Zusammenfassung
Was ist ein Projektplan? Im Folgenden erklären wir, wie man einen Projektplan schreibt, wie man die besten Projektplanungstools verwendet, um Ihr Projekt rechtzeitig abzuschließen, wie man unsere Projektplan anpasst, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, und wenn Sie bis zum Ende lesen, lernen Sie einige Projektplanbeispiele, wie die Projektplaner am Hoover Dam die Produktion des größten Mauerwerksprojekts seit den großen Pyramiden ganze zwei Jahre vor dem Zeitplan abgeschlossen haben.
Um Ihren Projektplan zu schreiben, müssen fünf Schlüsselfragen beantwortet werden. Um diese kritischen Fragen zu beantworten, haben wir eine Reihe von Top-Tools aus unserer Projektplanvorlage gesammelt, wie ein PERT-Diagramm, ein kritischer Pfaddiagramm, eine Arbeitsaufteilungsgrafik, eine Projekt-Risikoanalyse und ein Problemverfolgungssystem, die nur einige der vielen Folien sind, die in unserer Projektplanvorlage verfügbar sind.
Tool-Highlights
PERT-Diagramm
Der erste Schritt in jedem Projektplan besteht darin, zu fragen, "Was ist der Projektumfang?" Der Projektumfang ist eine detaillierte Aufstellung aller Elemente des Projekts, wie zugehörige Aktivitäten, Ressourcen, Zeitpläne und Lieferergebnisse. Ohne einen gründlichen Umfang könnten Sie sich dabei wiederfinden, Aktivitäten zu einem Projekt hinzuzufügen, die dann den Zeitplan verlängern, was Sie in Verzug bringt, und dann verstehen Sie plötzlich, warum Regierungsprojekte so lange dauern! Außer beim Hoover Dam - den wir am Ende dieses Artikels behandeln werden.
Allerdings können selbst die Aufgaben, die Sie planen, Ihr Projekt verzögern. Das liegt daran, dass viele Aufgaben voneinander abhängig sind - auch solche, die nicht in einer bestimmten Reihenfolge ablaufen. Ein PERT-Diagramm ist eine Visualisierung, die diese verschiedenen Aufgaben in einem freiformigen Flussdiagramm verfolgt, um ihre Abhängigkeit voneinander mit Pfeilen zu zeigen. Anstelle eines GANTT-Diagramms, das von links nach rechts in einem Zeitstrahlformat fließt, sind Aufgaben möglicherweise nicht ausschließlich sequenziell abhängig, da Sie möglicherweise zurückgehen und Arbeiten an einer Aufgabe wiederholen müssen, die eine zukünftige Aufgabe ändert und umgekehrt. Die Pfeile zeigen auch, ob etwas direkt verbunden ist oder abhängig ist, ohne Ressourcen. Abhängig ohne Ressourcen bezieht sich darauf, wenn die Aufgaben nicht miteinander verbunden sind, aber dennoch zusammenhängen. (Folie 5)
Denken Sie zum Beispiel daran, wie ein Produktstart direkt von einem Funktionstest abhängig ist, aber indirekt mit einer Produktwebsite zusammenhängt. Sie benötigen immer noch eine Website, um Ihr Produkt zu verkaufen, aber Sie benötigen keine Website, um Ihr Produkt herzustellen - es sei denn, Ihr Produkt ist eine Website. Ein großartiges Beispiel dafür ist tatsächlich, was passiert ist, als das Unternehmen Six Companies das Hoover-Damm-Projekt startete. Sie mussten nicht nur einen Damm bauen, sondern auch eine ganze Stadt, um alle Arbeiter unterzubringen, die den Damm bauten. Mehr dazu am Ende des Artikels!
Kritischer Pfad
Die Zeitleiste zur Fertigstellung eines Projekts ist die zweitwichtigste Frage, die beantwortet werden muss.Zeitpläne sind für den Erfolg eines Projekts von entscheidender Bedeutung. Um diesen Zeitplan einzuhalten, müssen Sie einen kritischen Pfad erstellen. Kritische Pfade zeigen die Abhängigkeit und Verbindung zwischen den wichtigsten Aufgaben eines Projekts. Die von uns erstellte Vorlage enthält mehrere Folien, die Ihnen helfen, Ihren kritischen Pfad zu strukturieren, sei es mit einem Flussdiagramm (Folie 6), mit einer Tabelle (Folie 7) oder mit einer Tabelle und Gantt-Diagramm.
Diese Visualisierung tabellarisiert Ihren kritischen Pfad über die Aufgaben, den verantwortlichen Teammitglied, Start- und Enddatum, Dauer der Aufgabe und ihren aktuellen Status. Das GANTT-Diagramm am unteren Rand teilt diese Aufgaben in SPRINTS mit den darunter liegenden Teilaufgaben. Da dieses Gantt-Diagramm mit dem kritischen Pfad korreliert, können die Pfeile verwendet werden, um die Abhängigkeiten zwischen diesen Aufgaben zu zeigen. Dies kann dazu verwendet werden, zu bestimmen, welche (falls vorhanden) einzelne Entscheidung eine andere machen oder brechen kann. (Folie 8)
Arbeitsaufteilungsdiagramm
Die nächste Aufgabe in einem Projektplan besteht darin, zu bestimmen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen. Die Arbeitsaufteilungsstruktur behandelt Ressourcenzuweisung, Zeitmanagement und Budgetierung in einem, so dass die Ressourcen mit dem gerade erstellten Projektumfang übereinstimmen.
