प्रोजेक्ट योजना

सारांश

प्रोजेक्ट प्लान क्या होता है? नीचे, हम समझाएंगे कि प्रोजेक्ट प्लान कैसे लिखा जाता है, प्रोजेक्ट प्लान टूल्स का उपयोग कैसे करें ताकि आपका प्रोजेक्ट समय पर पूरा हो, हमारे प्रोजेक्ट योजना को कैसे अनुकूलित करें ताकि आपकी शुरुआत हो सके, और अगर आप अंत तक पढ़ते हैं, तो आपको हूवर डैम के प्रोजेक्ट प्लानर्स ने दुनिया की सबसे बड़ी ईंटों की प्रोजेक्ट को महान पिरामिडों के बाद दो वर्ष पहले कैसे पूरा किया, इसके कुछ उदाहरण सीखने को मिलेंगे।

अपने प्रोजेक्ट प्लान को लिखने के लिए, पांच मुख्य प्रश्नों का उत्तर देना होगा। इन महत्वपूर्ण प्रश्नों का उत्तर देने के लिए, हमने अपने प्रोजेक्ट प्लान टेम्पलेट से कुछ शीर्ष टूल्स इकट्ठा किए हैं, जैसे कि PERT चार्ट, क्रिटिकल पथ डायग्राम, वर्क ब्रेकडाउन चार्ट, प्रोजेक्ट जोखिम विश्लेषण, और इश्यू ट्रैकर, जो हमारे प्रोजेक्ट प्लान टेम्पलेट में उपलब्ध कई स्लाइड्स में से कुछ हैं।

टूल की विशेषताएं

PERT चार्ट

किसी भी प्रोजेक्ट प्लान का पहला कदम होता है, "प्रोजेक्ट का दायरा क्या है?" प्रोजेक्ट का दायरा सभी प्रोजेक्ट के तत्वों, जैसे कि संबंधित गतिविधियां, संसाधन, समयरेखा, और वितरण का विस्तृत खाता होता है। एक व्यापक दायरे के बिना, आप एक प्रोजेक्ट में गतिविधियों को जोड़ने में खुद को पाएंगे, जिससे समयरेखा बढ़ जाती है, जिससे आप समय से पीछे हो जाते हैं, और फिर अचानक आपको समझ में आता है कि सरकारी प्रोजेक्ट्स इतना समय क्यों लेते हैं! हालांकि, हूवर डैम का यह नहीं लागू होता - जिसका हम इस लेख के अंत में विवरण देंगे।

हालांकि, आपके द्वारा योजनाबद्ध किए गए कार्य भी आपकी परियोजना को पीछे खींच सकते हैं। यह इसलिए होता है क्योंकि कई कार्य एक-दूसरे पर निर्भर होते हैं - यहां तक कि वे जो क्रम में नहीं होते। PERT चार्ट एक ऐसा दृश्यकल्पना है जो इन विभिन्न कार्यों का हस्ताक्षर करता है और उनके एक-दूसरे पर निर्भरता को दिखाने के लिए तीरों के साथ एक स्वतंत्र रूप से बहने वाले फ्लोचार्ट में ट्रैक करता है। GANTT चार्ट के विपरीत जो एक समयरेखा प्रारूप में बाएं से दाएं बहता है, कार्य केवल क्रमानुसार निर्भर नहीं हो सकते, क्योंकि आपको शायद वापस जाकर एक कार्य पर काम करना पड़े जो एक भविष्य कार्य को बदलता है और उलटा भी। तीर यह भी निर्धारित करते हैं कि कुछ सीधे रूप से जुड़ा हुआ है या संसाधनों के बिना निर्भर है। संसाधनों के बिना निर्भरता का तात्पर्य है कि कार्य एक-दूसरे से जुड़े नहीं होते हैं लेकिन फिर भी संबंधित होते हैं। (स्लाइड 5)

उदाहरण के लिए, सोचिए कि किसी उत्पाद की लॉन्च कैसे एक फीचर टेस्ट पर सीधे निर्भर होती है लेकिन एक उत्पाद वेबसाइट से अप्रत्यक्ष रूप से संबंधित होती है। आपको अपने उत्पाद को बेचने के लिए एक वेबसाइट की आवश्यकता होती है, लेकिन आपको अपने उत्पाद को बनाने के लिए एक वेबसाइट की आवश्यकता नहीं होती - जब तक कि आपका उत्पाद एक वेबसाइट न हो। इसका एक शानदार उदाहरण वास्तव में यह है जब सिक्स कंपनियों की कंपनी ने हूवर बांध परियोजना शुरू की। उन्हें सिर्फ एक बांध नहीं बनाना था, बल्कि उन्हें बांध बनाने वाले सभी श्रमिकों को रहने के लिए एक पूरा शहर बनाना पड़ा। इसके बारे में लेख के अंत में अधिक!

