خلاصہ
ہوشیار پروجیکٹ مینجمنٹ کاروبار کی کارکردگی اور منافع کی کلید ہے۔ ہماری پروجیکٹ مینجمنٹ ٹول بکس پیش کرتا ہوں، آپ ہمیشہ کام کی بہاو، بجٹ اور رپورٹس پر قابو رکھ سکتے ہیں۔ پروجیکٹ مینیجرز اور پروجیکٹ کے عملداروں دونوں کے استعمال کے لئے تیار کیا گیا، یہ پروجیکٹ مینجمنٹ ٹول بکس ڈیک میں تمام میزیں، گراف، ٹائم لائنز اور چارٹس شامل ہیں جو ٹیم کے رکنوں کو پروجیکٹ کی ترسیلات حاصل کرنے اور ترقی کا تعقب کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔
سلائیڈ کی خصوصیات
اس سلائیڈ کا استعمال کریں تاکہ آپ اپنے بجٹ کے تخمینے حصہ داروں کے ساتھ شیئر کر سکیں۔ ماہرین کہتے ہیں کہ آپ کے بجٹ میں "منصوبہ بندی شدہ" بمقابلہ "اصل" کالمز ہونے چاہئیں تاکہ آپ یقینی بنا سکیں کہ آپ بجٹ سے تجاوز نہیں کر رہے ہیں۔
پروجیکٹ کی حالت کی رپورٹیں بہت اہم ہوتی ہیں، لیکن یہ بہت وقت خرچ کرنے والی ہوتی ہیں۔ اسی لئے چیکنگ لسٹ اہم ہوتی ہیں۔ اس سلائیڈ کے ساتھ، پروجیکٹ کی حالت کی رپورٹ تیار کرنے کے لئے ضروری تمام کارروائیوں کی فہرست بنائیں۔
یہ سلائیڈ آپ کو اپنی ٹیم اور حصہ داروں کے ساتھ پروجیکٹ گینٹ چارٹ کو مواصلت کرنے میں مدد دے گی۔گینٹ چارٹس آپ کو ہر پروجیکٹ کے ہر مرحلے پر کاموں کی منصفانہ ترتیب، تعاقب، کنٹرول اور مواصلات میں مدد کرتے ہیں اور تاخیر کے اثرات کی شناخت کرتے ہیں۔
اطلاق
"ہارورڈ بزنس ریویو" پروجیکٹ مینیجمنٹ کے چار بنیادی مراحل کو بیان کرتا ہے۔ "چاہے آپ ویب سائٹ تیار کرنے کے ذمہ دار ہوں، کار ڈیزائن کرنے کے ذمہ دار ہوں، کسی ڈیپارٹمنٹ کو نئی سہولت میں منتقل کرنے کے ذمہ دار ہوں، انفارمیشن سسٹم کو اپ ڈیٹ کرنے کے ذمہ دار ہوں، یا کسی بھی دوسرے پروجیکٹ (بڑے یا چھوٹے) کے ذمہ دار ہوں، آپ پروجیکٹ مینیجمنٹ کے یہی چار مراحل سے گزریں گے: منصوبہ بندی، تعمیر، عملدرآمد، اور ختم شدہ،" ہارورڈ کے محققین کہتے ہیں۔ ان کے مطابق، ان مراحل میں ہر ایک کو مندرجہ ذیل اقدامات شامل ہونے چاہیے:
- منصوبہ بندی: ایک پروجیکٹ کا نقشہ بنائیں - پروجیکٹ مینیجمنٹ کے اس مرحلے کو مکمل کرنے کے لئے حقیقی مسئلہ کا تعین کریں؛ حصولیں شناخت کریں؛ پروجیکٹ کے مقاصد کی تعریف کریں؛ اور دائرہ کار، وسائل، اور بڑے کاموں کا تعین کریں۔
- تعمیر: پروجیکٹ کو چلو کریں – پروجیکٹ مینجمنٹ کے اس مرحلے کو مکمل کرنے کے لئے اپنی ٹیم کو جمع کریں؛ تفویض کریں؛ شیڈول بنائیں؛ ایک کک آف میٹنگ رکھیں؛ اور بجٹ تیار کریں۔[/bold]
- عملدرآمد: پروجیکٹ کو نافذ کریں – پروجیکٹ مینجمنٹ کے اس مرحلے کو مکمل کرنے کے لئے عملیت اور بجٹ کو نگرانی اور کنٹرول کریں؛ ترقی کی رپورٹ کریں؛ ہفتہ وار ٹیم کی میٹنگز رکھیں؛ اور مسائل کا نپٹارا کریں۔
- ختم شدہ: اختتامی امور کا نپٹارا – پروجیکٹ مینجمنٹ کے اس مرحلے کو مکمل کرنے کے لئے پروجیکٹ کی کارکردگی کا جائزہ لیں؛ پروجیکٹ کو ختم کریں؛ اور ٹیم کے ساتھ بریفنگ کریں۔
شماریات
