Sinossi
Hai bisogno di un modo veloce per aumentare la produttività? La nostra presentazione Collezione Kanban fornisce diapositive di risorse personalizzabili che puoi scaricare e personalizzare per qualsiasi esigenza aziendale. Include diapositive per i modelli Kanban, backlog delle funzionalità, limiti di lavoro in corso, tempi di lead, grafici Kanban, e molti altri. Vediamo come funzionano questi strumenti e come ognuno rende la gestione dei progetti molto più facile ed efficiente.
Kanban
Una lavagna Kanban è una rappresentazione visiva del processo di lavoro. Kanban può portare a grandi aumenti di produttività personale e di squadra con solo un piccolo sforzo. Questo perché il cervello umano può elaborare immagini 60.000 volte più velocemente del testo. Qui puoi vedere che ogni compito è codificato a colori per mostrare chi è responsabile. In pochi minuti, Kanban può trasformare un caotico insieme di compiti in una visione condivisa e azionabile di ciò che è stato fatto, ciò che è in corso e ciò che deve essere fatto successivamente con carte codificate a colori.
Ora, aziende di ogni dimensione in ogni settore - come Apple, Pixar e Spotify - lo utilizzano per gestire efficacemente i progetti e organizzare i compiti in modo chiaro e visuale. E ti mostrerò come lo fanno. Ad esempio, Spotify ha implementato Kanban dopo aver faticato a eseguire progetti. Hanno deciso di optare per un approccio semplice con solo tre sezioni: Da fare, In corso e Fatto. Questo per evitare che i membri del team si sentissero sopraffatti dai compiti.
I disegni Kanban possono variare. In questo esempio, i compiti sono organizzati per corsie, o dipartimenti, invece che per singoli membri del team. Questo è un ottimo modo per visualizzare e sincronizzare un progetto che coinvolge più team. (Diapositiva 6)
Questa lavagna combina entrambi gli stili per una visione più dettagliata, suddivisa in nuove richieste, compiti in corso e compiti completati. Le schede mostrano il membro del team e il dipartimento responsabile di ogni compito. (Diapositiva 10)
Backlog delle funzionalità
Kanban è uno strumento potente e flessibile che può aiutare i team a lavorare in modo più intelligente, non più duro, e a semplificare i processi. Per questo motivo, è popolare tra i team di sviluppo software, dove c'è un flusso continuo di requisiti di sviluppo, miglioramenti e correzioni di bug che arrivano e devono essere ordinati.
Poiché questi nuovi compiti o funzionalità possono accumularsi, Kanban utilizza un Backlog delle funzionalità. È importante rendere gestibile un backlog e visualizzare una linea temporale per il completamento. Questa lavagna organizza i compiti per stato e progresso. La lavagna mostra nuove funzionalità che sono state richieste, quelle che sono state triage, ovvero già ordinate e assegnate, e quelle che sono in corso o vicine al completamento. I team possono scegliere di rimuovere le sezioni divise se lo desiderano e elencare semplicemente le funzionalità.(Diapositiva 17)
Limite WIP (lavoro in corso) e tempo di lead
Il sistema Kanban è stato inventato per la prima volta da Toyota nei primi anni '40 come metodo per tenere traccia dei prodotti. Ogni carta che utilizzavano conteneva informazioni importanti come il numero di parte, le informazioni sulla fonte e le informazioni sulla destinazione. Il sistema si assicurava che Toyota non spendesse soldi per parti che non erano necessarie. È stato così efficace che Toyota è passata da un'operazione in perdita al concorrente globale che è oggi. Oggi, Toyota utilizza ancora Kanban per gestire il suo processo di produzione di automobili e ridurre le spese inutili. È buono per la gestione dei rifiuti - ma qual è il modo migliore per assicurarsi che ci siano abbastanza membri del team per svolgere tutto il lavoro?
Se un backlog diventa troppo lungo e ci sono troppe attività in corso, si creerà un collo di bottiglia e i membri del team subiranno un esaurimento. Questo non è sostenibile. Il modo per aggirare questo problema è attraverso un semplice calcolo chiamato Limite di Lavoro in Corso. Prima, calcola l'efficienza del processo dividendo il tempo speso per le attività che aggiungono valore per il tempo totale speso per le attività. Poi, dividi il numero totale dei membri del team per quell'efficienza, e otterrai il numero massimo di attività che dovrebbero essere in corso. Oltre quella quantità, e il lavoro sarà una fatica.(Diapositiva 13)
Un perfetto utilizzo per questo è una coda di risposta del servizio clienti, dove è quasi impossibile pianificare che tipo di chiamate arriveranno e quale sarà la natura di queste chiamate. Tuttavia, è possibile fare alcune ipotesi generali per pianificare la capacità di soddisfare tale domanda. Nell'esempio sottostante, possiamo vedere quanto sia significativo il limite di lavoro in corso. Il tempo di consegna è il tempo necessario da quando un compito viene ricevuto a quando viene consegnato. Una volta utilizzato il limite di lavoro in corso, i tempi di consegna si sono notevolmente ridotti e i compiti sono stati completati in modo molto più efficiente. (Diapositiva 15)
Grafici
Per ulteriori visualizzazioni, utilizza questi grafici per tracciare il tempo trascorso in ogni fase di sviluppo. Il numero sopra ogni colonna rappresenta il numero di compiti coinvolti. Questo diagramma di flusso cumulativo traccia ogni fase di sviluppo l'una contro l'altra. (Diapositive 22 e 24)
Conclusione
Le lavagne Kanban diventeranno solo più popolari con il passaggio al lavoro remoto. Possiamo già vederlo con l'ascesa di piattaforme Kanban come Jira e Trello. Forniscono un modo rapido per sincronizzare tra i team, indipendentemente da dove si trovano. Ma i tabelloni Kanban sono efficaci solo quando tengono conto delle limitazioni di un team, motivo per cui è così importante impostare un limite di lavoro in corso e dare priorità ai compiti più importanti con l'aiuto degli strumenti in questa collezione. Ricorda: puoi scaricare e personalizzare questa presentazione Collezione Kanban per tutte le tue esigenze di gestione del progetto per risparmiare tempo e ore di lavoro.
