مجموعه کانبان

چکیده

به دنبال یک راه سریع برای افزایش بهره وری هستید؟ ارائه مجموعه کانبان ما اسلایدهای منبع قابل سفارشی را فراهم می کند که می توانید آنها را برای هر نیاز تجاری دانلود و سفارشی کنید. این شامل اسلایدهای قالب های کانبان، برنامه های کاری، محدودیت های کار در حال انجام، زمان های سرب، نمودارهای کانبان و بسیاری دیگر است. بیایید بررسی کنیم که این ابزارها چگونه کار می کنند و هر یک چگونه مدیریت پروژه را بسیار آسان تر و کارآمدتر می کند.

کانبان

یک تخته کانبان نمایش بصری فرآیند کار است. کانبان می تواند با کمی تلاش، افزایش قابل توجهی در بهره وری شخصی و در سراسر تیم ها ایجاد کند. این بخاطر این است که مغز انسان می تواند تصاویر را 60,000 برابر سریع تر از متن پردازش کند. در اینجا می توانید ببینید که هر کار رنگی خاص برای نشان دادن مسئولیت دارد. در عرض چند دقیقه، کانبان می تواند یک هرج و مرج آشفته از وظایف را به یک دیدگاه عملی و مشترک از آنچه انجام شده، چه چیزی در حال انجام است و چه چیزی باید بعد انجام شود با کارت های رنگی تبدیل کند.

حالا، شرکت های هر اندازه ای در هر صنعتی - مانند اپل، پیکسار و اسپاتیفای - از آن برای مدیریت کارآمد پروژه ها و سازماندهی وظایف به روشی واضح و بصری استفاده می کنند. و من به شما نشان خواهم داد که چگونه این کار را انجام می دهند. برای مثال، اسپاتیفای پس از اینکه با اجرای پروژه ها مشکل داشت، کانبان را پیاده سازی کرد. آنها تصمیم گرفتند که از روشی ساده با فقط سه بخش: کارهای قابل انجام، در حال انجام و انجام شده استفاده کنند. این برای این بود که اعضای تیم با وظایف سرگرم نشوند.

طراحی‌های کانبان می‌توانند متفاوت باشند. در این مثال، وظایف بر اساس خطوط، یا بخش‌ها، به جای اعضای تیم فردی سازماندهی شده‌اند. این روش عالی برای تجسم و هماهنگی در یک پروژه است که بین چندین تیم اجرا می‌شود. (اسلاید 6)

این تخته هر دو سبک را ترکیب می‌کند برای دیدی جزئی‌تر، تقسیم‌بندی شده به درخواست‌های جدید، وظایف در حال اجرا، و وظایف انجام شده. کارت‌ها عضو تیم و بخش مسئول هر وظیفه را نشان می‌دهند. (اسلاید 10)

لیست ویژگی‌های معلق

کانبان ابزار قدرتمند و انعطاف‌پذیری است که می‌تواند به تیم‌ها کمک کند به طور هوشمندانه‌تری کار کنند - نه سخت‌تر - و فرآیندها را بهینه‌سازی کنند. به همین دلیل، در تیم‌های نرم‌افزاری محبوب است، جایی که جریان مداومی از نیازمندی‌های توسعه، بهبودها، و اصلاحات اشکال وجود دارد که باید مرتب شوند.

از آنجا که این وظایف یا ویژگی‌های جدید می‌توانند انباشته شوند، کانبان از یک لیست ویژگی‌های معلق استفاده می‌کند. مهم است که یک لیست معلق قابل مدیریت باشد و یک خط زمانی برای اتمام را تجسم کند. این تخته وظایف را بر اساس وضعیت و پیشرفت سازماندهی می‌کند. تخته ویژگی‌های جدیدی را نشان می‌دهد که درخواست شده‌اند، آنهایی که تریاژ شده‌اند - یا مرتب و قبلاً اختصاص داده شده‌اند - و آنهایی که در حال پیشرفت یا نزدیک به اتمام هستند. تیم‌ها می‌توانند انتخاب کنند که بخش‌های تقسیم شده را حذف کنند اگر خواستند و فقط ویژگی‌ها را به جای آن فهرست کنند.(اسلاید 17)

