خلاصہ
ہوشیار پروجیکٹ مینجمنٹ کاروباری کارکردگی اور منافع کی کلید ہے۔ ہماری پروجیکٹ مینجمنٹ ٹول بکس پیشکش کے ساتھ ، آپ ہمیشہ کام کی بہاو ، بجٹ اور رپورٹس پر قابو رکھ سکتے ہیں۔ یہ پروجیکٹ مینجمنٹ ٹول بکس ڈیک پروجیکٹ مینیجرز اور پروجیکٹ کے عملداروں دونوں کی طرف سے استعمال کے لئے تیار کیا گیا ہے ، اس میں ٹیم کے رکنوں کو پروجیکٹ کی ترسیلات حاصل کرنے اور پیش رفت کا نگرانی رکھنے کی ضرورت ہونے والی تمام میزوں ، گراف ، ٹائم لائنز اور چارٹ شامل ہیں۔
سلائیڈ کی خصوصیات
اس سلائیڈ کا استعمال کریں تاکہ آپ اپنے بجٹ کے تخمینے حصہ داروں کے ساتھ شیئر کر سکیں۔ ماہرین کہتے ہیں کہ آپ کے بجٹ میں "منصوبہ بندی شدہ" بمقابلہ "اصل" کالمز ہونے چاہئیں تاکہ آپ یقینی بنا سکیں کہ آپ بجٹ سے تجاوز نہیں کر رہے ہیں۔
پروجیکٹ کی حالت کی رپورٹیں بہت اہم ہیں ، لیکن وہ بھی بہت وقت خرچ کرتی ہیں۔ اسی لئے چیکنگ لسٹ اہم ہیں۔ اس سلائیڈ کے ساتھ ، پروجیکٹ کی حالت کی رپورٹ تیار کرنے کے لئے ضروری تمام کارروائیوں کی فہرست بنائیں۔
یہ سلائیڈ آپ کو اپنی ٹیم اور حصہ داروں کے ساتھ پروجیکٹ گانٹ چارٹ کو مواصلت کرنے میں مدد دے گی۔ گانٹ چارٹ آپ کو ہر پروجیکٹ کے ہر مرحلے پر کام کی خوشی ، ٹریک ، کنٹرول اور مواصلت کرنے میں مؤثر طریقے سے مدد دیتے ہیں اور تاخیر کے اثرات کی شناخت کرتے ہیں۔
اطلاق
"ہارورڈ بزنس ریویو" پروجیکٹ مینجمنٹ کے چار مرکزی مراحل کو بیان کرتا ہے۔"چاہے آپ کسی ویب سائٹ کی ترقی کا ذمہ دار ہوں، کار ڈیزائن کر رہے ہوں، کسی محکمے کو نئی سہولت کی طرف منتقل کر رہے ہوں، کسی معلوماتی نظام کو اپ ڈیٹ کر رہے ہوں، یا پھر کسی بھی دوسرے پروجیکٹ (بڑے یا چھوٹے) کا سامنا کر رہے ہوں، آپ ہاروارڈ کے محققین کے مطابق پروجیکٹ مینجمنٹ کے یہی چار مراحل گزاریں گے: منصوبہ بندی، تعمیر، عملدرآمد اور ختم شد۔ ہر ایک مرحلے میں، انہوں نے زور دیا ہے، مندرجہ ذیل اقدامات شامل ہونے چاہیں:
- منصوبہ بندی: پروجیکٹ کا نقشہ بنائیں – پروجیکٹ مینجمنٹ کے اس مرحلے کو مکمل کرنے کے لئے اصل مسئلہ کا تعین کریں؛ حصہ داروں کی شناخت کریں؛ پروجیکٹ کے مقاصد کی تعریف کریں؛ اور دائرہ کار، وسائل اور بڑے کاموں کا تعین کریں۔
- تعمیر: پروجیکٹ کو چلو کریں – پروجیکٹ مینجمنٹ کے اس مرحلے کو مکمل کرنے کے لئے اپنی ٹیم کو تشکیل دیں؛ تفویض کریں؛ شیڈول بنائیں؛ ایک ابتدائی میٹنگ رکھیں؛ اور بجٹ تیار کریں۔
- عملدرآمد: پروجیکٹ کو نافذ کریں – پروجیکٹ مینجمنٹ کے اس مرحلے کو مکمل کرنے کے لئے عملیت اور بجٹ کو نگرانی اور کنٹرول کریں؛ پیش رفت کی رپورٹ کریں؛ ہفتہ وار ٹیم کی میٹنگیں رکھیں؛ اور مسائل کا نظم کریں۔
- ختم شد: آخری معاملات کا نپٹارا – پروجیکٹ مینجمنٹ کے اس مرحلے کو مکمل کرنے کے لئے پروجیکٹ کی کارکردگی کا جائزہ لیں؛ پروجیکٹ کو ختم کریں؛ اور ٹیم کے ساتھ بریفنگ کریں۔
اعداد و شمار
