Synopsis
Qu'est-ce qu'un plan de projet ? Ci-dessous, nous expliquerons comment rédiger un plan de projet, comment utiliser les meilleurs outils de planification de projet pour terminer votre projet à temps, comment personnaliser notre Plan de Projet pour vous aider à démarrer, et si vous lisez jusqu'à la fin, vous apprendrez quelques exemples de plans de projet sur la façon dont les planificateurs de projet au Hoover Dam ont terminé la production sur le plus grand projet de maçonnerie du monde depuis les grandes pyramides un deux ans en avance sur le calendrier.
Pour rédiger votre plan de projet, cinq questions clés doivent être répondues. Pour répondre à ces questions critiques, nous avons rassemblé une série des meilleurs outils de notre modèle de plan de projet, comme un diagramme PERT, un diagramme de chemin critique, un tableau de répartition du travail, une analyse des risques du projet, et un suivi des problèmes, qui ne sont que quelques-unes des nombreuses diapositives disponibles dans notre modèle de plan de projet.
Points forts des outils
Diagramme PERT
La première étape de tout plan de projet est de se demander, "Quelle est l'étendue du projet ?" L'étendue du projet est un compte rendu détaillé de tous les éléments du projet, comme les activités connexes, les ressources, les calendriers et les livrables. Sans une étendue approfondie, vous pourriez vous retrouver à ajouter des activités à un projet, ce qui prolonge alors le calendrier, ce qui vous met en retard, et tout à coup vous comprenez pourquoi les projets gouvernementaux prennent tant de temps ! Sauf pour le Hoover Dam - que nous couvrirons à la fin de cet article.
Cependant, même les tâches que vous planifiez peuvent retarder votre projet. C'est parce que de nombreuses tâches dépendent les unes des autres - même celles qui ne se produisent pas dans l'ordre. Un diagramme PERT est une visualisation qui suit ces différentes tâches dans un organigramme libre pour montrer leur dépendance les unes envers les autres avec des flèches. Au lieu d'un diagramme de GANTT qui s'écoule de gauche à droite dans un format de chronologie, les tâches peuvent ne pas être uniquement dépendantes de manière séquentielle, car vous pourriez devoir revenir et répéter le travail sur une tâche qui modifie une tâche future et vice versa. Les flèches indiquent également si quelque chose est directement connecté par rapport à dépendant sans ressources. Dépendant sans ressources fait référence à lorsque les tâches ne sont pas connectées entre elles mais se rapportent toujours. (Diapositive 5)
Par exemple, pensez à comment le lancement d'un produit dépend directement d'un test de fonctionnalité mais est indirectement lié à un site Web de produit. Vous avez toujours besoin d'un site Web pour vendre votre produit, mais vous n'avez pas besoin d'un site Web pour fabriquer votre produit - à moins que votre produit ne soit un site Web. Un excellent exemple de cela est en fait ce qui s'est passé lorsque la société Six companies a commencé le projet du barrage Hoover. Ils ont non seulement dû construire un barrage, mais ils ont également dû construire une ville entière pour loger tous les travailleurs qui construisaient le barrage. Plus d'informations à ce sujet à la fin de l'article !
Chemin critique
Le délai pour terminer un projet est la deuxième question la plus vitale à répondre.Les chronologies sont essentielles à la réussite d'un projet. Pour respecter cette chronologie, vous devez forger un chemin critique. Les chemins critiques montrent la dépendance et la connexion entre les tâches les plus importantes d'un projet. Le modèle que nous avons créé comporte plusieurs diapositives pour structurer votre chemin critique, soit avec un organigramme (Diapositive 6), soit avec un tableau (Diapositive 7), soit avec un tableau et un diagramme de Gantt.
Cette visualisation tabularise votre chemin critique à travers les tâches, le membre de l'équipe responsable, la date de début et de fin, la durée de la tâche et son état actuel. Le diagramme de GANTT en bas divise ces tâches en SPRINTS avec les sous-tâches en dessous. Comme ce diagramme de Gantt est corrélé au chemin critique, les flèches peuvent être utilisées pour montrer les dépendances entre ces tâches. Cela peut être utilisé pour déterminer quelle (le cas échéant) décision unique peut faire ou défaire une autre. (Diapositive 8)
Graphique de décomposition du travail
La prochaine tâche dans un plan de projet est de déterminer quelles ressources sont disponibles. La structure de décomposition du travail aborde l'allocation des ressources, la gestion du temps et la budgétisation en un seul coup, de sorte que les ressources correspondent à la portée du projet que vous venez de créer.