محدودیت WIP (کار در حال انجام) و زمان سرب

سیستم Kanban اولین بار توسط تویوتا در دهه 1940 به عنوان روشی برای پیگیری محصولات اختراع شد. هر کارتی که آنها استفاده می کردند، اطلاعات مهمی مانند شماره قطعه، اطلاعات منبع و اطلاعات مقصد را در بر داشت. این سیستم اطمینان حاصل می کرد که تویوتا پولی برای قطعاتی که نیاز نداشت صرف نکند. این به حدی موفق بود که تویوتا از یک شرکت زیان ده به یک رقیب جهانی تبدیل شد. امروزه، تویوتا هنوز از Kanban برای مدیریت فرآیند تولید خودرو خود و کاهش هزینه های بیهوده استفاده می کند. این برای مدیریت زباله خوب است - اما بهترین راه برای اطمینان از وجود تعداد کافی اعضای تیم برای انجام همه کارها چیست؟

اگر لیست انتظار بیش از حد طولانی شود و تعداد زیادی از وظایف در حال انجام باشد، این موجب ایجاد گلوگاه خواهد شد و اعضای تیم احساس خستگی خواهند کرد. این پایدار نیست. راه برای دور زدن این موضوع از طریق یک محاسبه ساده به نام محدودیت کار در حال انجام است. ابتدا، با تقسیم زمان صرف شده بر وظایف افزودن ارزش بر زمان کل صرف شده بر وظایف، کارایی فرآیند را محاسبه کنید. سپس، تعداد کل اعضای تیم را بر این کارایی تقسیم کنید و شما حداکثر تعداد وظایفی را که باید در حال انجام باشند، خواهید گرفت. بیش از این مقدار، و کار یک کشش خواهد بود.(اسلاید 13)

یک استفاده عالی برای این، صف پاسخ به خدمات مشتری است، جایی که تقریباً غیرممکن است برنامه ریزی کنید که چه نوع تماس هایی وارد خواهد شد و ماهیت این تماس ها چگونه خواهد بود. با این حال، می توانید برخی فرضیات کلی ارائه دهید تا ظرفیت را برای برآورده کردن این تقاضا برنامه ریزی کنید. در مثال زیر، می توانیم ببینیم که محدودیت کار در حال پیشرفت چقدر تاثیرگذار است. زمان سرب مقدار زمانی است که از دریافت یک وظیفه تا تحویل آن وظیفه طول می کشد. هنگامی که از محدودیت کار در حال پیشرفت استفاده شد، زمان های سرب به طور قابل توجهی کوتاه شد و وظایف به طور بسیار کارآمد تکمیل شدند. (اسلاید 15)

نمودارها

برای دیدن بیشتر، از این نمودارها برای نشان دادن مقدار زمان صرف شده در هر مرحله توسعه استفاده کنید. عدد بالای هر ستون تعداد وظایف مربوطه را نشان می دهد. این نمودار جریان تجمعی هر مرحله توسعه را در مقابل یکدیگر نشان می دهد. (اسلاید 22 و 24)

نتیجه گیری

تخته های کانبان فقط با تغییر به کار از راه دور محبوب تر خواهند شد. ما اکنون می توانیم آن را با افزایش پلتفرم های کانبان مانند Jira و Trello ببینیم. آنها راه سریعی برای همگام سازی بین تیم ها فراهم می کنند، بدون توجه به اینکه آنها کجا هستند.اما تخته های کانبان فقط زمانی موثر هستند که محدودیت های یک تیم را در نظر بگیرند، که این دلیلی است که چرا بسیار مهم است تا یک محدودیت در حال انجام کار تعیین کنید و وظایف مهمتر را با کمک ابزارهای موجود در این مجموعه مرتب کنید. به یاد داشته باشید: شما می توانید این ارائه مجموعه کانبان را برای تمام نیازهای مدیریت پروژه خود دانلود و سفارشی کنید تا زمان و ساعات کاری را صرفه جویی کنید.