Sinopsis
Incluso los planes de proyecto más detallados e integrales casi inevitablemente fracasan si hay omisión o incertidumbre en los roles, tareas y responsabilidades de los participantes. Para evitar esto, utilice nuestra presentación Roles y Responsabilidades del Equipo RACI. Le ayudará a incorporar la matriz RACI en los procesos de su negocio y a crear un fuerte espíritu de colaboración que amplificará y mejorará el resultado de cada proyecto.
Destacados de la diapositiva
La matriz RACI requiere que un líder asigne si cada miembro del equipo participante es Responsable, Responsable, Consultado o Informado.
Esta diapositiva le ayudará a explicar cómo funciona exactamente la matriz RACI dentro de la gestión de proyectos. Puede mencionar que mapea cada tarea, hito o decisión clave involucrada en la finalización de un proyecto y aclara los roles asignados.
Para hacer que su equipo se sienta valorado y para crear una cultura de compromiso (que fomenta el alto rendimiento) añada fotos de los miembros de su equipo a cada responsabilidad. Diapositivas como esta fueron desarrolladas para ayudarle con esta tarea.
Resumen
Según IBM, la matriz muestra las actividades principales como filas y los miembros participantes como columnas. Para cada miembro, un líder o gerente de proyecto indica si son responsables, responsables, consultados o informados. Para desglosarlo:
- Responsable – este rol realiza el trabajo para completar la actividad. Solo un rol es responsable, pero otros miembros del equipo pueden ayudar si es necesario.
- Responsable – este rol da luz verde a la finalización del entregable para cumplir con la actividad. Solo una parte es responsable de cada tarea o entregable individual.
- Consultado – este rol es un individuo o un grupo que es consultado para proporcionar opiniones o experiencia técnica necesaria para completar una actividad o entregable. Normalmente, son expertos en la materia que están en comunicación con las personas responsables de las actividades.
- Informado – estos miembros del equipo son notificados del progreso, la mayoría de las veces, solo cuando una tarea o entregable ya está completado.
Aplicación
El proceso simple para crear una matriz RACI incluye los siguientes seis pasos, según CIO:
- Determine todas las tareas involucradas en la entrega del proyecto y enumérelas en el lado izquierdo del gráfico en orden de finalización.
- Identifique a todos los interesados en el proyecto y enumérelos en la parte superior del gráfico.
- Complete las celdas del modelo asignando quién tiene la responsabilidad, la responsabilidad y quién será consultado e informado para cada tarea individual
- Verifique que cada tarea tenga al menos un interesado responsable de ella.
- Verifique que ninguna tarea tenga más de un interesado responsable.
- Distribuya, discuta y acuerde la matriz RACI con sus interesados al inicio del proyecto para resolver cualquier conflicto o vaguedad.
Consejos
En 2020, el mundo transitó hacia una nueva norma, cambiando para siempre las formas en que trabajamos y nos comunicamos. La pregunta que mantuvo a muchos gerentes despiertos por la noche fue: ¿cómo responsabilizar eficazmente a un equipo remoto? Inc. enumera cuatro errores a evitar al tratar con el problema.
Exigir alta productividad.
Los equipos remotos pueden ser bastante productivos e incluso superar a sus colegas en la oficina, pero no desde el primer día o cuando están distraídos. Los líderes que no reconocen esto, añaden a ese estrés. En su lugar, identifique las tareas de mayor prioridad en este momento y relaje el resto, dicen los expertos.
Suponer que esto es temporal
Es probable que crisis como la COVID-19 se repitan, dicen los expertos, y cambien permanentemente cómo se realiza el trabajo en el futuro. Por eso es crucial ser bueno trabajando de forma remota. No sólo le ayudará a mantenerse productivo, sino también a seguir siendo competitivo, ya que sus competidores también están navegando el problema de tener equipos remotos responsables.
Prohibir el uso de cualquier herramienta no aprobada
Facebook, por ejemplo, luchó con este problema en 2020, informa Inc., ya que los empleados utilizaban herramientas no aprobadas para cumplir con las demandas. "No puedes tenerlo de ambas formas. O bien das a tus equipos los recursos que necesitan para ser eficaces o disminuyes tus expectativas", dijo David Horowitz, el CEO de Retrium, una plataforma para realizar retrospectivas en línea, a Inc.
Dictar horas y tiempos de respuesta
Los gerentes abordan esto de manera diferente. Algunos están inundando las bandejas de entrada de correo electrónico de sus equipos, exigiendo actualizaciones y haciendo imposible que la gente vea a qué se supone que deben responder. Otros requieren una presencia en línea de 8 a 5, haciendo que los trabajadores teman alejarse de la computadora.
Theresa Sigillito Hollema, una experta en equipos globales y directora de Interact Global, le dijo a Inc.,"La confianza entre los líderes y los miembros del equipo comienza con el líder. Debes averiguar cómo monitorear el rendimiento del trabajo, en lugar de la actividad laboral." También es una buena idea tener reuniones individuales con cada individuo, pero utilice este tiempo para aumentar el rendimiento, no para exigir actualizaciones.[/italic]
