प्रोजेक्ट योजना

सारांश

क्या आपको अपनी टीम को सक्रिय रखने और परियोजनाओं को समय से पूरा करने की आवश्यकता है? हमने एक प्रोजेक्ट योजना स्प्रेडशीट टेम्पलेट तैयार किया है जिसमें आपकी अगली परियोजना को संगठित, समन्वित, प्रबंधित और योजनाबद्ध करने के लिए सब कुछ है। हमारा प्रोजेक्ट योजना टेम्पलेट में परियोजना चार्टर, स्टेकहोल्डर रजिस्टर, कार्य सूची, ट्रायाज मैट्रिक्स, जोखिम डैशबोर्ड, और आपकी प्रगति को ट्रैक करने के लिए दृश्य शामिल हैं, चाहे वह कानबान या एजाइल परियोजना प्रबंधन ढांचे के साथ हो। आपके प्रबंधन शैली और परियोजना योजना लेआउट की प्राथमिकताओं के बावजूद, इस टेम्पलेट को डाउनलोड किया जा सकता है और आपकी आवश्यकताओं के अनुसार पूरी तरह से अनुकूलित किया जा सकता है। चलिए अब हम यह समीक्षा करते हैं कि कैसे इस स्प्रेडशीट का उपयोग आपकी परियोजना प्रबंधन की आवश्यकताओं के लिए करें।

अपना परियोजना प्रबंधन टेम्पलेट बनाएं और अनुकूलित करें

शुरुआत फील्ड्स टैब से करें, जहां महत्वपूर्ण फील्ड्स उन टैब्स के अनुसार संगठित होते हैं जो उन्हें संदर्भित करते हैं। कानबान के तहत, परियोजना की प्राथमिकता और चरणों को परिभाषित करें। चार्टर के तहत, टीम के सदस्यों की सूची बनाएं और उनके द्वारा मूल्यांकन की जाने वाली रुचि और प्रभाव के स्तरों को लिस्ट करें। जोखिम के तहत, आपके संगठन के द्वारा उपयोग किए जाने वाले संभावना और गंभीरता के स्तरों को परिभाषित करें, जो नीचे जोखिम मैट्रिक्स में भी दिखाई देते हैं। और ट्रायाज के तहत, आपात्ति और महत्व, साथ ही प्रभाव और प्रयास के स्तरों को शामिल करें, जो ट्रायाज मैट्रिक्स में अनुकूलित किए जा सकते हैं।

सही संरचना और परियोजना की शुरुआत सेट करें

परियोजना चार्टर PMs को इस परियोजना के संबंध में सभी विशिष्ट विवरण जोड़ने की अनुमति देता है, जैसे कि स्कोप, नेतृत्व, बजट, बाधाएं, मील के पत्थर और समय सीमाएं। परियोजना चार्टर के नीचे, परियोजना स्टेकहोल्डर रजिस्टर में सभी प्रासंगिक भूमिकाओं की सूची होती है, उनकी संपर्क जानकारी, वे आंतरिक हैं या बाहरी, उनकी परियोजना में रुचि और प्रभाव का स्तर, और किसी भी विशेष अपेक्षाओं या संचार आवश्यकताओं। क्या आप जानते हैं कि PMs अपना 90% समय संचार में बिताते हैं?

हालांकि, 47% टीमों ने बैठकों को उनका #1 समय-वेस्टर बताया, इसलिए उनकी पसंदीदा संचार आवश्यकताओं को गंभीरता से लें। नीचे, परियोजना बजट की गणनाएं कुल लागत, योजनाबद्ध और वास्तविक लागत, शेष बजट, और अब तक प्रयोग किए गए प्रतिशत को शामिल करती हैं। ये गणनाएं टास्क सूची से अपना डाटा प्राप्त करती हैं।

