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क्या आपका कार्यप्रवाह बहुत अधिक है? क्या आप अपनी प्रगति को बढ़ाना चाहते हैं और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करना चाहते हैं? हम सभी को उत्पादकता में कठिनाई का सामना करना पड़ता है, लेकिन 'काम पूरा करना: तनाव-मुक्त उत्पादकता की कला' पाठकों को उत्पादकता बढ़ाने के लिए एक सरल लेकिन विस्तृत प्रणाली प्रस्तुत करता है। व्यक्तिगत और पेशेवर संगठन के विश्व के अग्रणी विशेषज्ञ द्वारा लिखित, इस पुस्तक में उपयोग की गई विधियाँ दुनिया भर के लाखों लोगों द्वारा उपयोग की जाती हैं।
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क्या आपका कार्य प्रवाह अधिक है? क्या आप अपनी क्षमता को बढ़ाना चाहते हैं और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करना चाहते हैं? हम सभी क्षमता के साथ संघर्ष करते हैं, लेकिन काम पूरा करना पाठक को उत्पादकता को बढ़ाने के लिए एक सरल लेकिन विस्तृत प्रणाली प्रस्तुत करता है। व्यक्तिगत और व्यावसायिक संगठन में विश्व के अग्रणी विशेषज्ञ द्वारा लिखित, इस पुस्तक के तरीके दुनिया भर के लाखों लोगों द्वारा, साथ ही Microsoft और Lockheed जैसी कंपनियों द्वारा भी उपयोग किए जाते हैं।
यह प्रणाली आपकी स्ट्रेस को कम करने और अपने सभी काम, व्यक्तिगत और व्यावसायिक, को बेहतर तरीके से संगठित करने में मदद कर सकती है, क्योंकि इसमें आपके जीवन को सरल करने, कार्य प्रवाह को स्वामित्व करने, कार्यों को संगठित करने और अपने जीवन में दृष्टिकोण बनाए रखने के तरीके विस्तार से बताए गए हैं। तो यदि आप अधिकता से थक गए हैं, तो यह एकीकृत प्रणाली आपको तनाव-मुक्त उत्पादकता के लिए शांति प्रदान कर सकती है, साथ ही आपको अपने कार्यों को कुशलतापूर्वक पूरा करने में सक्षम बना सकती है।
काम पूरा करना पाठक को उत्पादकता को बढ़ाने के लिए एक सरल लेकिन विस्तृत प्रणाली प्रस्तुत करता है। यह प्रणाली, जिसे अक्सर GTD के रूप में संदर्भित किया जाता है, एक सरल प्रश्न के माध्यम से उत्पादकता को बढ़ाती है - "मेरे लक्ष्य के करीब आने के लिए अगला ठोस कदम क्या होगा?". GTD एक अद्भुत प्रणाली है क्योंकि यह कार्यों को इतना सरल रखती है कि टाल-मटोल और टालने की संभावना कम हो जाती है।GTD एक व्यक्ति को निरंतर अगला तत्काल कार्य ढूंढने और करने के लिए प्रेरित करके स्पष्टता और ध्यान केंद्रित करता है, जो बहुत ही ठोस और दृश्यमान तरीके से उत्पादकता को बढ़ाता है।
आज की दुनिया में, कार्य पर्यावरण और कार्य बढ़ते जा रहे हैं। बहुत सारी चीजों को करने के लिए, एक व्यक्ति को बस खो जाना आसान होता है। इस जटिलता में डूबने से बचने के लिए, विभिन्न कार्यों को हमेशा ध्यान में रखने की आवश्यकता होती है। लेकिन वह, बारी में, मस्तिष्क को डेटा से भर देता है। इसलिए मस्तिष्क का उपयोग एक प्रोसेसर के रूप में होने के बजाय, इसे एक भंडारण उपकरण के रूप में उपयोग किया जाता है। चूंकि हमारे मस्तिष्क स्वाभाविक रूप से बहुकार्य करने में खराब होते हैं, इसलिए इसे लंबित कार्यों से भरने की कोशिश करना मूल्यवान संसाधनों की बर्बादी करता है और इसे क्रियाओं पर ध्यान केंद्रित करने से रोकता है - यह वास्तव में चीजों को करने से रोकता है। अधिकतम कार्यक्षमता प्राप्त करने के लिए, मस्तिष्क को कार्य पर 100% ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होना चाहिए, बिना लंबित परियोजनाओं या अन्य असंबंधित चीजों पर विचार किए।
मस्तिष्क के ध्यान को बढ़ाने के लिए, इसे अव्यवस्थित होना होगा। इसे करने का तरीका यह है कि सब कुछ रिकॉर्ड करें ताकि मस्तिष्क क्रियाओं पर ध्यान केंद्रित कर सके। यहां चुनौती यह है कि इस विचार को एक ठोस कार्य में कैसे परिवर्तित किया जाए। अस्पष्ट कार्य और परियोजनाएं विशेष रूप से समस्याग्रस्त होती हैं।सीमाओं को निर्धारित करने और कार्यों को परिभाषित करने के साथ सामना करने का सरल तरीका आवश्यक डेटा एकत्र करने, अगले कार्ययोग्य कार्य को स्पष्ट करने और सब कुछ समीक्षा करने से होता है। कार्यप्रवाह को महारत हासिल करने में 5 सरल चरण मदद करते हैं:
