Meeting & Agenda

Sinossi

Secondo "CNBC," il 67% dei lavoratori afferma di trascorrere troppo tempo in riunioni. Di conseguenza, si sentono distratti, faticano a definire l'obiettivo, eliminare le distrazioni, incoraggiare la partecipazione e, soprattutto, concludere con un piano d'azione. Per risparmiare al tuo team questo disagio, utilizza la presentazione Meeting & Agenda, che è stata progettata per aiutare a formalizzare i pensieri, elaborare un'agenda ottimale e portare il tuo team a un livello di performance superiore.

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Punti salienti della diapositiva

Con questa diapositiva, indica chiaramente cosa ci si aspetta alla fine della riunione. Se ci sono decisioni da prendere - esponile in modo diretto e preparati a sottolineare perché devono essere prese al più presto. Questa è la tua occasione per chiarire lo scopo e gli obiettivi e descrivere le azioni chiave che devono avvenire durante la riunione.

Con questa diapositiva, puoi creare una lista di controllo per la tua presentazione. Potrebbe includere diversi elementi, come progetti, compiti, traguardi, revisioni, consegna di feedback, misurazioni del successo, indicatori di performance e altro ancora. Spuntare le cose dalla lista farà probabilmente sentire tutti i partecipanti realizzati e ispirati.

Utilizza questa diapositiva per trarre conclusioni, determinare i prossimi passi e assegnare compiti alla fine di ogni riunione.Non dimenticate di modificare e distribuire le note della riunione poco dopo la riunione e di contrassegnare ogni persona responsabile di un compito di conseguenza per evitare confusione, ritardi e cose che cadono tra le maglie.

Panoramica

Ci sono quattro tipi principali di agenda per le riunioni:

1. Informativa – questa agenda prevede una breve presentazione che fornisce informazioni di base ai partecipanti. Viene normalmente utilizzata quando una decisione è già stata presa dall'alto. In questo caso, i partecipanti alla riunione sono lì per essere informati, comprendere e seguire.
2. Consultiva – questa agenda è utile quando una decisione non è ancora stata presa. Il responsabile della riunione può chiedere suggerimenti, feedback o contributi dai partecipanti. Questa agenda permette ai partecipanti di esprimere le loro preoccupazioni, opinioni e idee sugli argomenti di discussione.
3. Risoluzione dei problemi – questa agenda viene utilizzata per trovare una soluzione a un problema. In questo caso, l'obiettivo del presentatore è raccogliere le idee e l'esperienza dei partecipanti. Queste riunioni sono perfette per le sessioni di brainstorming.
4. Richiesta di aiuto – questa agenda è ottima per chiedere aiuto ad altri su una questione personale o professionale.

Applicazione

Roger Schwarz, uno psicologo organizzativo, oratore, consulente di team di leadership e presidente e CEO di Roger Schwarz & Associates raccomanda i seguenti passaggi per progettare un'agenda per un incontro efficace:

• Richiedere il contributo dei membri del team
• Selezionare argomenti che riguardano l'intero team
• Elencare gli argomenti dell'agenda come domande che il team deve rispondere
• Indicare se lo scopo dell'argomento è condividere informazioni, cercare input per una decisione o prendere una decisione
• Stimare un tempo realistico per ogni argomento
• Proporre un processo per affrontare ogni punto dell'agenda
• Specificare come i membri dovrebbero prepararsi per l'incontro
• Identificare chi è responsabile per guidare ogni argomento
• Rendere il primo argomento "revisione e modifica dell'agenda se necessario"
• Concludere l'incontro con una valutazione "Plus Delta" ("Plus Delta" è una tecnica di valutazione che fornisce feedback su un'esperienza o un evento al fine di generare e raccogliere idee per future modifiche e miglioramenti).

Chi lo fa bene

Google

Nel suo libro, "Work Rules!" il Senior Vice President di Google per le Operazioni del Personale, Laszlo Bock, condivide la tecnica utilizzata nell'azienda per tenere le riunioni più efficienti.

La tecnica è piuttosto semplice, in realtà: come leader, fai rispondere ai tuoi membri del team alla domanda su come intendono rendere la riunione più efficace prima che questa abbia luogo e poi chiedi quali sono stati i punti chiave per loro subito dopo la riunione.

Bock scrive: "Esso [..] forma le tue persone a usare se stesse come propri esperimenti, ponendo domande, provando nuovi approcci, osservando cosa succede, e poi provando di nuovo."