Team Scheduling

Sinossi

Come mantenere i team concentrati e collaborativi in diverse località e fusi orari? Con l'instaurarsi del lavoro ibrido come nuova norma, è fondamentale avere una solida struttura per gli orari di lavoro del team e l'assegnazione dei compiti. La nostra presentazione Team Scheduling fornisce modelli per mettere tutti sulla stessa pagina e evitare comunicazioni ridondanti. Utilizzate queste diapositive per promuovere un ambiente di lavoro più produttivo, anche in assenza di contatti faccia a faccia.

Compatibilità temporale

Fusi orari del team

Anche prima del recente aumento del lavoro nomade, era comune per le aziende con più sedi mettere un po' di pensiero extra nella coordinazione del team, specialmente quando sono coinvolti diversi fusi orari. Una chiara visualizzazione che mostra quali membri del team sono disponibili in quali sedi può eliminare il problema dei calcoli mentali. (Diapositiva 6)

Questa diapositiva mostra gli orari di lavoro attraverso i diversi fusi orari del team. Ecco come può essere interpretata: Supponiamo che l'ufficio di Bruce si trovi nello stato dell'Illinois, che osserva l'ora legale centrale, e l'orario di lavoro inizia alle 9. Potrebbe voler evitare di chiamare la sua collega Alice in California prima cosa al mattino, perché per lei è ancora le 7 del mattino e non è in servizio. D'altra parte, Lynne accoglierebbe volentieri la chiamata poiché la sua giornata a New York la mette già alle 10.Per cambiare la prospettiva di questa diapositiva a, per esempio, quella di Lynne's, basta semplicemente spostare la barra verticale al momento in cui l'ufficio di New York inizia la giornata. Poi modifica gli orari per le altre sedi dell'ufficio.

Distribuzione dei fusi orari

Parlando di fusi orari, questa diapositiva aiuta a visualizzare i membri del team che appartengono agli stessi fusi orari. Con un solo sguardo, è chiaro che David ha orari di ufficio più vicini a quelli di Amy, rispetto a Marina. Essenzialmente, la regola della gestalt della prossimità permette ai membri del team di calcolare rapidamente con chi possono comunicare realisticamente in tempo. Questo grafico può anche essere modificato per riflettere interi team o dipartimenti invece di singoli dipendenti. (Diapositiva 24) Per una visualizzazione più semplice se la vostra organizzazione ha bisogno di considerare solo due o tre fusi orari, utilizzate questa diapositiva per evidenziare gli orari di ufficio di ogni team sulla timeline. (Diapositiva 25)

Compatibilità degli orari delle riunioni

Tutti noi abbiamo sperimentato le interminabili email e messaggi solo per stabilire un orario di riunione che funzioni per tutti, ovunque, tutti insieme. Un grafico che elenca chiaramente la compatibilità delle riunioni inter-ufficio può facilitare notevolmente quel processo e risparmiare tempo su quegli scambi di routine. Supponiamo che il grafico sia letto dal punto di vista della filiale dell'ufficio 2.Mentre una riunione pianificata per le 17:00 del loro fuso orario si colloca in un momento favorevole, i dipendenti della Sede Centrale potrebbero essere meno entusiasti della decisione, poiché sarebbe quasi le 19:00 del loro fuso orario. (Diapositive 11-13)

Orario di lavoro

Modello di turni

Per le operazioni che richiedono risposte in tempo reale o compiti rivolti al cliente 24 ore su 24, un programma di turni è essenziale come fonte di verità per tutti i membri del team. I modelli di turni spesso variano in base alla natura e alle esigenze dell'azienda, ma i loro obiettivi sono gli stessi: delineare chi è responsabile di quale turno durante quale periodo di turno, e garantire che tutti i turni programmati soddisfino le esigenze orarie.

Questo esempio visualizza un modello di turni che cambia ogni sei giorni su una durata mensile. In questo caso, il team 1 è incaricato del primo turno per il primo periodo di turno che va dal giorno 1 al giorno 6. Dal giorno 7 al giorno 10, ha una pausa, che è poi seguita dal terzo turno nei giorni 11 e 12. Ogni punto può essere riempito o lasciato vuoto a seconda delle esigenze di programmazione. (Diapositiva 22)

Implementazione del lavoro ibrido

Poiché la possibilità di un lavoro ibrido può essere un vantaggio attraente per i dipendenti, è un vantaggio reciproco per le aziende essere trasparenti sulla loro politica di lavoro ibrido e su come potrebbe evolvere nel tempo.Questa diapositiva è suddivisa in tre righe che mostrano la percentuale di forza lavoro che lavora completamente da remoto, parzialmente da remoto e parzialmente in loco, e completamente in loco. (Diapositiva 30)

Le colonne illustrano le variazioni di questi numeri nel tempo. E infine, ciò che i lavoratori preferiscono effettivamente. In questo caso, la possibilità di una forza lavoro prevalentemente ibrida sembra promettente in quanto corrisponde alla preferenza della maggioranza. Questi grafici a torta possono essere modificati in base ai dati reali generati dalla vostra organizzazione.

Orario di lavoro ibrido

Dopo aver determinato un orario di lavoro ibrido, non dimenticate di comunicare la decisione a tutto il team. I ruoli possono essere modificati in dipartimenti, o funzioni, o nomi individuali. E ogni punto può essere modificato per mostrare un giorno di lavoro da remoto, un giorno in ufficio, o un giorno che può andare in entrambi i modi.(Diapositiva 26)