कार्य सूची

कार्य सूची टैब पर, एक दिए गए परियोजना का गठन करने वाले सभी कार्यों को दर्ज करें। कस्टम ID, कार्य शीर्षक, जिम्मेदार टीम सदस्य, और कार्य प्रगति बार सहित समग्र कार्य इनपुट्स के साथ शुरू करें। ये प्रगति बार संपादन योग्य होते हैं, इसलिए PMs वास्तविक समय में कार्य प्रगति का ट्रैक रख सकते हैं। इसके बाद, प्रारंभ तिथि, नियत तिथि, और अंतिम समाप्ति तिथि दर्ज करें।कानबान और एजाइल खंड आपकी परियोजना योजना कालक्रम को दृश्यमान करने के लिए वैकल्पिक क्षेत्र हैं।

अब, प्रत्येक कार्य के लिए वित्तीय विवरण दर्ज करें। इनमें आधार लागत, कार्य के लिए अपेक्षित निष्पक्ष बाजार मूल्य; योजनाबद्ध बजट, इस कार्य के लिए बचा हुआ धन; वास्तविक लागत, या अब तक खर्च किए गए बजट की राशि। अंत में, शेष बजट होता है, या आपके योजनाबद्ध बजट से शेष धन।

इसे योजनाबद्ध बजट से वास्तविक लागत को घटाकर गणना किया जाता है। और यदि यह ऋणात्मक है, तो इसका मतलब है कि आप बजट से अधिक खर्च कर चुके हैं। उपयोग किए गए प्रतिशत को स्वचालित रूप से गणना किया जाता है जो वास्तविक लागत को योजनाबद्ध बजट से विभाजित करता है। और रेखीय अनुमानित लागत वास्तविक लागत को कार्य प्रगति प्रतिशत से विभाजित करती है ताकि यह निर्धारित कर सके कि समग्र परियोजना की संभावित लागत क्या होगी। सभी कार्यों के लिए वित्तीय डेटा को जोड़कर समग्र बजट की परिभाषा की जाती है। इन फ़ील्डों का उद्देश्य है कि वे वास्तविक समय में अद्यतित हों। संयुक्त राज्य अमेरिका में हर $1 बिलियन के निवेश में, $122 मिलियन परियोजना प्रदर्शन की कमी के कारण बर्बाद हो गया था।

तो सुनिश्चित करें कि आप अपनी कार्य सूची को अद्यतित रखें, ताकि आपका समग्र परियोजना बजट भी अद्यतित रहे। अंत में, आप कार्य से संबंधित किसी भी जोखिम को परिभाषित कर सकते हैं, और महत्व, आवश्यकता, समग्र परियोजना पर प्रभाव के स्तर।

ये इनपुट सभी स्टेकहोल्डर्स को संभावित जोखिम क्षेत्रों को मापने और उनके महत्व और प्रभाव के आधार पर कार्यों को त्रिज करने की अनुमति देते हैं। न भूलें, आप इस परियोजना योजना टेम्पलेट को अभी डाउनलोड और अनुकूलित कर सकते हैं!

जोखिमों का हिसाब लगाएं और कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए त्रिज करें।

Triage टैब के तहत, कार्यों को त्रिज करें और निर्धारित करें कि कौन से सबसे महत्वपूर्ण हैं। पहले, कार्य के प्रभाव के खिलाफ प्रयास की विश्लेषणा करने के लिए एक क्रिया प्राथमिकता मैट्रिक्स का उपयोग करें। उच्च प्रभाव, कम प्रयास वाले क्षेत्र में कोई भी कार्य त्वरित जीत हैं और उन्हें सबसे पहले और सबसे अधिक पूरा किया जाना चाहिए। कोई भी कार्य जो उच्च प्रभाव और उच्च प्रयास वाले क्षेत्र में हैं, वे प्रमुख परियोजनाएं हैं जिन्हें नीचे के भरने और धन्यवाद के कार्यों पर प्राथमिकता दी जानी चाहिए।

