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सारांश
मैसाचुसेट्स इंस्टीट्यूट ऑफ टेक्नोलॉजी की अध्ययन ने दिखाया कि क्योंकि अधिकांश पेशेवरों का काम औसतन 45 वर्षों तक होता है, आप संभवतः 22 वर्षों तक बैठकों में बिताएंगे। जब तक आप नियंत्रण में नहीं लेते और हर मिनट का महत्वपूर्ण उपयोग नहीं करते। हमारे मीटिंग और एजेंडा (भाग 2) प्रस्तुति के साथ अपनी बैठकों को उत्पादक बनाएं और इसे अपने और सहयोगियों के लिए काम के घंटों की बचत करने के लिए उपयोग करें और हमेशा अपने लक्ष्यों को प्राप्त करें। और अधिक स्लाइड विकल्पों के लिए, हमारे Meeting & Agenda डेक की जांच करें।
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अनुप्रयोग
स्टीवन जी. रोगेलबर्ग, नॉर्थ कैरोलिना यूनिवर्सिटी शार्लट के चांसलर के प्रोफेसर, कहते हैं कि एक प्रभावी बैठक सही एजेंडा के बारे में होती है, और सही एजेंडा बैठक से पहले, दौरान और बाद में सही प्रश्न पूछने के बारे में होता है। उन्होंने अपने लेख में हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू (HBR) के लिए इसे प्राप्त करने के लिए निम्नलिखित तकनीकों का सुझाव दिया है:
- विशिष्ट और चुनौतीपूर्ण प्रश्नों का निर्माण करें - अनुसंधान दिखाता है कि कठिन, लेकिन प्राप्य लक्ष्य सबसे प्रेरणादायक प्रकार के लक्ष्य होते हैं। "उसी तरह, एजेंडा प्रश्नों का निर्माण चुनौतीपूर्ण होना चाहिए, लेकिन इतना अत्यधिक नहीं होना चाहिए कि उपस्थितियों को उन्हें गंभीरता से नहीं लेने की और निराशा महसूस करने की स्थिति हो, रोगेलबर्ग कहते हैं।
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- वास्तव में क्या महत्वपूर्ण है, उसे पहचानने के लिए सहयोग करें - सही प्रश्नों की पहचान करने के लिए, एक बैठक के नेता को पहले अपने दृष्टिकोण से संभावित प्रश्नों का उत्पादन करना चाहिए; फिर एजेंडा तैयार किया जा रहा होता है, तब उपस्थितियों से इनपुट मांगें। जब आपके स्वयं के संभावित बैठक प्रश्न परिभाषित हो जाते हैं और उपस्थितियों से प्राप्त सूचनाओं का संग्रहण किया जाता है, तो प्रत्येक प्रश्न के मूल्य और सामरिक महत्व पर सावधानीपूर्वक विचार करें, और कम महत्वपूर्ण प्रश्नों को बाहर कर दें।
- सबसे महत्वपूर्ण प्रश्नों को पहले अधिकार दें - अध्ययन दिखाते हैं कि एजेंडा की शुरुआत में सामग्री को अनुपातहीन मात्रा में समय और ध्यान मिलता है, चाहे इसका महत्व हो या नहीं, रोगेलबर्ग कहते हैं। इसलिए अपने सबसे आकर्षक प्रश्नों को बैठक की शुरुआत में रखें। "यह न केवल मुख्य मुद्दों की कवरेज की आश्वासन देगा; यह उपस्थितियों का ध्यान त्वरित रूप से आकर्षित करने और बैठक के मूल्य को संचारित करने का एक तरीका भी है। और जबकि यह ठीक है कि बैठक की शुरुआत 5 मिनट या उससे अधिक समय की खबरों और नोट्स के साथ करना, उसके बाद, सबसे चुनौतीपूर्ण, महत्वपूर्ण, और परेशान करने वाले प्रश्नों का समाधान करने में पूरी तरह से लग जाएं," वह सिफारिश करते हैं।
- एजेंडा पर कार्यान्वयन करें - जब आपके प्रश्न अंतिम रूप ले लेते हैं, तो बैठक का कार्यक्रम पहले ही वितरित कर दें, ताकि उपस्थितियों के पास बैठक में संबोधित किए जाने वाले प्रश्नों के लिए तैयारी करने का समय हो। रोगेलबर्ग बैठक के नेताओं को यह भी प्रोत्साहित करते हैं कि वे बैठक के निमंत्रण में सीधे बैठक का कार्यक्रम शामिल करें ताकि इसे आसानी से खोजा जा सके; फिर एजेंडा पर कार्यान्वयन करें।रोगेलबर्ग कहते हैं: "सबसे सफल नेता न केवल यह विचार करते हैं कि बैठक में क्या शामिल होना चाहिए, बल्कि प्रत्येक मद को कैसे कवर करना है।"
विशेषज्ञ सलाह
हमने विश्व व्यापार नेताओं से बैठकों पर उद्धरण इकट्ठा किए हैं जो शानदार, लागू होने योग्य सलाह प्रदान करते हैं:
- इलॉन मस्क: – "यदि आप बैठक में मूल्य नहीं जोड़ रहे हैं, तो बाहर चले जाएं या कॉल छोड़ दें।"
- बिल गेट्स: – "आपकी एक बैठक होती है निर्णय करने के लिए, न कि प्रश्न पर निर्णय करने के लिए।"
- जेसन फ्रीड: – "बैठकों को नमक की तरह होना चाहिए - एक मसाला जो सतर्कता से एक व्यंजन को बढ़ाने के लिए छिड़का जाता है, न कि हर फोर्कफुल पर बेपरवाही से डाला जाता है। बहुत अधिक नमक एक व्यंजन को नष्ट कर देता है। बहुत सारी बैठकें मनोबल और प्रेरणा को नष्ट कर देती हैं।"
- मार्क ज़ुकरबर्ग: – "लोगों से पूछता है कि वे सामग्री को पहले भेजें ताकि [टीम] समय का उपयोग चर्चा के लिए कर सकें," और "[Facebook] एक बैठक के लिए बैठने के समय अपने लक्ष्य के बारे में स्पष्ट होने की कोशिश करती है - क्या [वे] कमरे में एक निर्णय लेने के लिए हैं या चर्चा करने के लिए?" कहती है Facebook की मुख्य संचालन अधिकारी, शेरिल सैंडबर्ग।
- सुंदर पिचाई: – "[...] मुझे नहीं पता कि कैसे एक बैठक में होने और सहभागी होने और एक ही समय में ईमेल पर होने का। मैंने देखा है कि कुछ लोग इसे अधिक प्रभावी रूप से करते हैं। मैंने कभी यह समझने का प्रयास नहीं किया।"
- Jeff Bezos: – "[Amazon], हम [...] संदेश पढ़ते हैं, चुपचाप, बैठक के दौरान। यह एक अध्ययन हॉल की तरह होता है। सभी लोग मेज के चारों ओर बैठते हैं, और हम चुपचाप पढ़ते हैं, आमतौर पर लगभग आधे घंटे के लिए, जितना समय हमें दस्तावेज़ पढ़ने में लगता है। और फिर हम इस पर चर्चा करते हैं।"
- Tim Cook: – "बैठक जितनी लंबी होगी, उत्पादन कम होगा।"
