회의 및 의제 (파트 2)

개요

매사추세츠 공과대학교의 연구에 따르면, 대부분의 전문가들이 평균적으로 45년 동안 일하므로, 아마도 22년 동안 회의에 참석하게 될 것입니다. 이를 통제하지 않고 모든 분을 소중히 활용하지 않으면, 회의는 생산적이지 않을 수 있습니다. 저희의 회의 및 의제 (파트 2) 프레젠테이션을 활용하여 회의를 생산적으로 만들고, 스스로와 동료들에게 수많은 시간을 절약하며 항상 목표를 달성하십시오. 더 많은 슬라이드 옵션을 원하신다면, 저희의 Meeting & Agenda 덱을 확인해 보세요.

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적용

노스캐롤라이나 샬럿 대학교의 총장인 스티븐 G. 로겔버그는 효과적인 회의는 올바른 의제에 달려 있다고 말하며, 올바른 의제는 회의 전, 중, 후에 올바른 질문을 하는 것에 달려 있다고 말합니다. 그는 하버드 비즈니스 리뷰(HBR)에서 이를 달성하기 위한 다음과 같은 전략을 제안합니다:

• 구체적이고 도전적인 질문을 설계하라 - 연구 결과, 어렵지만 달성 가능한 목표가 가장 동기 부여하는 유형의 목표라는 것이 밝혀졌습니다. "마찬가지로, 의제 질문은 도전적이어야 하지만, 참석자들이 그것을 심각하게 받아들이지 않고 좌절감을 느끼는 것이 아니라 도전적이어야 한다고 로겔버그는 말합니다.[/EDQ]
• 진짜 중요한 것을 파악하기 위해 협력하다 - 올바른 질문을 식별하기 위해, 회의의 리더는 먼저 그들의 관점에서 잠재적인 질문을 생성해야 합니다; 그런 다음 의제가 생성되는 동안 참석자들에게 입력을 요청합니다. 자신의 잠재적인 회의 질문이 정의되고 참석자들로부터의 통찰력이 수집된 후, 각 질문의 가치와 전략적 중요성을 신중하게 반영하고, 덜 중요한 질문을 제외합니다.
• 가장 중요한 질문을 우선적으로 다루다 - 연구에 따르면, 의제의 시작 부분에 있는 내용은 그 중요성에 관계없이 시간과 주의를 불균형하게 받는다고 Rogelberg는 말합니다. 그래서 회의 시작 시 가장 중요한 질문을 먼저 제시하십시오. "이것은 핵심 이슈의 커버리지를 보장하는 것뿐만 아니라, 참석자의 주의를 빠르게 끌고 회의의 가치를 전달하는 방법입니다. 그리고 뉴스와 노트에 대해 5분 정도의 시간을 시작하는 것은 괜찮지만, 그것이 끝나면 가장 도전적이고 중요하며 까다로운 질문에 대해 전력을 다해 대응하십시오," 그는 권장합니다.
• 의제를 실행하다 - 질문이 확정되면, 참석자들이 회의에서 다룰 질문에 대비할 시간이 있도록 회의 의제를 미리 배포하십시오. Rogelberg는 또한 회의 리더들이 회의 초대장에 바로 회의 의제를 포함시켜 찾기 쉽게 하는 것을 권장하며; 그런 다음 의제를 실행하십시오.Rogelberg이 말합니다: "가장 성공적인 리더들은 회의에서 무엇을 다루어야 하는지뿐만 아니라, 각 항목을 어떻게 다루어야 하는지도 고려합니다."

전문가 조언

우리는 세계 비즈니스 리더들로부터 회의에 대한 뛰어난, 적용 가능한 조언을 제공하는 인용구를 수집했습니다:

• 일론 머스크: – "회의에 가치를 더하지 못한다면, 나가거나 통화를 끊으십시오."
• 빌 게이츠: – "질문에 대해 결정하기 위해 회의를 하는 것이 아니라, 결정을 내리기 위해 회의를 합니다."
• 제이슨 프라이드: – "회의는 소금처럼 되어야 합니다 - 요리를 강조하기 위해 신중하게 뿌려지는 향신료, 모든 포크에 무턱대고 뿌려지는 것이 아닙니다. 너무 많은 소금은 요리를 망칩니다. 너무 많은 회의는 사기와 동기를 파괴합니다."
• 마크 주커버그: – "사람들에게 미리 자료를 보내도록 요청하여 [팀]이 토론에 시간을 사용할 수 있게 하고," 그리고 "[페이스북 팀]은 회의를 위해 앉을 때 [그들의] 목표에 대해 명확하게 하려고 노력합니다 - [그들]은 결정을 내리기 위해 방에 있는 것인지, 토론을 하기 위해 있는 것인지?"라고 페이스북의 최고운영책임자인 셰릴 샌드버그가 말합니다.
• 선다르 피차이: – "[...] 나는 회의에 참석하고 참여하면서 동시에 이메일을 확인하는 방법을 모릅니다. 일부 사람들이 그것을 더 효과적으로 하는 것을 보았습니다. 나는 그것을 정확하게 파악하지 못했습니다."
• 제프 베조스: – "[아마존에서], 우리는 회의 동안 조용히 [...] 메모를 읽습니다. 이것은 공부방과 같습니다. 모두가 테이블 주위에 앉아서, 보통 약 반 시간 동안, 문서를 읽는 데 걸리는 시간 동안 조용히 읽습니다. 그리고 나서 우리는 그것에 대해 토론합니다."
• 팀 쿡: – "회의가 길수록 이루어지는 것이 적습니다.""