Modèle de Devis

Synopsis

Avez-vous déjà dû calculer manuellement et assembler un devis pour un client ? Pour les professionnels de tous les domaines, le calcul des prix, des frais et des remises, ainsi que l'organisation de ces informations dans une présentation claire, peut être un processus long et sujet à erreurs. Pour résoudre ce problème, nous avons développé le Modèle de Devis, qui automatise la création de jusqu'à cinq différentes mises en page de devis en fonction de vos produits et services offerts, vous permettant de sélectionner l'idéal et de l'envoyer à votre client en quelques clics seulement.

Questions and answers

What are the practical applications of the Quote Template in the field of sales and services?

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The Quote Template has several practical applications in the field of sales and services. It automates the creation of up to five different quote layouts based on your offered products and services, saving time and reducing errors. It allows professionals to quickly calculate prices, fees, and discounts, and organize this information into a clear layout. This can then be sent to the client in just a few clicks, improving efficiency and professionalism.

How does the Quote Template help professionals across various fields in their operations?

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The Quote Template is a tool that aids professionals in various fields by automating the process of creating quotes. It allows for the calculation of prices, fees, and discounts, and organizes this information into a clear layout. This can save professionals significant time and reduce the risk of errors. The template can generate up to five different quote layouts based on the offered products and services, enabling the user to select the most suitable one and send it to the client with ease.

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Avant d'utiliser le modèle, il est utile de savoir comment il est configuré. Les champs en surbrillance bleue - ou le texte en bleu - sont là où vous devez entrer vos informations, et ils sont essentiels pour que le modèle fonctionne correctement. Les champs noirs ont des formules spéciales et des calculs. Faites attention à ne pas supprimer les champs avec des chiffres noirs ou à faire de grands changements, car ils sont importants pour le bon fonctionnement du modèle.

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Contenu

Comment utiliser le modèle

Pour commencer avec le modèle, il est important de comprendre la différence entre le groupe de "onglets d'entrée" et "onglets de Rapports & PDFs". Les "onglets d'entrée", marqués en bleu, sont destinés aux utilisateurs pour enregistrer et entrer des données. Cela comprend les informations sur l'entreprise, les détails du client, l'enregistrement des services et les catalogues de produits, parmi d'autres composants nécessaires pour créer les devis.

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D'autre part, les onglets "Rapports & PDFs", identifiés par la couleur grise, sont des sections créées automatiquement qui ne nécessitent aucune saisie manuelle. Ils utilisent les données des onglets "d'entrée" pour créer différentes options de mise en page où les utilisateurs peuvent les exporter en tant que documents PDF à envoyer directement aux clients. Cette structure garantit que les données ne sont saisies qu'une seule fois et automatise la mise en forme du rapport final pour réduire la marge d'erreur.

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Comment enregistrer les détails du devis

Détails de l'entreprise

L'onglet "Champs" sert de point de départ pour personnaliser le modèle. Ici, vous pouvez entrer les données de votre entreprise, telles que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'email et le site web, qui apparaissent dans l'en-tête des devis que vous créez. Une caractéristique importante de cet onglet est la possibilité de sélectionner, par le biais de cases à cocher, quelles informations afficher sur les mises en page finales, vous donnant le contrôle sur ce que vous souhaitez partager.

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C'est également dans cet onglet que vous définissez les informations sur le client que vous souhaitez enregistrer et inclure dans les devis, que ce soit le nom de l'entreprise, l'adresse, les médias sociaux ou tout autre détail. Cette flexibilité aide à adapter le modèle à différentes pratiques commerciales et préférences de communication. De même, les cases à cocher vous permettent de décider si ces détails seront visibles dans le document final ou s'ils ne seront utilisés qu'en interne pour l'enregistrement.

