Getting Things Done

Zusammenfassung

Ist Ihr Arbeitsablauf überwältigend? Möchten Sie Ihre Produktivität steigern und Ihre Ziele erreichen? Wir alle kämpfen mit der Produktivität, aber Getting Things Done präsentiert dem Leser ein einfaches, aber detailliertes System zur Steigerung der Produktivität. Geschrieben von der weltweit führenden Expertin für persönliche und berufliche Organisation, werden die Methoden in diesem Buch von Millionen von Menschen auf der ganzen Welt sowie von Unternehmen wie Microsoft und Lockheed verwendet.

Dieses System kann Ihnen helfen, Stress abzubauen und besser bei der Organisation all Ihrer Arbeit, sowohl persönlich als auch beruflich, zu werden, da es detaillierte Anweisungen gibt, wie Sie Ihr Leben vereinfachen, den Arbeitsablauf beherrschen, Aufgaben organisieren und die Perspektive in Ihrem Leben bewahren können. Wenn Sie also genug davon haben, überwältigt zu sein, kann dieses integrierte System für gesteigerte stressfreie Produktivität Ihnen Ruhe und Gelassenheit bieten, während Sie Ihre Aufgaben effizient erledigen.

Zusammenfassung

Getting Things Done präsentiert dem Leser ein einfaches, aber detailliertes System zur Steigerung der Produktivität. Das System, das oft als GTD bezeichnet wird, treibt die Produktivität durch eine einfache Frage an - "Was ist der nächste konkrete Schritt, der mich meinem Ziel näher bringt?". GTD ist ein brillantes System, weil es Aufgaben einfach genug hält, so dass das Aufschieben und Zögern auf ein Minimum reduziert wird. Indem es eine Person ständig dazu drängt, die nächste unmittelbare Aktion zu finden und auszuführen, bietet GTD Klarheit und Fokus, die wiederum die Produktivität auf eine sehr konkrete und sichtbare Weise steigern.

Verarbeitung, nicht Speicherung

In der heutigen Welt sind Arbeitsumgebungen und Aufgaben zunehmend komplex geworden. Bei der großen Menge an zu erledigenden Dingen ist es leicht, sich einfach zu verlieren. Um nicht in dieser Komplexität zu ertrinken, müssen verschiedene Aufgaben ständig im Kopf behalten werden. Das führt jedoch dazu, dass das Gehirn mit Daten überladen wird. Anstatt also das Gehirn als Prozessor zu nutzen, neigt man dazu, es als Speichergerät zu nutzen. Da unser Gehirn von Natur aus schlecht im Multitasking ist, verschwendet der Versuch, es mit anstehenden Aufgaben vollzustopfen, wertvolle Ressourcen und hindert es daran, sich auf Aktionen zu konzentrieren - es hindert es daran, tatsächlich Dinge zu erledigen. Um maximale Effizienz zu erreichen, muss das Gehirn in der Lage sein, sich zu 100% auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren, ohne sich mit anstehenden Projekten oder anderen nicht zusammenhängenden Dingen zu beschäftigen.

Beherrschung des Arbeitsablaufs

Um die Konzentration des Gehirns zu erhöhen, muss es entlastet werden. Der Weg dazu besteht darin, alles aufzuzeichnen, damit das Gehirn sich auf Aktionen konzentrieren kann. Die Herausforderung besteht darin, diese Idee in eine konkrete Handlung umzusetzen. Besonders problematisch sind unklare Aufgaben und Projekte. Der einfache Weg, um Grenzen zu setzen und Aufgaben zu definieren, besteht darin, die benötigten Daten zu sammeln, die nächste handelbare Aufgabe zu klären und alles zu überprüfen. Es gibt 5 einfache Schritte, die bei der Beherrschung des Arbeitsablaufs helfen:

1. Sammeln — Sammeln bedeutet, Körbe, Notizen, elektronische Methoden usw. zu verwenden, um alles niederzuschreiben. 100% aller Aufgaben, Projekte und verschiedene Daten sollten gesammelt und aufgeschrieben werden.
2. Verarbeiten – Nachdem die Daten aufgeschrieben wurden, verarbeiten Sie sie. Das bedeutet, Fragen zu stellen wie "Was ist das?", "Ist es handelbar?", "Ist es wichtig?", usw.
3. Organisieren — Die verarbeiteten Daten sollten dann auf einer nächsten-Aktionen-Liste aufgeschrieben, weggeworfen, für später aufbewahrt oder auf andere Weise organisiert werden.
4. Überprüfen — Das Ziel der Überprüfung besteht darin, sicherzustellen, dass das System sauber, aktuell und vollständig ist.
5. Tun — Wenn alle oben genannten Schritte abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, die verschiedenen Aktionen und Schritte zu beginnen.

