Gestione dell'Inventario

Sinossi

Hai bisogno di un foglio di calcolo per gestire l'inventario in arrivo? Abbiamo creato un modello di foglio di calcolo Gestione dell'Inventario in Excel e Google Sheets per gestire gli afflussi di materiali e i prodotti che creano. Il nostro modello di foglio di calcolo Gestione dell'Inventario include un registro per tracciare gli ordini e i livelli di inventario sia per i materiali che per i prodotti prodotti. Le dashboard visualizzano poi le metriche più importanti relative al valore totale dell'inventario, alle date di scadenza, ai materiali più richiesti e agli ordini massimi rispetto ai minimi. Ecco come utilizzare il modello di foglio di calcolo per la gestione dell'inventario che abbiamo creato per gestire e visualizzare facilmente i livelli di inventario dei materiali.

Definisci i tuoi campi

Supponiamo che un ristoratore voglia utilizzare questo modello di foglio di calcolo per l'inventario per gestire l'inventario di un nuovo hamburger joint. Nella scheda Campi, personalizza il nome del rapporto, i tipi di stato comuni degli ordini di materiale e gli input per valutare la qualità dell'inventario in magazzino poiché lo spreco di cibo è una grande parte dei controlli dell'inventario di un ristorante.

Le posizioni di stoccaggio, come frigoriferi commerciali, congelatori e scaffali di riserva, possono essere specificate fino al corridoio, settore o nome dello scaffale. Utilizza ID personalizzati per identificare queste posizioni in seguito.

Gli SKU dei materiali, come manzo, formaggio, panini, lattuga e cetrioli, sono definiti di seguito.Accanto, inserisci gli SKU dei prodotti per i tuoi articoli di menu, insieme al nome, unità e descrizione dell'articolo.

Infine, la scheda Campi Fornitore tiene conto dei fornitori più utilizzati e delle loro informazioni più rilevanti. Se hai bisogno di aggiungere più righe per fornitori, posizioni o SKU aggiuntivi, basta aggiungerli sopra il bordo grigio di ogni sezione.

Monitora gli ordini in arrivo

Quando ordini dal tuo fornitore di cibo, un ordine può contenere molti articoli. Quindi, quando viene ricevuto un nuovo ordine di materiali, vai alla scheda Ordini di Materiali e inserisci il numero dell'ordine nella prima colonna. La riga dell'ordine ora appare in giallo. Sulla riga dell'ordine, completa il resto delle informazioni sull'ordine, come data e stato dell'ordine, data di spedizione, eventuali spese di spedizione, numero di tracciamento, data di arrivo dell'ordine, condizione al ricevimento e il fornitore.

Sotto di esso, tutti gli SKU dei materiali degli ingredienti come pomodori, manzo, panini e cetrioli - non possiamo dimenticare quei cetrioli! - possono poi essere elencati insieme alla quantità di ogni ingrediente ordinato e al loro prezzo unitario. Per effettuare un nuovo ordine di ingredienti, vai alla riga vuota successiva e inserisci un nuovo numero di ordine, e bam - nuova riga di ordine.

Tutti questi ingredienti sono ora sommati nella scheda Inventario materiali sotto la colonna "Quantità ordinata".In questo caso, abbiamo mille libbre di manzo che abbiamo ordinato fino ad oggi. Ma perdiamo anche manzo quando vendiamo i nostri hamburger, cosa che la colonna "Stock calcolato" tiene in conto. Sottrae la "Quantità utilizzata" dalla "Quantità ordinata." Questo calcolo si trova nella scheda "Produzione" a cui arriveremo tra poco.

Utilizza la casella di controllo in alto per indicare il giorno in cui è stato effettuato un controllo manuale dell'inventario e il numero di giorni fino al prossimo controllo dell'inventario. Man mano che vengono effettuati i controlli manuali delle scorte, la colonna "Scorte QA" tiene conto dello spreco di cibo, dei furti o di altri articoli conteggiati erroneamente. Utilizza la sezione "Requisiti di riapprovvigionamento" per impostare la scorta minima e massima di ogni ingrediente necessario ogni giorno, più il tempo di ritardo in giorni necessario per riapprovvigionare quegli ingredienti. Se la colonna "Quantità ordinata" è inferiore al minimo, la colonna delle scorte calcolate sarà segnalata in rosso per indicare che è necessario un nuovo ordine.

