: заливать бетон блоками по пять футов, а затем пропускать через каждый блок холодную воду, чтобы охладить его достаточно, чтобы залить следующий блок сверху. Несмотря на то, что 80% проектов не устанавливают базовые графики, это чрезвычайное внимание к срокам сделало всю разницу.
Заключение
Если инструменты для создания надежного плана проекта мешают вам, вам нужна эта презентация. Скачайте План проекта для получения дополнительных слайдов о матрице влияния и усилий, портфеле проектов, отчетах о состоянии, реестрах заинтересованных сторон, приоритизации задач и многом другом, чтобы сэкономить время и часы работы.
