Sammanfattning
Behöver du ett snabbt sätt att öka produktiviteten? Vår Kanban Samling presentation erbjuder anpassningsbara resurssidor som du kan ladda ner och anpassa för alla affärsbehov. Den inkluderar sidor för Kanban-mallar, funktioner i bakloggen, arbete i pågående begränsningar, ledtider, Kanban-diagram, plus mycket mer. Låt oss granska hur dessa verktyg fungerar, och hur varje verktyg gör projektledning mycket enklare och mer effektivt.
Kanban
En Kanban-tavla är en visuell representation av arbetsprocessen. Kanban kan leda till stora ökningar i personlig produktivitet och över team med bara en liten mängd ansträngning. Det beror på att människans hjärna kan bearbeta bilder 60 000 gånger snabbare än text. Här kan du se att varje uppgift är färgkodad för att visa vem som är ansvarig. Inom några minuter kan Kanban omvandla en kaotisk röra av uppgifter till en delad, handlingsbar vy av vad som har gjorts, vad som pågår och vad som behöver göras härnäst med färgkodade kort.
Nu använder företag av alla storlekar i varje bransch - som Apple, Pixar och Spotify - det för att effektivt hantera projekt och organisera uppgifter på ett klart, visuellt sätt. Och jag ska visa dig hur de gör det. Till exempel implementerade Spotify Kanban efter att de kämpade för att genomföra projekt. De bestämde sig för att gå för en enkel metod med bara tre sektioner: Att göra, Pågår och Klart. Detta var så att teammedlemmar inte skulle bli överväldigade av uppgifter.
Kanban-design kan variera. I det här exemplet organiseras uppgifterna av banor, eller avdelningar, istället för av enskilda teammedlemmar. Detta är ett utmärkt sätt att visualisera och synkronisera ett projekt som sträcker sig över flera team. (Slide 6)
[tool]trgv11zsp6[EDQ]]Denna tavla kombinerar båda stilar för en mer detaljerad vy, segmenterad i nya förfrågningar, pågående uppgifter och slutförda uppgifter. Korten visar teammedlemmen och avdelningen ansvarig för varje uppgift. (Slide 10)
Funktioner backlog
Kanban är ett kraftfullt och flexibelt verktyg som kan hjälpa team att arbeta smartare - inte hårdare - och effektivisera processer. På grund av det är det populärt bland mjukvaruteam, där det finns ett kontinuerligt flöde av utvecklingskrav, förbättringar och buggfixar som kommer in och behöver sorteras.
Eftersom dessa nya uppgifter eller funktioner kan staplas upp, använder Kanban en Funktioner Backlog. Det är viktigt att göra en backlog hanterbar och visualisera en tidslinje för slutförande. Denna tavla organiserar uppgifter efter status och framsteg. Tavlan visar nya funktioner som har begärts, de som har triagerats - eller sorterats ut och redan tilldelats - och de som är under arbete eller nära slutförande. Team kan välja att ta bort de delade sektionerna om de vill och bara lista ut funktionerna istället.(Bild 17)
[tool][EDQ]WIP (arbete pågår) gräns och ledtid
Kanban-systemet uppfanns först av Toyota på 1940-talet som ett sätt att hålla reda på produkter. Varje kort de använde innehöll viktig information som artikelnummer, källinformation och destinationsinformation. Systemet såg till att Toyota inte spenderade pengar på delar som inte behövdes. Det var så framgångsrikt att Toyota gick från att driva med förlust till den globala konkurrent det är idag. Idag använder Toyota fortfarande Kanban för att hantera sin bilproduktionsprocess och minska onödiga utgifter. Det är bra för att hantera avfall - men vad är det bästa sättet att se till att det finns tillräckligt med teammedlemmar för att få allt gjort?
[tool][EDQ]Om en backlog blir för lång och det finns för många uppgifter på gång, kommer det att bli en flaskhals, och teammedlemmar kommer att uppleva utbrändhet. Det är inte hållbart. Sättet att komma runt det är genom en enkel beräkning som kallas gränsen för arbete pågår. Först beräknar du process effektivitet genom att dela tiden som spenderas på värdeskapande uppgifter med den totala tiden som spenderas på uppgifter. Sedan delar du det totala antalet teammedlemmar med den effektiviteten, och du får det maximala antalet uppgifter som bör vara på gång. Förbi den mängden, och arbetet kommer att vara en trög.(Bild 13)
En perfekt användning för detta är en kundtjänst svarskö, där det är nästan omöjligt att planera vilken typ av samtal som kommer in och vad naturen av dessa samtal kommer att vara. Dock kan du göra några allmänna antaganden för att planera kapaciteten för att möta den efterfrågan. I exemplet nedan kan vi se hur betydande arbetsgränsen i pågående arbete är. Ledtiden är den tid det tar från en uppgift mottagen till en uppgift levererad. När arbetsgränsen i pågående arbete användes, förkortades ledtiderna avsevärt och uppgifterna slutfördes mycket mer effektivt. (Bild 15)
[tool][EDQ]Diagram
För ännu fler visualiseringar, använd dessa diagram för att plotta ut mängden tid som spenderas i varje fas av utvecklingen. Siffran ovanför varje kolumn representerar antalet involverade uppgifter. Detta kumulativa flödesschema plottar ut varje fas av utvecklingen mot varandra. (Bilder 22 och 24)
Slutsats
Kanban-tavlor kommer bara att bli mer populära med skiftet till fjärrarbete. Vi kan redan se det med uppgången av Kanban-plattformar som Jira och Trello. De ger ett snabbt sätt att synkronisera mellan team, oavsett var de är. Men Kanban-brädor är endast effektiva när de tar hänsyn till ett teams begränsningar, vilket är varför det är så viktigt att sätta en gräns för arbete-i-process och prioritera de viktigaste uppgifterna med hjälp av verktygen i denna samling. Kom ihåg: du kan ladda ner och anpassa denna Kanban Samling presentation för alla dina projektledningsbehov för att spara tid och arbetstimmar.