Eimer

Wie wir bereits erwähnt haben, ist es wichtig, Unordnung im Gehirn zu vermeiden, und GTD bietet eine konkrete Lösung - Eimer. Eimer werden verwendet, um Informationen oder Ideen zu speichern, die wichtig genug sind, um eine potenzielle Ablenkung zu sein. Diese Eimer müssen keine physischen Boxen sein - sie können sich in einem Notizbuch, einer App oder einem Laptop befinden. Das Wichtigste ist, dass sie nah genug sind, damit sie leicht zugänglich sind. Wenn beispielsweise eine Rechnung bezahlt werden muss, sollte sie nicht im Kopf behalten, sondern in einen Eimer gelegt werden. Es gibt 7 Haupttypen von Eimern, die dazu beitragen, das System sauber und klar zu halten. Sie sind:

• Nächste Aktionen
• Projekte
• Projektunterstützung
• Warten auf
• Irgendwann/vielleicht
• Kalender
• Referenzmaterialien

Aber, wie sollten diese Eimer verwendet werden? Hier sind Erklärungen für jede Kategorie:

Nächste Aktionen

Dieser Eimer ist für konkrete, handelbare Elemente. Der Vorteil einer Liste mit nächsten Aktionen anstelle einer To-Do-Liste besteht darin, dass To-Do-Listen nicht optimal sind, wenn es um Aufgaben geht, die eine unvorhersehbare Menge an Zeit in Anspruch nehmen können. Nächste Aktionen sollten nach Kontext organisiert werden (Zuhause, Arbeit, Besprechungen usw.). Wenn eine Aufgabe an ein bestimmtes Datum oder eine bestimmte Stunde gebunden ist, sollte sie in den Kalender und nicht in den Eimer für die nächsten Aktionen gehen. Wenn die Aufgabe komplex ist, machen Sie sie zu einem Projekt und übertragen Sie sie in den Projekteimer.

Projekte

Dieser Eimer ist für laufende Projekte - komplexe Aufgaben, die mehr als einen Schritt zur Erledigung erfordern. Beispiele für Projekte sind die Planung einer Veranstaltung oder die Organisation einer Reise. Um bei der Planung von Projekten effektiv zu sein, ist es wichtig, klar über das gewünschte Ergebnis eines Projekts zu sein. Zum Beispiel "wenn dieses Projekt abgeschlossen ist, können wir die Reise antreten." Was dieses ergebnisorientierte Denken bewirkt, ist, dass es die Formulierung konkreter Aufgaben erleichtert, was das Projekt erreichbarer macht.

Es gibt 5 Schritte, um ein Projekt erfolgreich zu bewältigen:

1. Definieren des Zwecks - worum geht es in dem Projekt
2. Ein Ergebnis vorstellen - was ist das gewünschte Ergebnis des Projekts
3. Brainstorming - welche Schritte müssen unternommen werden, um dieses Ergebnis zu erreichen
4. Organisieren - Kategorisieren und Organisieren der Schritte
5. Identifizieren der nächsten Aktionen - Auswahl konkreter handelbarer Elemente und Übertragung in den Eimer für die nächsten Aktionen

Mit diesem natürlichen Projektmanagement wird jedes Projekt zu einer einfachen Liste konkreter Schritte, die zu unternehmen sind.

• Projektunterstützung — Der Eimer für die Projektunterstützung ist für verschiedene Ressourcen, die zur Unterstützung der Aktionen eines Projekts verwendet werden.
• Warten auf — Der Eimer für das Warten auf ist für Aktionen, die auf einen Auslöser warten. Der Auslöser kann alles sein, von der Eingabe einer Person, einer Rate von einem Unternehmen, einer Zahlung usw. Wenn es ein bekanntes Datum für den Erhalt des Auslösers gibt, verwenden Sie den Kalender, aber wenn es kein bekanntes Datum gibt, ist die Warteliste praktisch.
• Irgendwann/vielleicht — Der Eimer für Irgendwann/vielleicht ist für Elemente, die nicht sofort erledigt werden müssen, d.h. sie haben keine spezifische Frist, aber sie sollten irgendwann erledigt werden. Wenn es eine Frist gibt, verwenden Sie den Kalendereimer. Dies ist auch ein Eimer für Dinge, die noch nicht zu einer konkreten Idee oder Aufgabe kondensiert wurden.
• Kalender — Der Kalender ist nützlich für Dinge, die an eine bestimmte Zeit und/oder ein bestimmtes Datum gebunden sind. Das können Veranstaltungen, Besprechungen, Fristen usw. sein. Kalender werden auch für Elemente verwendet, die keine Aktionen sind - sie können Dinge sein, die zu einem bestimmten Zeitpunkt Aufmerksamkeit benötigen.
• Referenzmaterialien — Diese Liste ist nicht für Aktionen, sondern für verschiedene wichtige Informationen.

Mit ordentlich in ihre jeweiligen Eimer sortierten Elementen wird jede Aufgabe einfacher zu erledigen.Aber es gibt noch einen weiteren Schritt, um das GTD-System effizient zu nutzen.

Den Müll rausbringen

Das GTD-Eimer-System ist äußerst effizient, aber nur solange es nützliche, aktuelle Informationen enthält. Das bedeutet, dass die Eimer regelmäßig gereinigt werden müssen - mindestens einmal pro Woche. Der Inhalt der Eimer muss überprüft, nach Priorität neu geordnet und alle irrelevanten oder veralteten Elemente müssen entsorgt werden.

Struktur am Arbeitsplatz

Das letzte wichtige zu beachten ist, dass Struktur am Arbeitsplatz für die Produktivität äußerst wichtig ist. Neben der regelmäßigen Organisation der Eimer muss auch der Arbeitsplatz selbst organisiert sein. Das bedeutet, dass alle relevanten Materialien zur Hand sind und dass die Person, die dort arbeitet, sich wohl fühlt.

Wenn dieses GTD-System befolgt wird, werden Effizienz und Produktivität maximiert. Wenn Ideen organisiert sind, wird das Finden konkreter Schritte und deren Umsetzung einfacher, was Sie Ihrem Ziel näher bringt.