Task Tracker

Sinopse

Coloque sua equipe e projetos de volta nos trilhos com nosso Task Tracker deck. Economize o tempo que você gasta para criar relatórios de atualização de progresso com estas listas de verificação diárias, semanais e mensais personalizadas. Organize as tarefas por prioridade, data de vencimento, porcentagem concluída, atribuição e muitas outras opções.

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Destaques do slide

45% dos funcionários relatam gráficos de Gantt como sua ferramenta de gerenciamento de projetos mais usada. Use este slide para medir tarefas com precisão, rastreá-las em várias fases de um projeto individual e criar cronogramas mais precisos para compartilhar com sua equipe.

Gerencie as atividades da equipe entre vários funcionários com esta tabela de Atribuição de Tarefas. Crie uma visão geral de alto nível de quem está atribuído a qual tarefa com datas de vencimento. Veja quantas tarefas cada membro concluiu e identifique gargalos.

Use este Rastreador de Metas para revisar com que frequência as tarefas diárias são realizadas ao longo de um período de um mês. Mostre aos membros da equipe como sua produtividade diária se acumula para definir tarefas e áreas que requerem maior prioridade.

Problema

Apenas 52% dos executivos acham que a maneira como seus funcionários alocam seu tempo corresponde às prioridades da empresa, enquanto apenas 9% relatam satisfação com a alocação de tempo de todo o local de trabalho. 46% dos líderes de equipe relatam "atingir prazos de projetos" como seu maior obstáculo.

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Isso ocorre porque a maioria dos funcionários gasta pelo menos metade de sua semana para "retrabalhar" projetos e tarefas mal comunicadas - isso representa mais de 20 horas de trabalho desperdiçado. Isso custa às pequenas empresas até $420.000 e às grandes empresas mais de $62 milhões anualmente.

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Solução

De acordo com o Instituto de Gerenciamento de Projetos, empresas com estruturas claras de gerenciamento de projetos têm 38% mais projetos bem-sucedidos do que aquelas que não têm. Empresas que desenvolvem melhores práticas de gerenciamento de projetos economizam 28 vezes mais dinheiro do que aquelas que não o fazem. Use o tempo e o dinheiro economizados para investir em ideias mais inovadoras para maior produtividade.

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Aplicação

• Melhore o gerenciamento de fluxo de trabalho. Organize listas de tarefas por prioridade, data de vencimento e porcentagem em direção à conclusão.
• Comunique-se melhor. Várias opções de design permitem que você escolha o melhor formato para comunicar suas métricas mais importantes.
• Cumpra prazos. Acompanhe metas ao longo de semanas e meses. Contabilize tarefas realizadas por hora, dias da semana e meses do ano.
• Construa listas de tarefas melhores. Listas de verificação editáveis que comunicam as prioridades e o progresso da equipe em vários projetos criarão um ambiente melhor e mais programado.
• Contabilize o tempo perdido. Meça o tempo desperdiçado. Calcule as horas orçadas para uma tarefa contra as horas reais gastas. Realize auditorias de tempo para corrigir o desperdício.
• Hiperfoco em áreas problemáticas. Acompanhe o progresso e identifique tarefas concluídas, tarefas em andamento e tarefas atrasadas. Concentre-se em gargalos e reatribua tarefas com facilidade.

Use a produtividade adicional para permitir mais pausas. Quando você e sua equipe têm mais tempo para pausas durante o dia, eles voltam ao trabalho mais motivados.

Implementação

Com o apoio dessas ferramentas de Rastreador de Tarefas, você pode facilmente seguir a estratégia BLISS recomendada pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos para liderar reuniões de status do projeto:

• Seja eficiente com slides que comunicam rapidamente os principais pontos de dados.
• Olhe para frente ou para trás com várias opções diárias, semanais e mensais de rastreador de tarefas.
• Insista na responsabilidade com slides que destacam os papéis da equipe.
• Simplifique sua agenda de reuniões com listas de tarefas simples e visualizações de relatórios de progresso.
• Mantenha o foco com slides que podem ser hiperpersonalizados para todas as suas necessidades.

Para mais apresentações sobre produtividade pessoal e em equipe, confira nosso Meetings & Agendas (Part 3), bem como esta apresentação Objetivos & Resultados Chave (Parte 2), e este Productivity Planner.