اس مضمون کے مقصد کے لئے، ہم نے فنانس آن لائن کی جانب سے کی گئی تحقیقات سے منصوبہ بندی اور منصوبہ بندی سافٹ ویئر کی اہم ترقیات کے اعداد و شمار پر توجہ مرکوز کی ہے۔ یہاں منصوبہ منیجرز کے لئے ذہن میں رکھنے اور ان کی پیش کشوں میں استعمال کرنے کے لئے مرکزی نکات ہیں:
منصوبہ بندی کے اعداد و شمار
- 60% منصوبہ منیجرز کی رپورٹ کرتے ہیں کہ وہ ہمیشہ ایک معینہ منصوبہ بندی کا طریقہ کار استعمال کرتے ہیں
- 55% رسپانڈنٹس کہتے ہیں کہ ان کے پاس واقعی وقت کے منصوبہ کے مرکزی کارکردگی شاخص (KPIs) تک رسائی نہیں ہے
- 66% تمام منصوبہ شیڈولز کو بیس لائن کیا گیا ہے
- 51% منصوبہ منیجرز کا دعوی ہے کہ فوائد کی تحقیق کا عمل سب سے مشکل منصوبہ بندی کا عمل ہے جو مضمون کرنے کے لئے
- 85% کامیاب کاروباروں نے منصوبہ بندی کی مناسب تربیتی پروگرام کو جگہ بنائی ہے
- 71% تنظیموں کا ہمیشہ، عموماً یا کبھی کبھی اپنے منصوبوں کے لئے فراہم کردہ تکنیکوں کا استعمال کرتے ہیں.اور تنظیمات کی طرف سے استعمال کیے جانے والے سب سے اوپر والے مہارتی طریقے میں [related bracelet="scrum"] (58%), scrum/XP Hybrid (10%), custom hybrid (8%), scrumban (7%) اور آخر میں [related bracelet="kanban"] (5%) شامل ہیں
- 60% تنظیمات منصوبوں کو معیاری پورٹ فولیو ساخت کے اندر منظم کرتی ہیں
- 29% منصوبوں نے تبدیلی کی تدبیری اقدامات کا اجراء نہیں کیا
- 25% منصوبہ بندی دفاتر (PMOs) تنظیمات میں تبدیلی کو آسان بنانے میں نہایت مؤثر ہیں
- 80% تیزی سے بڑھنے والی تنظیمات کے پاس ایک PMO ہوتا ہے، اور ان تنظیمات کا 72% دعوی کرتا ہے کہ تنظیمی حکمت عملی اور ان کے EPMO کے مابین شاندار سطح کی توازن ہے
- 77% انٹرپرائز منصوبہ بندی دفاتر (EPMOs) کو منصوبہ کامیابی کے معیارات کو قائم اور نگرانی کرنے کا کام سونپا گیا ہے۔ دوسری جانب، ان دفاتر کا 73% منصوبہ بندی کو معیاری بنانے میں اہم کردار ادا کرتا ہے۔
منصوبہ بندی سافٹ ویئر کی اہم ترقیات کا ڈیٹا
- وقت کی نگرانی کے اوزار $7 کو تکلیف دینے کے لئے زیادہ ترقی یافتہ ہوں گے۔ہر روز 4 ارب کی ناقص دستاویزی کی بنا پر ضائع ہوتی ہیں
- مشترکہ کام کرنے والے کھلے میدان منصوبہ بندی کے سیٹوں میں اضافہ ہوگا تاکہ وہ موجودہ منصوبوں کے 60% حصے کو سنبھال سکیں جو مختلف ٹیموں کی شکل میں ہیں
- گگ اقتصاد بڑھتا جا رہا ہے؛ اس وقت زیادہ سے زیادہ تنظیمیں بیرون ملک یا معاہدے پر منصوبہ منیجرز کا استعمال کرتی ہیں
- تنظیمیں Agile اور Waterfall جیسے ہائبرڈ منصوبہ بندی کے طریقہ کاروں پر مزید انحصار کریں گی، جن کے استعمال نے انہیں 73% زیادہ اکثر مقاصد حاصل کرنے میں مدد دی ہے
- 2030 تک، PM میں روٹین ٹاسکس کے 80% خودکار مشینوں اور انسانوں کے تعاون سے ختم کر دیے جائیں گے
- سب سے زیادہ استعمال ہونے والے اوزار میں ایجائل منصوبہ بندی کے لئے Microsoft Excel (60%)، Atlassian/Jira (51%)، Microsoft Project (33%)، VerisonOne (28%)، Microsoft TFS (24%) اور Google Docs (18%) شامل ہیں۔
