الملخص
حتى أكثر الخطط المشروعة التفصيلية والكاملة تفشل بالضرورة تقريبًا إذا كان هناك إغفال أو غموض في أدوار المشاركين والمهام والمسؤوليات. لتجنب هذا، استخدم عرضنا أدوار ومسؤوليات فريق RACI. سيساعدك في تضمين مصفوفة RACI في عمليات الأعمال الخاصة بك وإنشاء روح قوية للتعاون ستعزز وتحسن نتائج كل مشروع.
تسليط الضوء على الشرائح
تدعو مصفوفة RACI القائد لتحديد ما إذا كان كل عضو في الفريق المشارك مسؤولًا، أو محاسبًا، أو مستشارًا، أو مطلعًا.
[tool]ioyuhf6m4i[EDQ]]سوف تساعدك هذه الشريحة في شرح كيفية عمل مصفوفة RACI ضمن إدارة المشروعات. يمكنك الإشارة إلى أنها ترسم كل مهمة، أو معلم مهم، أو قرار رئيسي متعلق بإكمال مشروع وتوضح الأدوار المعينة.
[tool]g8lsoot6zg[EDQ]]لجعل فريقك يشعر بالقيمة ولإنشاء ثقافة التفاعل (التي تشجع على الأداء العالي) أضف صور أعضاء فريقك إلى كل مسؤولية. تم تطوير شرائح مثل هذه لمساعدتك في هذه المهمة.
[tool]xq1i464yxp[EDQ]]نظرة عامة
وفقًا لـ IBM، تظهر المصفوفة الأنشطة الرئيسية كصفوف وأعضاء المشاركين كأعمدة. بالنسبة لكل عضو، يشير القائد أو مدير المشروع ما إذا كانوا مسؤولين، أو محاسبين، أو مستشارين، أو مطلعين.لتبسيط الأمور:
- مسؤول - هذا الدور يقوم بالعمل لإكمال النشاط. يكون هناك دور واحد مسؤول فقط، لكن يمكن لأعضاء الفريق الآخرين المساعدة إذا لزم الأمر.
- محاسب - هذا الدور يعطي الضوء الأخضر لإكمال التسليم لتنفيذ النشاط. يكون هناك طرف واحد محاسب فقط لكل مهمة أو تسليم فردي.
- مستشار - هذا الدور هو فرد أو مجموعة يتم استشارتهم لتقديم الآراء أو الخبرة التقنية المطلوبة لإكمال نشاط أو تسليم. عادة، هم خبراء في الموضوع يتواصلون مع الأشخاص المسؤولين عن الأنشطة.
- مطلع - يتم إبلاغ أعضاء الفريق هؤلاء بالتقدم، في معظم الأوقات، فقط عندما يتم بالفعل إكمال مهمة أو تسليم.
التطبيق
العملية البسيطة لإنشاء مصفوفة RACI تتضمن الخطوات الست التالية، حسب CIO:
- تحديد جميع المهام المتعلقة بتقديم المشروع وإدراجها على الجانب الأيسر من الرسم البياني بترتيب الإكمال.
- تحديد جميع أصحاب المصلحة في المشروع وإدراجهم على الجزء العلوي من الرسم البياني.
- أكمل خلايا النموذج عن طريق تحديد من لديه المسؤولية والمحاسبة ومن سيتم استشارته وإبلاغه لكل مهمة بشكل فردي
- تحقق من أن لكل مهمة على الأقل أحد المعنيين مسؤول عنها.
- تحقق من أن ليس لدى أي مهمة أكثر من صاحب مصلحة مسؤول.
- قم بتوزيع ومناقشة والاتفاق على مصفوفة RACI مع أصحاب المصلحة في بداية المشروع لحل أي نزاعات أو غموض.
نصائح
في عام 2020، انتقل العالم إلى نمط جديد، غير طرق العمل والتواصل لدينا إلى الأبد. السؤال الذي أبقى العديد من المديرين مستيقظين طوال الليل كان: كيف يمكن التحكم بفعالية في فريق عمل عن بعد؟ Inc. تسرد أربعة أخطاء يجب تجنبها عند التعامل مع المشكلة.
المطالبة بإنتاجية عالية.
يمكن أن تكون الفرق العاملة عن بعد منتجة للغاية وحتى تتفوق على نظرائها في المكتب، ولكن ليس من اليوم الأول أو عندما يكونون مشتتين. القادة الذين يفشلون في الاعتراف بذلك، يضيفون إلى هذا الضغط. بدلاً من ذلك، حدد المهام ذات الأولوية العليا الآن واسترخي الباقي، كما يقول الخبراء.
الافتراض أن هذا مؤقت
من المحتمل أن تتكرر أزمات مثل COVID-19، كما يقول الخبراء، وتغير بشكل دائم كيفية إنجاز العمل في المستقبل. لذلك، يعتبر القدرة على العمل عن بعد أمراً بالغ الأهمية.لن يساعدك فقط على البقاء منتجًا، ولكن أيضًا على البقاء في المنافسة، حيث أن منافسيك يتعاملون أيضًا مع مشكلة تحمل فرق العمل عن بُعد المسؤولية.
عدم السماح باستخدام أي أدوات غير معتمدة
على سبيل المثال، واجهت Facebook هذه المشكلة في عام 2020، كما تقارير Inc.، حيث استخدم الموظفون أدوات غير معتمدة لتلبية الطلبات. [EDQ]لا يمكنك الحصول على الأمرين. إما أن تعطي فرقك الموارد التي يحتاجونها لتكونوا فعالين أو تقليل توقعاتك،[EDQ] كما قال ديفيد هورويتز، الرئيس التنفيذي لـ Retrium، وهي منصة لإجراء استعراضات عبر الإنترنت، لـ Inc.
تحديد الساعات وأوقات الرد
يتعامل المديرون مع هذا بشكل مختلف. بعضهم يغرق صناديق البريد الإلكتروني لفرقهم، مطالبًا بالتحديثات وجعله من المستحيل للأشخاص رؤية ما يفترض أن يردوا عليه. يتطلب البعض الآخر وجودًا عبر الإنترنت من الثامنة حتى الخامسة، مما يجعل العمال يخافون من الابتعاد عن الكمبيوتر.
قالت تيريزا سيجيليتو هوليما، خبيرة الفرق العالمية ومديرة Interact Global، لـ [EDQ]الثقة بين القادة وأعضاء الفرق تبدأ بالقائد. يجب أن تكتشف كيفية مراقبة ناتج العمل، بدلاً من نشاط العمل.[EDQ] عقد اجتماعات فردية مع كل فرد هو أيضًا فكرة جيدة، ولكن استخدم هذا الوقت لزيادة الأداء، وليس لطلب التحديثات.[/italic]
