Una gestión de proyectos inteligente es la clave para la eficiencia y rentabilidad empresarial. Con nuestra presentación Caja de Herramientas para la Gestión de Proyectos, siempre puedes estar al tanto del flujo de trabajo, presupuesto e informes. Diseñado para ser utilizado tanto por gerentes de proyectos como por ejecutores de proyectos, este conjunto Caja de Herramientas para la Gestión de Proyectos incluye todas las tablas, gráficos, cronogramas y diagramas que los miembros del equipo pueden necesitar para lograr los entregables del proyecto y seguir su progreso.
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Utiliza esta diapositiva para compartir tus estimaciones de presupuesto con los stakeholders. Los expertos dicen que tu presupuesto debe tener columnas de "planificado" vs. "real" para asegurarte de que no estás excediendo el presupuesto.
Los informes de estado del proyecto son cruciales, pero también consumen mucho tiempo. Por eso las listas de verificación son importantes. Con esta diapositiva, enumera todos los elementos de acción necesarios para elaborar un informe de estado del proyecto.
Esta diapositiva te ayudará a comunicar el diagrama de Gantt del proyecto a tu equipo y a los stakeholders. Los diagramas de Gantt te ayudan a planificar, seguir, controlar y comunicar eficientemente las tareas en cada etapa de cada proyecto e identificar el impacto de los retrasos.
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Aplicación
La "Harvard Business Review" describe las cuatro fases principales de la gestión de proyectos. "Ya sea que estés a cargo de desarrollar un sitio web, diseñar un coche, trasladar un departamento a una nueva instalación, actualizar un sistema de información, o casi cualquier otro proyecto (grande o pequeño), pasarás por las mismas cuatro fases de la gestión de proyectos: planificación, acumulación, implementación y cierre", dicen los investigadores de Harvard. Cada una de estas fases, enfatizan, debe incluir los siguientes pasos:
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Planificación: Diseña un Proyecto – para completar esta etapa del proceso de gestión de proyectos determina el problema real a resolver; identifica a los stakeholders; define los objetivos del proyecto; y determina el alcance, los recursos y las tareas principales.
Acumulación: Pone en Marcha el Proyecto – para completar esta etapa del proceso de gestión de proyectos reúne a tu equipo; planifica las asignaciones; crea el cronograma; realiza una reunión de inicio; y desarrolla un presupuesto.
Implementación: Ejecuta el Proyecto – para completar esta etapa del proceso de gestión de proyectos supervisa y controla el proceso y el presupuesto; informa sobre el progreso; realiza reuniones de equipo semanales; y gestiona los problemas.
Cierre: Maneja Asuntos Finales – para completar esta etapa del proceso de gestión de proyectos evalúa el rendimiento del proyecto; cierra el proyecto; y realiza una reunión de retroalimentación con el equipo.
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Para el propósito de este artículo, nos centramos en las estadísticas clave de los desarrollos en la Planificación de Proyectos y el Software de Gestión de Proyectos a partir de la investigación realizada por Finance Online. Aquí están los principales puntos a tener en cuenta para los gerentes de proyectos y a utilizar en sus presentaciones:
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Datos de planificación de proyectos
El 60% de los gerentes de proyectos informan que siempre aplican una metodología de proyecto definida
El 55% de los encuestados dicen que no tienen acceso a los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) del proyecto en tiempo real
El 66% de todos los cronogramas de proyectos están basados en una línea de base
El 51% de los gerentes de proyectos afirman que la Realización de Beneficios es el proceso de gestión de proyectos más difícil de implementar
El 85% de las empresas de alto rendimiento han implementado un programa de formación en gestión de proyectos adecuado
El 71% de las organizaciones siempre, a menudo o a veces utilizan técnicas ágiles para sus proyectos. Y los métodos ágiles más utilizados por las organizaciones incluyen Proceso Scrum (58%), híbrido scrum/XP (10%), híbrido personalizado (8%), scrumban (7%) y, finalmente, Metodología Kanban (5%)
El 60% de las organizaciones gestionan proyectos dentro de una estructura de cartera estandarizada
El 29% de los proyectos no emprenden iniciativas de gestión del cambio
El 25% de las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMOs) son altamente efectivas en facilitar el cambio en las organizaciones
El 80% de las organizaciones de alto crecimiento tienen una PMO, y el 72% de estas organizaciones afirman que existe un impresionante nivel de alineación de la estrategia organizacional y su EPMO
El 77% de las Oficinas de Gestión de Proyectos Empresariales (EPMOs) tienen la tarea de establecer y monitorear las métricas de éxito del proyecto. Por otro lado, el 73% de estas oficinas juegan un papel importante en la estandarización de la gestión de proyectos.
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Datos clave de los desarrollos en el software de gestión de proyectos
Las herramientas de control de tiempo se volverán más avanzadas para abordar los $7.4 mil millones perdidos cada día debido a la documentación ineficaz
Los espacios de trabajo colaborativos aumentarán en las suites de gestión de proyectos para abordar el 60% de los proyectos que actualmente están compuestos por equipos dispersos
La economía gig continuará en aumento; actualmente, más del 68% de las organizaciones informan que utilizan gerentes de proyectos subcontratados o por contrato
Las organizaciones dependerán cada vez más de metodologías híbridas de gestión de proyectos como Agile y Waterfall, cuyo uso les ha permitido alcanzar sus objetivos un 73% más a menudo
Para 2030, el 80% de las tareas rutinarias en PM serán eliminadas a través de la colaboración de máquinas inteligentes y humanos
Las principales herramientas utilizadas para la gestión de proyectos ágiles incluyen Microsoft Excel (60%), Atlassian/Jira (51%), Microsoft Project (33%), VerisonOne (28%), Microsoft TFS (24%) y Google Docs (18%).
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