اس مضمون کے مقصد کے لئے، ہم نے پروجیکٹ پلاننگ اور پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کی کلیدی ترقیات کے شماریات پر توجہ مرکوز کی ہے جو فنانس آن لائن کی جانب سے کی گئی تحقیقات سے حاصل کی گئی ہیں۔یہاں پروجیکٹ مینیجرز کے لئے اہم باتیں ہیں جو انہیں یاد رکھنے اور اپنی پیش کشوں میں استعمال کرنے کی ضرورت ہے:
پروجیکٹ منصوبہ بندی کے اعداد و شمار
- پروجیکٹ مینیجرز کی 60% کی رپورٹ ہے کہ وہ ہمیشہ ایک معینہ پروجیکٹ طریقہ کار لاگو کرتے ہیں
- ردوں کے 55% کا کہنا ہے کہ ان کے پاس واقعی وقت پروجیکٹ کے مرکزی کارکردگی شاخص (KPIs) تک رسائی نہیں ہے
- تمام پروجیکٹ شیڈولوں کا 66% بیس لائن ہے
- پروجیکٹ مینیجرز کا 51% کا دعوی ہے کہ فوائد کی تحقیق کا عمل مستقر کرنا سب سے مشکل پروجیکٹ مینجمنٹ عمل ہے
- اعلی کارکردگی والی کاروباروں کا 85% نے ایک مناسب پروجیکٹ مینجمنٹ تربیتی پروگرام کو جگہ بنائی ہے
- تنظیموں کا 71% ہمیشہ، اکثر یا کبھی کبھی اپنے پروجیکٹوں کے لئے فوری تکنیکوں کا استعمال کرتا ہے۔اور تنظیموں کی طرف سے ملازمت کی جانے والی سب سے اوپر والی مہارتی تراکیب میں [related bracelet="scrum"] (58%)، scrum/XP Hybrid (10%)، custom hybrid (8%)، scrumban (7%) اور، آخر میں، [related bracelet="kanban"] (5%)
- 60% تنظیمیں پروجیکٹوں کو معیاری پورٹ فولیو ڈھانچے کے اندر منظم کرتی ہیں
- 29% پروجیکٹ تبدیلی کی تدبیرات کا اجراء نہیں کرتے
- پروجیکٹ مینجمنٹ آفسز (PMOs) کا 25% تنظیموں میں تبدیلی کو آسان بنانے میں نہایت مؤثر ہوتا ہے
- 80% تیزی سے بڑھنے والی تنظیموں کے پاس ایک PMO ہوتا ہے، اور ان تنظیموں کا 72% دعوی کرتا ہے کہ تنظیمی حکمت عملی اور ان کے EPMO کے درمیان شاندار توازن ہے
- انٹرپرائز پروجیکٹ مینجمنٹ آفسز (EPMOs) کا 77% پروجیکٹ کامیابی کے معیارات کو قائم کرنے اور نگرانی کرنے کا کام کرتا ہے۔ دوسری جانب، ان دفاتر کا 73% پروجیکٹ مینجمنٹ کو معیاری بنانے میں اہم کردار ادا کرتا ہے۔
پروجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئر کی کلیدی ترقیات کے اعداد و شمار
- ٹائم کیپنگ ٹولز $7 کو ٹیکل کرنے کے لئے زیادہ ترقی یافتہ ہوں گے۔ہر روز 4 ارب کی ناقص دستاویزی کی بنا پر ضائع ہونے والے
- مشترکہ کام کرنے والے کھیلوں کی تعداد پروجیکٹ مینجمنٹ سوٹس میں بڑھے گی تاکہ 60٪ پروجیکٹس کو سنبھالا جا سکے جو اس وقت مختلف ٹیموں سے مشکل کر رہے ہیں
- گگ اقتصاد بڑھتا رہے گا؛ اس وقت زیادہ سے زیادہ 68٪ تنظیمیں باہر سے معاہدے یا معاہدے کے پروجیکٹ مینیجرز کا استعمال کرتی ہیں
- تنظیمیں بڑھتی ہوئی طور پر ہائبرڈ پروجیکٹ مینجمنٹ کی ترکیبوں پر انحصار کریں گی جیسے Agile اور Waterfall، جن کا استعمال انہیں 73٪ زیادہ اکثر مقاصد حاصل کرنے میں کامیاب بناتا ہے
- 2030 تک، PM میں روٹین ٹاسکس کا 80٪ ختم ہو جائے گا جو ہوشیار مشینوں اور انسانوں کے تعاون سے ممکن ہو گا
- سب سے زیادہ استعمال ہونے والے اوزار Agile پروجیکٹ مینجمنٹ کے لئے شامل ہیں Microsoft Excel (60٪)، Atlassian/Jira (51٪)، Microsoft Project (33٪)، VerisonOne (28٪)، Microsoft TFS (24٪) اور Google Docs (18٪)۔