महत्वपूर्ण पथ

एक परियोजना को पूरा करने के लिए समयरेखा दूसरा सबसे महत्वपूर्ण प्रश्न है जिसका उत्तर देना होता है।समयरेखाएं किसी परियोजना की सफलता के लिए महत्वपूर्ण होती हैं। उस समयरेखा को पूरा करने के लिए, आपको एक महत्वपूर्ण मार्ग तय करने की आवश्यकता होती है। महत्वपूर्ण मार्ग एक परियोजना के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों के बीच निर्भरता और संबंध दिखाते हैं। हमने जो टेम्पलेट बनाया है उसमें आपके महत्वपूर्ण मार्ग को संरचित करने में मदद करने के लिए कई स्लाइड्स हैं, चाहे वह एक फ्लोचार्ट (स्लाइड 6), एक तालिका (स्लाइड 7), या एक तालिका और गैंट चार्ट के साथ हो।

यह दृश्यण आपके महत्वपूर्ण मार्ग को कार्यों, जिम्मेदार टीम सदस्य, शुरुआत और समाप्ति की तारीख, कार्य की अवधि, और उसकी वर्तमान स्थिति के आधार पर तालिकाबद्ध करता है। नीचे का GANTT चार्ट इन कार्यों को SPRINTS में विभाजित करता है और उप-कार्यों के नीचे। क्योंकि यह गैंट चार्ट महत्वपूर्ण मार्ग से संबंधित होता है, तीरों का उपयोग इन कार्यों के बीच निर्भरता दिखाने के लिए किया जा सकता है। इसका उपयोग यह निर्धारित करने के लिए किया जा सकता है कि कौन सा (यदि कोई) एकल निर्णय दूसरे को बना या तोड़ सकता है। (स्लाइड 8)

कार्य विभाजन चार्ट

परियोजना योजना में अगला कार्य यह निर्धारित करना है कि क्या संसाधन उपलब्ध हैं। कार्य विभाजन संरचना संसाधन आवंटन, समय प्रबंधन, और बजटिंग को एक साथ संभालती है ताकि संसाधन आपके द्वारा बनाई गई परियोजना क्षेत्र के अनुरूप हो।

इस स्लाइड में एक कार्य विभाजन का दृश्यण एक संगठनात्मक चार्ट की तरह है और यह मुख्य कार्यों और उप-कार्यों को दिखाता है जो लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए पूरा करना होगा।जबकि इस दृश्यीकरण में प्रत्येक बजट अपने कार्य नाम के तहत सूचीबद्ध है, इसे टीम के सदस्य की जिम्मेदारी को ट्रैक करने के लिए भी संपादित किया जा सकता है। प्रत्येक कार्य की प्रगति को ट्रैक करने के लिए, प्रत्येक कार्य के मध्य में प्रतिशत आधारित स्थिति बार दिखाई देते हैं। उदाहरण के लिए, अगर आपका कार्य यह सीखना था कि कैसे एक परियोजना योजना बनाई जाती है, बधाई हो, आप अधा रास्ता तय कर चुके हैं! (स्लाइड 11)

परियोजना जोखिम विश्लेषण

यह जोखिम विश्लेषण तालिका आपकी परियोजना से संबंधित जोखिमों को विभाजित करती है और फिर उन्हें प्रभाव और घटना की संभावना के आधार पर रैंक करती है। इन्हें एक साथ गुणा करके एक जोखिम मूल्य की गणना करें, या जोखिम की लागत का अनुमान। (स्लाइड 18)

इस जोखिम मैट्रिक्स के साथ अपने जोखिम विश्लेषण को सूचना दें जो जोखिम की संभावना के खिलाफ परिणाम के स्तर को ट्रैक करता है। यदि एक जोखिम का प्रभाव और निश्चितता का स्तर विनाशक है, तो इसे सतर्कता से प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है। (स्लाइड 19)