La sezione "Magazzino" indica dove si trovano gli articoli. Se più articoli con lo stesso SKU si trovano in luoghi diversi, crea un nuovo ID di posizione che sia abbastanza ampio da includere tutte le posizioni.

Infine, la sezione "Scadenza" definisce il tempo di scadenza e da quale posizione prelevare per prima per garantire che gli ingredienti giusti vengano spostati al momento giusto. Ad esempio, i pomodori si guastano dopo una settimana, quindi segna la data di scadenza come sette giorni.La carne di manzo congelata può durare da tre a quattro mesi. La Dashboard dei Materiali visualizza questi dati per monitorare le principali metriche dell'inventario. I filtri in alto setacciano questi dati per data dell'ordine o per specifico SKU del materiale. In questo esempio, possiamo vedere quanta carne di manzo abbiamo in magazzino, l'ultima quantità ricevuta, il valore corrente ordinato e il suo prezzo medio unitario. Il valore dell'inventario viene poi visualizzato come un grafico a torta e un grafico a barre.

Sotto di esso si trova la sezione "Scadenza". Qui, i "Top 10 materiali basati sul tempo di scadenza" (sia la scadenza più breve che la più lunga) e i "Top 10 materiali in procinto di scadere" in base all'intervallo di date selezionato nel filtro sopra vengono visualizzati.

Sotto, il prezzo unitario storico, l'andamento nel tempo e la quantità totale di stock nel periodo del filtro specifico per l'SKU selezionato ci permettono di valutare quanto velocemente consumiamo la nostra fornitura di carne di manzo e se dobbiamo cambiare le nostre abitudini di ordine.

Ricorda, se vuoi utilizzare questo foglio di calcolo Gestione dell'Inventario per sostituire il tuo costoso software di gestione dell'inventario e gestire meglio il tuo magazzino di materiali, puoi scaricarlo e personalizzarlo subito.

Produzione

Quindi, come tieni conto degli articoli del menu che prepari con tutti questi ingredienti? Ecco dove entra in gioco la scheda Produzione.Come la scheda Ordini di materiale, prima inserisci la data di produzione e il codice SKU del prodotto che viene prodotto. Diciamo che abbiamo prodotto e servito 50 hamburger classici nel giorno di apertura. Nella riga Produzione, le quantità di materiale utilizzate per fare tutti questi hamburger, come manzo, lattuga romana, salsa speciale, cipolle rosse in salamoia e panino brioche possono essere tutte contabilizzate. Tutte queste quantità di ingredienti vengono poi sommate nella colonna "Quantità utilizzata" della scheda Ordini di materiale.

La scheda produzione somma anche il prezzo unitario di tutti questi materiali insieme a un calcolo di base per il costo unitario medio per quantità prodotta. Questo può aiutare a calcolare la percentuale del costo del cibo a colpo d'occhio per prezzare correttamente i tuoi prodotti. La scheda Inventario prodotti conta quanti prodotti hai prodotto, con l'opzione di contare manualmente quanti ne sono stati venduti.

Nel caso del nostro ristorante di hamburger, questi dovrebbero essere lo stesso numero, ma altre industrie potrebbero produrre più articoli di quanti ne vendono. I filtri di stock minimo e massimo, la posizione di stoccaggio, il valore unitario del prodotto e la data di scadenza possono anche essere definiti per ogni prodotto in inventario. Nella scheda Dashboard prodotti, possiamo selezionare un codice SKU di prodotto specifico per valutare quanti di ciascun prodotto abbiamo prodotto e il valore medio dell'inventario.

I grafici sopra valutano il valore totale dell'inventario in produzione e dei prodotti in base al loro tempo di scadenza, nonché una tabella per definire i materiali minimi necessari per realizzare il prodotto selezionato e le attuali scorte di quegli ingredienti per assicurarsi che siate sempre adeguatamente riforniti. Con grafici di facile lettura che organizzano la gestione del vostro inventario, questa dashboard risolve i vostri problemi di gestione dell'inventario. E ricordate, potete scaricare e personalizzare questo modello Gestione dell'Inventario in Microsoft Excel o Google Sheets proprio ora. Ora, andate a controllare il nostro Pannello di Controllo della Contabilità per gestire i vostri libri con la stessa facilità con cui gestite il vostro inventario.