Otimização de Processos (Parte 2)

Sinopse

Quer gerar os maiores valores de negócio com o menor tempo e custo? Mesmo um negócio próspero pode sempre encontrar maneiras de tornar seus processos mais enxutos, rápidos e eficientes.

Esta Otimização de Processos (Parte 2) apresentação inclui modelos para métodos comprovados que ajudam a eliminar o excesso. Inclui slides para análise de causa raiz, identificação de risco, matriz de complexidade e incerteza, Kaizen, checklist 4M, quadro Andon, Sistema de Produção Toyota, Ciclo Deming, PDCA e muitos outros que podem ser personalizados para diversos ambientes de equipe. Vamos revisar como esses métodos podem ser usados para melhorar as operações existentes.

Questions and answers

Can you provide real-world examples of companies successfully using the 4M checklist and Andon board for process improvement?

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Toyota is a prime example of a company that has successfully used the 4M checklist and Andon board for process improvement. The 4M checklist (Man, Machine, Material, Method) is a part of Toyota's Production System. They use it to identify and categorize potential sources of variation in a process. The Andon board, on the other hand, is a visual management tool that highlights the status of operations in real-time and signals any deviations from the norm. Toyota uses it to quickly identify and address issues, thereby reducing downtime and improving overall efficiency.

What are some alternative strategies to the Deming Cycle and PDCA for process optimization?

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Some alternative strategies to the Deming Cycle and PDCA for process optimization include Six Sigma, Lean Manufacturing, and Total Quality Management (TQM). Six Sigma focuses on reducing process variation and enhancing process control, while Lean Manufacturing aims at waste reduction and process flow efficiency. TQM, on the other hand, is a management approach that focuses on long-term success through customer satisfaction.

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Análise de causa raiz

Diagrama de Ishikawa

Antes de entrarmos em metodologias individuais, vamos revisar maneiras que uma equipe de projeto pode triar e planejar esforços de melhoria de processo. Para começar, é importante identificar o problema principal e a raiz dele primeiro. Em muitos casos, existem causas mais profundas para um problema do que o que a superfície sugere.

Questions and answers

What role do grassroots movements play in shaping trends in process optimization?

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Grassroots movements play a significant role in shaping trends in process optimization. They often initiate change from the bottom up, identifying inefficiencies in existing processes and advocating for improvements. These movements can bring about innovative solutions that may not be apparent from a top-down perspective. They can also help in identifying the root causes of problems, as they are often closer to the operational issues. Furthermore, grassroots movements can foster a culture of continuous improvement, encouraging everyone within the organization to participate in process optimization.

Can you use analogies or metaphors to explain the concept of triage and planning in process improvement efforts?

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Yes, one can use the analogy of a medical triage. In a medical emergency, doctors perform a triage to prioritize patients based on the severity of their condition. Similarly, in process improvement, teams identify and prioritize problems based on their impact on the business. The planning phase can be compared to a roadmap. Just as a roadmap provides the best route to reach a destination, the planning phase outlines the steps to achieve process improvement goals.

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Ask follow up

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe, apresenta o problema observado no lado direito. (Slide 15)

Cinco porquês

Outra maneira de conduzir uma análise de causa raiz é a estrutura dos 5 Porquês. Ao contrário do diagrama de Ishikawa, os 5 Porquês usam uma abordagem mais de cima para baixo. (Slide 16)

Comece com a grande questão fazendo o primeiro Porquê. Em seguida, continue até que cinco Porquês tenham sido feitos para chegar aos detalhes mais finos do problema que não eram óbvios para você no início.

Risco do processo

Identificação de risco

Com qualquer plano de mudança, existem riscos que já estão associados ao processo atual, e também riscos que podem surgir com as novas mudanças.

Seja o objetivo reduzir os riscos existentes ou defender o negócio contra possíveis riscos futuros, é importante apresentar as possibilidades para estabelecer uma expectativa viável. (Slide 6)

Isso também traz a questão: o que é uma troca digna? O negócio se alinha mais com uma abordagem de "alto risco, alta recompensa"? Ou prefere jogar seguro?

Complexidade e incerteza

Relacionado à gestão de riscos, mapeie qualquer complexidade e incerteza implícita em seu plano de melhoria de processo nesta matriz. (Slide 5)

Por exemplo, para uma organização que busca resultados rápidos e de baixo risco, pode valer a pena começar com procedimentos no quadrante inferior esquerdo. Estes são os frutos de fácil alcance que não são muito complicados de implementar e são bastante previsíveis. Com essa combinação, você pode ver os resultados rapidamente após a implementação.

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Melhoria contínua

Kaizen

Agora, vamos entrar nas ferramentas individuais que podem ser usadas ao longo do exercício de otimização de processo.

Kaizen é uma das ferramentas mais comuns quando se trata de melhoria de processo, e por boas razões. É o framework que trouxe grande sucesso para empresas de Toyota a Nestlé.

Kaizen pode ser visualizado como uma roda sempre girando. A palavra-chave aqui é "contínua". Isso significa que a melhoria não para simplesmente no passo número 7. Continua a refinar e redefinir para alcançar resultados ainda melhores. (Slide 21)

Se uma equipe tem um cronograma de melhoria de processo bem definido, pode editar esses passos para mostrar datas específicas ou durações que correspondem a cada passo do processo Kaizen.

Checklist 4M

Sob o framework Kaizen, a checklist 4M pode ser usada para destacar e acompanhar tarefas detalhadas no terreno. Os 4 M's representam: Homem, Máquina, Material e Método. Eles permitem que uma equipe de projeto esteja ciente de todos os componentes críticos com maior clareza e organização. (Slide 22)

Note que a checklist 4M não discrimina os detalhes mais finos. Quando se trata de melhoria de processo, até mesmo um pequeno detalhe pode levar a economias significativas de custo e tempo. Essas pequenas melhorias também podem se acumular quando ocorrem em um ambiente de produção de alto volume.

Sistema de produção Toyota (TPS)

As ferramentas que acabamos de mencionar podem ser todas agregadas ao Sistema de Produção Toyota, ou TPS. Esta é a principal ideologia em que a otimização de processo é baseada. (Slide 29)

Nesta potência, temos os objetivos de negócio no topo da casa, suportados por pilares que são feitos de métodos individuais de otimização de processo, e seguidos pelos resultados finais de sucesso.