बाल्टियाँ
जैसा कि हमने पहले ही उल्लेख किया है, मस्तिष्क में अव्यवस्था को रोकना महत्वपूर्ण है, और GTD एक ठोस समाधान प्रदान करता है - बाल्टियाँ। बाल्टियाँ का उपयोग किसी भी जानकारी या विचारों को संग्रहित करने के लिए किया जाता है जो पर्याप्त महत्वपूर्ण होते हैं कि वे एक संभावित विघ्न बन सकते हैं। ये बाल्टियाँ शारीरिक डिब्बों की आवश्यकता नहीं होती हैं - वे एक नोटबुक, ऐप या लैपटॉप में स्थित हो सकते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि वे इतने करीब हों कि उन्हें आसानी से पहुंचा जा सके।उदाहरण के लिए, अगर एक बिल का भुगतान करना होता है, तो इसे दिमाग में रखने के बजाय, इसे एक बाल्टी में डालना चाहिए। सिस्टम को स्वच्छ और स्पष्ट रखने में मदद करने के लिए 7 प्रमुख प्रकार की बाल्टियाँ होती हैं। वे हैं:
लेकिन, इन बाल्टियों का उपयोग कैसे किया जाना चाहिए? यहां प्रत्येक श्रेणी के लिए व्याख्याएं हैं:
अगले कार्य
यह बाल्टी ठोस, कार्यात्मक आइटम्स के लिए होती है। तो-डू सूची के बजाय अगले-कार्य सूची का होना यह फायदा देता है कि तो-डू सूचियाँ अनिश्चित समय लेने वाले कार्यों के लिए अनुकूल नहीं होती हैं। अगले कार्यों को संदर्भ (घर, काम, बैठकें, आदि) के आधार पर व्यवस्थित किया जाना चाहिए। यदि कोई कार्य किसी निश्चित तारीख या घंटे से बंधा होता है, तो इसे कैलेंडर में डालना चाहिए, न कि अगले-कार्य बाल्टी में। यदि कार्य जटिल है, तो इसे एक परियोजना में बदलें और इसे परियोजनाओं की बाल्टी में स्थानांतरित करें।
परियोजनाएं
यह बाल्टी चल रही परियोजनाओं के लिए होती है - जटिल कार्य जिन्हें पूरा करने के लिए एक से अधिक चरण की आवश्यकता होती है। परियोजनाओं के उदाहरण होते हैं एक इवेंट की योजना बनाना या एक यात्रा का आयोजन करना। परियोजनाओं की योजना बनाने में प्रभावी होने के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि परियोजना के एक वांछित परिणाम के बारे में स्पष्ट हो। उदाहरण के लिए "जब यह परियोजना पूरी हो जाएगी, हम यात्रा पर जा सकेंगे।" इस प्रकार की परिणाम केंद्रित सोच क्या करती है वह स्पष्ट कार्यों का निर्माण आसान बनाती है, जिससे परियोजना को प्राप्त करना और अधिक संभव होता है।
एक परियोजना को सफलतापूर्वक संभालने के लिए 5 चरण हैं:
इस प्राकृतिक परियोजना प्रबंधन के साथ, हर परियोजना एक साधारण सूची बन जाती है जिसमें कंक्रीट कदम उठाने के लिए होते हैं।
चीजों को उनके संबंधित बकेट्स में सुव्यवस्थित रूप से व्यवस्थित करने के साथ, हर कार्य पूरा करना आसान हो जाता है। लेकिन GTD प्रणाली का कुशलतापूर्वक उपयोग करने के लिए एक और कदम होता है।
GTD बकेट प्रणाली अत्यंत कुशल होती है, लेकिन केवल तब जब इसमें उपयोगी, अद्यतित जानकारी होती है। इसका अर्थ है कि बकेट्स को नियमित रूप से साफ किया जाना चाहिए - कम से कम हर सप्ताह में एक बार। बकेट्स की सामग्री की समीक्षा की जानी चाहिए, प्राथमिकता के आधार पर पुनः व्यवस्थित की जानी चाहिए, और किसी भी अप्रासंगिक या पुरानी चीजों को निकाल दिया जाना चाहिए।
अंतिम महत्वपूर्ण बात यह है कि कार्यस्थल में संरचना उत्पादकता के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण होती है। बकेट्स को नियमित रूप से व्यवस्थित करने के अलावा, कार्यस्थल को भी व्यवस्थित रखने की आवश्यकता होती है। इसका अर्थ है कि सभी संबंधित सामग्री हाथ की पहुंच में होनी चाहिए और वहां काम करने वाला व्यक्ति सुविधाजनक हो।
जब यह GTD प्रणाली पालन की जाती है, दक्षता और उत्पादकता को अधिकतम किया जाता है। यदि विचारों का संगठन किया जाता है, तो ठोस कदमों को ढूंढना और उन्हें पूरा करना आसान हो जाता है, जो आपको अपने लक्ष्य को प्राप्त करने में और अधिक निकट लाता है।
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