मुद्दा ट्रैकर

यहाँ जोखिम प्रबंधन के साथ मदद करने के लिए एक और उपकरण है - एक मुद्दा ट्रैकर, जो यह मूल्यांकन करने में सहायक है कि क्या आपकी परियोजना आपके शुरुआती विचार के अनुसार लक्ष्य पर है या क्या आपको अपने समयरेखा को धकेलने की आवश्यकता है। यह PERT चार्ट के साथ अच्छी तरह से जोड़ता है, क्योंकि यदि निर्भर कार्य मुद्दों में परिवर्तित होते हैं, तो यह आपकी परियोजना के समयरेखा को धकेलने का एक लाल झंडा हो सकता है।यह जटिल, मध्यम से बड़े पैमाने के परियोजनाओं के लिए उपयोगी है - मानो, हूवर बांध की तरह! (स्लाइड 16)

केस स्टडी: हूवर बांध

तो हूवर बांध समय से दो साल पहले कैसे समाप्त हुआ? जबकि बांध उस समय इतिहास में सबसे बड़ी सरकारी परियोजना थी, बोली जीतने के लिए, सिक्स कंपनियों के समूह को पहले 5 मिलियन डॉलर खुद उठाने पड़े। फिर, उन्हें हर दिन के लिए जुर्माना भुगतना पड़ा जब वे समय से पीछे रह गए। यह प्रोत्साहन ने उन्हें अनिवार्य रूप से तरीके खोजने के लिए मजबूर किया कि वे समय से रहें - किसी भी परियोजना योजना के लिए महान प्रेरणा।

परियोजना ने समय बचाने का एक तरीका यह था कि उन्होंने बांध पर काम शुरू करने के लिए शहर का निर्माण होने का इंतजार नहीं किया। *यदि इसे PERT चार्ट पर दृश्यमान किया जाता, तो परियोजना योजनाकार देख सकते थे कि दोनों कार्य संसाधनों के बिना निर्भर थे, जैसा कि ऊपरी दृश्यमानता में नीले तीरों द्वारा दर्शाया गया। चूंकि एक को कंक्रीट और स्टील की आवश्यकता थी और दूसरे को लकड़ी और खाद्य की आवश्यकता थी। क्योंकि उन्होंने 1931 में, महामंदी के दो साल बाद, शुरुआत की, उनके पास नौकरी की तलाश में धनी श्रमिकों की एक सम्पत्ति थी। इसलिए श्रमिक समय से छह महीने पहले शुरू हुए और एक "rag town" में रहते थे जब तक कि उन्हें 500 मील दूर से उपयोगिताएं पाई नहीं जाती थीं।

समय पर रहने के लिए, परियोजना योजनाकारों को एक और महत्वपूर्ण मुद्दे का सामना करना पड़ा: बांध को इतना अधिक कंक्रीट चाहिए था कि यदि वे इसे एक ही ब्लॉक में डाल देते, तो इसे ठंडा होने में 125 साल से अधिक समय लग जाता।यह समय पर समाप्त करने के लिए आवश्यक पथ था। उन्हें अपनी लक्षित समाप्ति तिथि तक पहुंचने के लिए इस बड़े कार्य को कई छोटे कार्यों में बाँटना होगा। समाधान: कंक्रीट को पांच फुट के ब्लॉक में डालें, फिर प्रत्येक ब्लॉक में ठंडा पानी पंप करने के लिए पाइप का उपयोग करें ताकि इसे पर्याप्त ठंडा कर सकें ताकि अगला ब्लॉक इसके ऊपर डाल सकें। जबकि 80% परियोजनाओं ने मूल अनुसूचियाँ सेट नहीं की, इस समयरेखा पर अत्यधिक ध्यान ने सबकुछ बदल दिया।

निष्कर्ष

यदि एक मजबूत परियोजना योजना बनाने के लिए आपके पास उपकरण हैं, तो आपको इस प्रस्तुति की आवश्यकता है। प्रभाव और प्रयास मैट्रिक्स, परियोजना पोर्टफोलियो, स्थिति रिपोर्ट, स्टेकहोल्डर रजिस्टर, कार्य प्राथमिकीकरण, और कई अन्य के बारे में अधिक स्लाइड्स के लिए प्रोजेक्ट योजना डाउनलोड करें जो समय और काम के घंटों को बचाते हैं।