यदि लक्ष्य कार्यों को उनकी आवश्यकता के स्तर के आधार पर प्राथमिकता देना है? नीचे दिए गए आइजनहावर मैट्रिक्स में कार्यों को उनकी आवश्यकता और महत्व के आधार पर वर्गीकृत किया गया है। उदाहरण के लिए, कोई भी कार्य जो दोनों आवश्यक और महत्वपूर्ण हैं, वे हरे बॉक्स में प्रस्तुत किए गए हैं और उन्हें "done" तत्काल करना चाहिए। जबकि वे जो महत्वपूर्ण हैं लेकिन आवश्यक नहीं हैं, उनके लिए योजना बनाई जानी चाहिए, और वे जो आवश्यक हैं लेकिन महत्वपूर्ण नहीं हैं, उन्हें दूसरों को पूरा करने के लिए सौंपा जाना चाहिए। जो कुछ भी आवश्यक और महत्वपूर्ण नहीं है? हटा दें।

[text]यह जोखिम विश्लेषण टैब प्रत्येक कार्य के अनुसार संभावना, गंभीरता, और जोखिम के स्तर को बाहर तोड़ता है। चार्ट्स सबसे अधिक समस्याओं का कारण बनने वाले व्यक्तिगत जोखिमों और इस परियोजना के लिए कुल जोखिम के स्तर को दर्शाते हैं।[text]

प्रत्येक जोखिम को कार्य सूची पर प्रत्येक कार्य से संबंधित कार्य ID के अनुसार लेबल किया जाता है। इन जोखिमों को परिभाषित करने के लिए, उनका विवरण जोखिम विवरण स्तंभ में दर्ज करें, ताकि टीम के सदस्य जान सकें कि प्रत्येक कार्य के साथ सबसे अधिक क्या खतरा है। विश्लेषण शक्ति है, और इस टैब का उद्देश्य बोतलनेक का पूर्वानुमान लगाना है ताकि आप बोतलनेक, स्कोप क्रीप, या उनसे भी बदतर परिणामों से पहले आपके निर्धारित कार्यों में पूर्वाग्रही हो सकें।

कानबान या एजाइल

परियोजना प्रबंधन टाइमलाइन को वास्तविक समय में दर्शाने के लिए, हमने कानबान और एजाइल दृश्य दोनों प्रदान किए हैं। कानबान बोर्ड एक स्टेज सिस्टम का उपयोग करता है जो कार्डों को उनके प्राथमिकता स्तर के आधार पर रंग कोड करता है और एक प्रगति बार शामिल करता है जो दिखाता है कि प्रत्येक कार्य कितना आगे बढ़ चुका है। शीर्ष पर काम-में-प्रगति सीमा किसी विशेष स्टेज को बहुत अधिक ओवरलोड होने से रोकती है। यदि किसी विशेष स्टेज में कार्यों की अनुमति दी गई सीमा से अधिक हो जाती है, तो अतिरिक्त कार्य उस स्टेज के संबंधित कतार स्तंभ में जोड़े जाते हैं। कतार में मौजूद आइटम फिर स्टेज में वापस लोड होते हैं जब अन्य कार्य पूरे होते हैं।

जबकि कानबान एजाइल प्रबंधन ढांचे के साथ काम करता है, एजाइल टैब एक सरल गांट चार्ट दृश्यप्रदान करता है जो कार्यों को उनके स्प्रिंट्स के अनुसार प्रदर्शित करता है। स्प्रिंट्स को कार्य सूची पर परिभाषित किया जाता है और पहले संख्यात्मक क्रम में, फिर वर्णमाला क्रम में दिखाई देते हैं। इन सभी परियोजना प्रबंधन उपकरणों के साथ, आपके पास हर बार, हर बार किसी भी परियोजना को समय पर समाप्त करने के लिए आपके पास सब कुछ होगा। याद रखें, आप इस परियोजना योजना स्प्रेडशीट को अभी डाउनलोड और अनुकूलित कर सकते हैं ताकि समय और काम के घंटों की बचत हो सके। अब, अगर आप अपनी परियोजना संबंधी अंतर्दृष्टि को आंतरिक या बाह्य हितधारकों के साथ प्रस्तुत करने के लिए और अधिक परियोजना प्रबंधन उपकरण चाहते हैं, तो हमारे Project Plan प्रस्तुति टेम्पलेट व्याख्याता की जांच करें।