Diese Folie zeigt eine Arbeitsaufteilung visualisiert wie ein Organigramm und zeigt die Hauptaufgaben und Teilaufgaben zur Erreichung des Ziels.Während diese Visualisierung jedes Budget unter seinem Aufgabennamen auflistet, könnte dies auch bearbeitet werden, um die Rolle des verantwortlichen Teammitglieds zu verfolgen. Um den Fortschritt jeder Aufgabe zur Vollendung zu verfolgen, zeigt die Mitte jeder Aufgabe prozentuale Statusbalken. Wenn Ihre Aufgabe beispielsweise darin bestand, zu lernen, wie man einen Projektplan erstellt, herzlichen Glückwunsch, Sie sind zu 50% fertig! (Folie 11)
Projektrisikoanalyse
Diese Risikoanalysetabelle zerlegt die mit Ihrem Projekt verbundenen Risiken und ordnet sie dann nach Auswirkung und Wahrscheinlichkeit des Auftretens. Multiplizieren Sie diese, um einen Risikowert zu berechnen, oder eine Schätzung der Kosten des Risikos. (Folie 18)
Informieren Sie Ihre Risikoanalyse mit dieser Risikomatrix, um das Risiko gegen das Ausmaß der Folgen zu verfolgen. Wenn ein Risiko ein katastrophales Ausmaß an Auswirkungen und Gewissheit hat, muss es sorgfältig verwaltet werden. (Folie 19)
Problemverfolgung
Hier ist ein letztes Werkzeug zur Risikoverwaltung - ein Problemverfolger, der hilfreich ist, um zu beurteilen, ob Ihr Projekt nach dem, was Sie zu Beginn dachten, auf Ziel ist oder ob Sie Ihren Zeitplan verschieben müssen. Dies passt gut zur PERT-Diagramm, da es, wenn abhängige Aufgaben zu Problemen werden, ein Warnsignal sein könnte, um Ihren Projektzeitplan zu verschieben.Dies ist hilfreich für komplexe, mittlere bis große Projekte - wie zum Beispiel den Hoover-Staudamm! (Folie 16)
Fallstudie: Hoover-Staudamm
Wie kam es, dass der Hoover-Staudamm zwei Jahre vor dem Zeitplan fertiggestellt wurde? Obwohl der Staudamm zu dieser Zeit das größte Regierungsprojekt in der Geschichte war, musste die Gruppe der Sechs Unternehmen, um den Auftrag zu gewinnen, die ersten 5 Millionen Dollar selbst aufbringen. Dann wurden sie für jeden Tag, den sie hinter dem Zeitplan zurücklagen, mit Geldstrafen belegt. Dieser Anreiz verpflichtete sie dazu, Wege zu finden, um den Zeitplan einzuhalten - eine großartige Motivation für jeden Projektplan.
Eine der Möglichkeiten, wie das Projekt Zeit einsparte, bestand darin, nicht darauf zu warten, dass die Stadt gebaut wurde, bevor sie mit den Arbeiten am Staudamm begannen. *Wenn dies auf einem PERT-Diagramm visualisiert würde, könnten die Projektplaner sehen, dass die beiden Aufgaben ohne Ressourcen voneinander abhängig waren, wie die blauen Pfeile in der obigen Visualisierung zeigen. Da das eine Beton und Stahl und das andere Holz und Nahrung benötigte. Da sie 1931, zwei Jahre in die Große Depression, begannen, hatten sie Zugang zu einer Fülle von Arbeitssuchenden. So begannen die Arbeiter sechs Monate vor dem Zeitplan und lebten in einer "Behelfsstadt", während sie darauf warteten, dass die Versorgungsleitungen aus 500 Meilen Entfernung verlegt wurden.
Um auf Kurs zu bleiben, mussten die Projektplaner auch ein weiteres kritisches Problem lösen: Der Staudamm benötigte so viel Beton, dass es über 125 Jahre dauern würde, ihn abzukühlen, wenn sie ihn in einem Block gießen würden.Dies war der kritische Pfad, der überwunden werden musste, um rechtzeitig fertig zu werden. Sie müssten diese große Aufgabe auf mehrere kleinere Aufgaben aufteilen, um ihr Zielenddatum zu erreichen. Die Lösung: Gießen Sie den Beton in fünf Fuß große Blöcke und verwenden Sie dann Rohre, um kaltes Wasser durch jeden Block zu pumpen, um ihn genug abzukühlen, um den nächsten Block darauf zu gießen. Während 80% der Projekte keine Basiszeitpläne festlegen, machte diese extreme Aufmerksamkeit für den Zeitplan den Unterschied.
Fazit
Wenn die Werkzeuge zur Erstellung eines soliden Projektplans Ihnen im Weg stehen, benötigen Sie diese Präsentation. Laden Sie den Projektplan herunter für weitere Folien zur Impact- und Effort-Matrix, zum Projektportfolio, zu Statusberichten, Stakeholder-Registern, Aufgabenpriorisierung und vielen weiteren, um Zeit und Arbeitsstunden zu sparen.