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Clients

L'onglet 'Clients' simplifie la gestion et l'accès aux détails des clients, éliminant le besoin de rechercher des informations dispersées chaque fois que vous créez un nouveau devis. Une fois que vous avez personnalisé les champs dans l'onglet "Fields" pour correspondre à vos exigences de saisie de données, l'onglet "Clients" s'adapte pour afficher la configuration choisie. Tout ce que vous avez à faire est d'ajouter les clients souhaités, et leurs informations deviennent instantanément accessibles dans les autres onglets pour tous les devis futurs.

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Services

Dans l'onglet "Services", vous cataloguez les services que votre entreprise ou vous, en tant que travailleur indépendant, fournissez. Chaque service peut avoir un prix fixe ou être facturé à l'heure, en fonction de la nature du travail. Ces options peuvent être sélectionnées dans le menu déroulant "Pricing Type" du tableau des services et affectent directement les calculs de coût. Les services facturés à l'heure multiplient la valeur unitaire par le nombre d'heures, tandis que ceux avec un prix fixe conservent leur valeur, quelle que soit la durée. L'onglet offre également de la place pour inclure une description détaillée de chaque service. Cela aide à prévenir les malentendus et sert de guide de référence pour la gamme de services offerts.

Questions and answers

How does the "Quote details" tab in the Quote Template help in consolidating all the necessary information for a quote?

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The "Quote details" tab in the Quote Template is where the quote is formed. It consolidates all the necessary information for a quote, including the recipient, discounts, fees, shipping, and the selection of products and services. The process begins with the selection of the client, whose data is automatically imported from the "Clients" tab.

How can the "Quote details" tab in the Quote Template streamline the process of constructing a quote for a client?

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The "Quote details" tab in the Quote Template streamlines the process of constructing a quote for a client by consolidating all the necessary information in one place. This includes details about the recipient, discounts, fees, shipping, and the selection of products and services. The process begins with the selection of the client, whose data is automatically imported from the "Clients" tab. This reduces the time and effort required to manually input this information, making the quote creation process more efficient.

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Produits

L'onglet "Products" fonctionne de manière similaire à l'onglet "Services" et est utile pour les entreprises et les professionnels qui proposent des produits physiques ou numériques.Dans cette partie du modèle, il est possible d'enregistrer et d'organiser le catalogue de produits, y compris les prix unitaires et, si nécessaire, une brève description de chaque article. Lors de la création d'un devis, l'utilisateur a la possibilité de déterminer la quantité de chaque produit demandé par le client. Le modèle calcule automatiquement les coûts totaux en fonction du prix unitaire établi.

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Comment créer un devis

L'onglet "Détails du devis" est l'endroit où le devis prend forme. Ici, l'utilisateur consolide toutes les informations nécessaires, couvrant tout, du destinataire et des remises aux frais, à l'expédition, et à la sélection des produits et services. Le processus de construction du devis commence par le choix du client, dont les données sont importées automatiquement à partir de l'onglet "Clients".

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Les étapes suivantes impliquent la saisie de détails tels que la date du devis, sa validité, la devise et la personne qui le gère, ce qui facilite la gestion lorsqu'il y a plusieurs personnes responsables des devis.

L'onglet permet également l'application de remises, soit en ajoutant un pourcentage ou des valeurs fixes, y compris des frais supplémentaires, des coûts d'expédition et un temps de livraison estimé du produit. Ces ajustements sont automatiquement reflétés dans le total du devis.

Enfin, dans la section "Articles du devis", l'utilisateur peut détailler chaque article du devis, qu'il s'agisse d'un "Service" ou d'un "Produit", à partir d'un menu déroulant. Le modèle permet également de spécifier la quantité requise. De cette façon, les coûts basés sur la valeur unitaire de chaque article sont calculés automatiquement.

En fin de compte, les données saisies sont reflétées dans les mises en page du modèle, fournissant au client toutes les informations nécessaires.

