Meeting & Agenda

خلاصه

بر اساس "CNBC"، 67 درصد کارمندان می گویند زمان زیادی را در جلسات صرف می کنند. در نتیجه، آنها حس پریشانی می کنند، با تعریف هدف مشکل دارند، مشغله ها را حذف می کنند، مشارکت را تشویق می کنند و به خصوص، با یک برنامه عمل پایان می دهند. برای رفع این مشکل برای تیم خود، از ارائه Meeting & Agenda استفاده کنید که برای کمک به رسمی کردن افکار، تهیه یک دستور کار بهینه و رهبری تیم شما به سطح بالاتری از عملکرد طراحی شده است.

Questions and answers

Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of the Meeting & Agenda presentation in improving meeting productivity?

View answer

While specific case studies are not mentioned in the content provided, the Meeting & Agenda presentation is designed to address common issues faced in meetings, such as lack of clear objectives, distractions, and lack of participation. By helping to formalize thoughts and create an optimal agenda, it aims to enhance team performance. However, the effectiveness of this tool would depend on its application and the specific context of the meeting.

What are the main components of the Meeting & Agenda presentation that help improve meeting efficiency?

View answer

The main components of the Meeting & Agenda presentation that help improve meeting efficiency are:

1. Clear Objective: The presentation helps in defining the clear objective of the meeting.

2. Elimination of Distractions: It aids in eliminating any potential distractions during the meeting.

3. Encouragement of Participation: The presentation encourages active participation from all the attendees.

4. Action Plan: It ends with a clear and concise action plan for the team to follow post-meeting.

View all questions

Ask follow up

download Download this presentation

Get 25 out of 45 slides

Powerpoint Keynote Google Slides

View all formats chevron_right

Download and customize this and hundreds of business presentation templates

Sign up

OR

Start here ⬇️

Voila! You can now download this presentation

Download

برجسته های اسلاید

با این اسلاید، به صراحت بیان کنید که در پایان جلسه چه انتظاری وجود دارد. اگر تصمیماتی باید گرفته شود - آنها را به صورت مستقیم بیان کنید و آماده باشید تا تأکید کنید که چرا باید به زودی اتخاذ شوند. این فرصت شماست تا هدف و اهداف را روشن کنید و اقدامات کلیدی که باید در جلسه اتفاق بیفتد را توصیف کنید.

با این اسلاید، می توانید یک لیست بررسی برای ارائه خود ایجاد کنید. این ممکن است شامل موارد مختلفی باشد، مانند پروژه ها، وظایف، نقاط عطف، بررسی ها، تحویل بازخورد، اندازه گیری موفقیت، شاخص های عملکرد و بیشتر. بررسی موارد از لیست احتمالاً باعث می شود تمام شرکت کنندگان احساس تکمیل و الهام بخش شوند.

از این اسلاید برای رسیدن به نتیجه، تعیین مراحل بعدی و تخصیص وظایف در پایان هر جلسه استفاده کنید. فراموش نکنید که یادداشت های جلسه را کمی بعد از جلسه ویرایش و توزیع کنید و هر فرد مسئول یک وظیفه را مطابقاً برچسب بزنید تا از سردرگمی، تاخیر و افتادن چیزها از سوراخ ها جلوگیری شود.

بررسی کلی

چهار نوع اصلی دستور کار جلسه وجود دارد:

1. اطلاع رسانی – این دستور کار شامل یک ارائه مختصر است که اطلاعات پس زمینه را به شرکت کنندگان ارائه می دهد. معمولاً زمانی استفاده می شود که تصمیمی از بالا گرفته شده است. در این حالت، شرکت کنندگان در جلسه برای دریافت اطلاعات، درک و پیروی هستند.
2. مشاوره – این دستور کار زمانی مفید است که تصمیمی هنوز گرفته نشده است. رهبر جلسه ممکن است از شرکت کنندگان برای پیشنهادات، بازخورد یا ورودی بخواهد. این دستور کار به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا نگرانی ها، نظرات و ایده های خود را در مورد موارد مورد بحث بیان کنند.
3. حل مشکل – این دستور کار برای رسیدن به راه حل مشکل استفاده می شود. در این حالت، هدف ارائه دهنده جمع آوری ایده ها و تخصص از شرکت کنندگان است. این جلسات برای جلسات مغز فعال کامل هستند.
4. درخواست کمک – این دستور کار عالی است برای درخواست کمک از دیگران در یک مسئله شخصی یا حرفه ای.

کاربرد

روجر شوارتز، روانشناس سازمانی، سخنران، مشاور تیم رهبری و رئیس و مدیر عامل شرکت روجر شوارتز و همکاران، مراحل زیر را برای طراحی دستور کار جلسه موثر پیشنهاد می کند:

• درخواست نظر از اعضای تیم
• انتخاب موضوعاتی که تمام تیم را تحت تاثیر قرار می دهد
• فهرست موضوعات دستور کار به عنوان سوالاتی که تیم باید به آنها پاسخ دهد
• توجه داشته باشید که آیا هدف از موضوع اشتراک اطلاعات، جستجو برای ورودی برای تصمیم گیری یا اتخاذ تصمیم است
• برآورد مقدار واقع بینانه زمان برای هر موضوع
• پیشنهاد یک فرآیند برای پردازش هر مورد دستور کار
• مشخص کردن چگونگی آمادگی اعضا برای جلسه
• شناسایی کسی که مسئول رهبری هر موضوع است
• اولین موضوع را "بازبینی و تغییر دستور کار در صورت نیاز" قرار دهید
• پایان جلسه با یک ارزیابی "پلاس دلتا" ("پلاس دلتا" یک روش ارزیابی است که بازخورد در مورد تجربه یا رویداد را فراهم می کند تا ایده هایی برای تغییرات و بهبودهای آینده تولید و جمع آوری کند).

کسی که کار را درست انجام می دهد

گوگل

در کتاب خود، "قوانین کار!" معاون ارشد گوگل برای عملیات افراد، لازلو بوک، روشی را که در شرکت برای برگزاری جلسات موثرتر استفاده می شود، به اشتراک می گذارد.

این روش در واقع بسیار ساده است: به عنوان یک رهبر، باعث شوید تا اعضای تیم شما پاسخ به سوال اینکه چگونه قصد دارند جلسه را موثرتر کنند قبل از آن و سپس بپرسید که چه چیزهای مهمی برای آنها بعد از جلسه بود.

بوک می نویسد: "این [..] افراد شما را آموزش می دهد تا خود را به عنوان آزمایش های خود استفاده کنند، سوالاتی بپرسند، رویکردهای جدیدی را امتحان کنند، مشاهده کنند که چه اتفاقی می افتد، و سپس دوباره تلاش کنند."