Cette diapositive présente une décomposition du travail visualisée comme un organigramme et montre les tâches principales et les sous-tâches à accomplir pour atteindre l'objectif.Bien que cette visualisation ait chaque budget répertorié sous son nom de tâche, cela pourrait également être modifié pour suivre le rôle du membre de l'équipe responsable. Pour suivre la progression de chaque tâche vers sa réalisation, le milieu de chaque tâche montre des barres de statut basées sur le pourcentage. Par exemple, si votre tâche était d'apprendre à faire un plan de projet, félicitations, vous avez terminé à 50% ! (Diapositive 11)
Analyse des risques du projet
Ce tableau d'analyse des risques décompose les risques associés à votre projet puis les classe en fonction de leur impact et de leur probabilité d'occurrence. Multipliez ces deux éléments pour calculer une valeur de risque, ou une estimation du coût du risque. (Diapositive 18)
Informez votre analyse des risques avec cette matrice de risques pour suivre la probabilité de risque par rapport au niveau de conséquence. Si un risque a un niveau d'impact et de certitude catastrophique, il doit être géré avec soin. (Diapositive 19)
Suivi des problèmes
Voici un dernier outil pour aider à la gestion des risques - un suivi des problèmes, qui est utile pour évaluer si votre projet est sur la bonne voie selon ce que vous pensiez au départ ou si vous devez repousser votre calendrier. Cela se marie bien avec le diagramme PERT, car si les tâches dépendantes deviennent des problèmes, cela pourrait être un signal d'alarme pour repousser votre calendrier de projet.Ceci est utile pour des projets complexes, de taille moyenne à grande - comme, disons, le barrage Hoover! (Diapositive 16)
Étude de cas : Barrage Hoover
Alors, comment se fait-il que le barrage Hoover ait été achevé deux ans en avance sur le calendrier prévu ? Bien que le barrage ait été le plus grand projet gouvernemental de l'époque, pour remporter l'appel d'offres, le groupe Six Companies a dû avancer les 5 premiers millions de dollars. Ensuite, ils ont été soumis à des amendes pour chaque jour de retard. Cette incitation les a obligés à trouver des moyens de respecter le calendrier - une excellente motivation pour tout plan de projet.
L'une des façons dont le projet a gagné du temps a été de ne pas attendre que la ville soit construite avant de commencer les travaux sur le barrage. *Si cela était visualisé sur un diagramme PERT, les planificateurs de projet pourraient voir que les deux tâches étaient dépendantes sans ressources, comme indiqué par les flèches bleues dans la visualisation ci-dessus. L'une nécessitait du béton et de l'acier et l'autre du bois et de la nourriture. Comme ils ont commencé en 1931, deux ans après le début de la Grande Dépression, ils avaient accès à une multitude de travailleurs à la recherche d'un emploi. Ainsi, les travailleurs ont commencé six mois en avance sur le calendrier et ont vécu dans une "ville de chiffons" en attendant que les services publics soient acheminés depuis 500 miles.
Pour rester dans les temps, les planificateurs de projet ont également dû contourner un autre problème critique : le barrage nécessitait tellement de béton que s'ils le coulaient en un seul bloc, il aurait fallu plus de 125 ans pour refroidir.C'était le chemin critique nécessaire à surmonter pour terminer à temps. Ils devraient diviser cette grande tâche en plusieurs tâches plus petites afin d'atteindre leur date de fin cible. La solution : verser le béton en blocs de cinq pieds, puis utiliser des tuyaux pour pomper de l'eau froide à travers chaque bloc pour le refroidir suffisamment pour verser le bloc suivant dessus. Alors que 80% des projets ne fixent pas de calendriers de référence, cette attention extrême à la chronologie a fait toute la différence.
Conclusion
Si les outils pour réaliser un plan de projet solide vous gênent, vous avez besoin de cette présentation. Téléchargez le Plan de Projet pour plus de diapositives sur la matrice Impact et Effort, le Portefeuille de Projets, les Rapports de Statut, les Registres des Parties Prenantes, la Priorisation des Tâches, et bien d'autres pour gagner du temps et des heures de travail.