Comment personnaliser le devis

Le modèle propose cinq options de mise en page pour permettre aux utilisateurs de choisir le modèle qui correspond le mieux au style de la proposition et aux attentes du client. Les mises en page sont configurées pour afficher tous les éléments essentiels basés sur l'onglet 'Détails du devis', comme les informations sur l'entreprise et le client, la liste des services ou produits avec leurs coûts respectifs, les totaux calculés, les remises appliquées, les taxes et l'expédition. Pour modifier toute information, revenez aux onglets précédents et personnalisez selon vos besoins.

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Personnaliser les styles de police et les couleurs

Les utilisateurs peuvent personnaliser les couleurs et les polices des modèles comme ils le souhaitent, offrant ainsi un niveau de personnalisation qui renforce l'identité visuelle de la marque. Cette personnalisation est facilement réalisée au sein des propres outils de formatage d'Excel.Voici comment faire :

1. Sélectionnez les champs que vous souhaitez modifier;
2. Dans le menu supérieur d'Excel, cliquez sur "Accueil";
3. Dans la section "Police", choisissez les outils de personnalisation que vous souhaitez utiliser, que ce soit le style de police, la taille, la couleur, l'arrière-plan, les bordures, ou autre chose.

Personnalisez le logo

Questions and answers

What are the main components of the Quote Template that help in improving the accuracy of quotes?

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The main components of the Quote Template that help in improving the accuracy of quotes are:

1. Predefined fields for product or service details: These fields help in ensuring that all necessary information is included in the quote.

2. Automated calculations: This feature eliminates manual calculations, reducing the chances of errors and improving accuracy.

3. Customizable layouts: These allow you to tailor the quote to the specific needs of your client, further enhancing accuracy.

4. Integration with Excel or Google Sheets: This allows for easy data input and manipulation, further improving accuracy.

How does the Quote Template enhance business strategy by streamlining proposal management?

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The Quote Template enhances business strategy by streamlining proposal management in several ways. Firstly, it saves time by eliminating manual calculations, reducing the chance of errors. This leads to more accurate quotes, which can improve customer satisfaction and trust. Secondly, it allows for the creation of up to five different quote layouts based on the products and services offered, providing flexibility and customization to suit different client needs. This can lead to more effective proposals, potentially increasing the chance of securing business deals. Lastly, the template is available in both Microsoft Excel and Google Sheets, making it accessible and easy to use for professionals across various fields.

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1. Accédez à l'onglet "Insertion" sur le ruban.
2. Cliquez sur "Images" dans le groupe "Illustrations".
3. Sélectionnez "Au-dessus des cellules" > "Cet appareil" > Parcourez le fichier image, sélectionnez-le et cliquez sur "Insérer."

Une fois insérée, l'image apparaîtra au-dessus des cellules. Vous pouvez cliquer et faire glisser l'image pour la positionner où vous le souhaitez. Pour redimensionner l'image, cliquez dessus et faites glisser l'une des poignées d'angle ou de côté.

Comment exporter le devis en PDF

Après avoir personnalisé votre devis à votre goût, vous pouvez le convertir en PDF pour le partager avec votre client. Voici comment :

1. Cliquez sur l'onglet "Fichier" dans le coin supérieur gauche d'Excel. Dans le menu latéral, sélectionnez "Enregistrer sous."
2. Dans la boîte de dialogue "Enregistrer sous", parcourez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier.
3. Dans le menu déroulant "Enregistrer sous le type", sélectionnez "PDF."
4. Après avoir défini vos préférences, cliquez sur "Enregistrer.[/text]"

Et voilà, en quelques clics seulement, vous pouvez créer un PDF prêt à imprimer ou à partager électroniquement, tout en préservant la mise en page définie, la structure et la qualité visuelle.

Conclusion

Le Modèle de Devis, disponible dans Microsoft Excel et Google Sheets, est un outil essentiel pour les professionnels de divers domaines, car il permet de gagner du temps et de réduire les erreurs en éliminant les calculs manuels. Téléchargez le modèle maintenant pour rationaliser la gestion des propositions et améliorer la précision de vos devis.

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