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DownloadHai bisogno di un modo per gestire e risolvere problemi concorrenti? Utilizza il nostro modello di Tracciatore di Problemi foglio di lavoro per pianificare, assegnare, gestire, segnalare e monitorare il progresso di molteplici problemi. Un elenco di problemi raccoglie tutti i compiti aperti, che vengono poi visualizzati tramite viste kanban, dashboard e diagrammi di Gantt. I tipi di problemi sono codificati a colori e completamente personalizzabili per monitorare le aree di problemi ricorrenti più importanti. I problemi potenziali potrebbero essere nuove funzionalità da sviluppare, bug da risolvere, compiti ricorrenti o revisioni dell'esperienza utente.
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Quindi, come puoi creare il tuo tracciamento dei problemi in Excel? Per un tracciamento dei problemi che funziona come Jira, devi pianificare, assegnare, gestire, segnalare e monitorare il progresso di una serie di problemi concorrenti, che siano nuove funzionalità, bug, compiti settimanali ricorrenti o revisioni dell'esperienza utente. I tracciamenti dei problemi sono vitali per qualsiasi settore, come ha scoperto un recente sondaggio di Gartner, l'ottantotto percento dei consigli di amministrazione considera la sicurezza informatica un rischio aziendale piuttosto che un problema tecnico IT. (Fonte)
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Ma non hai bisogno di sofisticati software di tracciamento dei problemi per gestire i tuoi flussi di lavoro.Di seguito, mostreremo come è possibile creare il proprio modello di foglio di lavoro per il tracciamento dei problemi in Excel o Google Sheets e quali componenti includere per utilizzare con, o sostituire, un esistente strumento di gestione dei progetti per il tracciamento dei problemi come Jira. Per risparmiare tempo, è possibile anche scaricare e personalizzare il nostro modello Tracciatore di Problemi.
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Questo è un modello di foglio di lavoro per il tracciamento dei problemi che abbiamo creato e che è destinato a completare qualsiasi sistema software di tracciamento dei problemi che si utilizza. Per creare il nostro, abbiamo iniziato creando un elenco di problemi per tracciare i ticket aperti, poi abbiamo diviso quell'elenco in una sezione reporter per chiunque apra il ticket e una sezione risolutore per chiunque sia assegnato il ticket. I reporter possono essere sia membri del team interno che clienti esterni che riscontrano problemi. Un grafico in alto mostra la disponibilità del risolutore in modo che i manager sappiano chi ha il programma più libero per assegnare nuovi problemi. Ogni ticket ha anche la sua propria chiave ID, che può essere definita da noi, o dal software di emissione dei ticket che utilizziamo.
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Poi, viene elencato il tipo di problemi, che sia un bug, una nuova funzionalità, un compito, un sotto-compito, una storia, o un'epica, che è un ticket di problema che rappresenta un progetto generale che viene suddiviso in compiti specifici che vengono chiamati storie utente."Epics" aiutano i team leader a gestire il percorso dell'utente e le attività correlate, mentre le "storie degli utenti" sono richieste e necessità nel percorso dell'utente del cliente. Quindi, se sei un PM che ha bisogno di gestire un progetto di grandi dimensioni, lo inserisci in un epic, suddiviso in storie, compiti e sottocompiti.
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La tua lista di problemi del tracker di problemi dovrebbe ordinare i problemi per tipo. Nel nostro esempio, definiamo questi input nella scheda Campi qui. La tua scheda Campi dovrebbe anche definire i livelli di priorità dei tuoi problemi, chi può aprire un ticket, le fasi del tuo flusso di lavoro e lo stato dei ticket. Nella nostra variante, ogni tipo di problema è codificato a colori e i nomi dei tipi sono modificabili nella scheda Campi.
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Ora che hai caricato tutti i problemi su una lista di problemi, hai bisogno di un modo per tracciare tutti questi problemi visivamente. Nel nostro esempio, forniamo tre visualizzazioni: una bacheca dei bug, un cruscotto e un diagramma di Gantt - che è completamente personalizzabile.
Quindi, diciamo che vuoi seguire il framework agile che Jira utilizza. Questa bacheca dei bug utilizza una visualizzazione kanban che funziona con lo stile di gestione agile per ordinare i problemi per fase del flusso di lavoro. Seguendo lo stile kanban, sono codificati a colori per priorità.Nell'Agile, il formato di flusso di lavoro più semplice prevede una fase di backlog, una fase in corso, una fase di revisione del codice o di assicurazione della qualità, e infine una fase completa. Dovresti anche fornire alcuni filtri come abbiamo fatto in alto, soprattutto se sei un manager o lavori con più membri del team in modo che gli individui possano filtrare per le loro metriche più importanti.
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Parlando di indicatori chiave di performance, vorrai anche creare una sorta di cruscotto per rendere più facile il tracciamento dei problemi. Nel nostro modello, abbiamo creato grafici a torta per tracciare i problemi in base al loro stato e priorità, così come grafici per tracciare l'età del problema, quanti di ogni tipo di problema sono aperti, e tutti i tipi di altre metriche utili per i PM.
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Queste metriche sono vitali, come ha previsto Gartner, che almeno il 50% degli esecutivi di livello C avranno requisiti di performance legati al rischio di sicurezza informatica incorporati nei loro contratti di lavoro entro il 2026. Quindi il tracciamento di questi KPI è vitale non solo per te, ma per il tuo capo, il capo del tuo capo... e forse anche il capo del capo del tuo capo! (Fonte)
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Una visualizzazione alternativa al kanban è un diagramma di Gantt.I diagrammi di Gantt tracciano visivamente il progresso del tuo flusso di lavoro nel tempo, non solo attraverso le fasi, per valutare quanto tempo ogni problema richiede in ogni fase. Nel nostro modello di Tracciatore di Problemi, ogni tipo di problema è codificato a colori, e i nomi dei tipi sono modificabili nella scheda Campi. Man mano che i membri del team avanzano sui loro problemi individuali, possono modificare le barre di progresso della fase attiva cambiando la percentuale di completamento accanto alla barra. Questo fornisce responsabilità per tutto il team, quindi il progresso viene fatto (e documentato) sui biglietti attivi in tempo reale.
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Ecco alcuni altri grafici inclusi nel nostro cruscotto dei problemi, tra cui grafici a torta per "Problemi per tipo," per vedere quanti problemi di ogni tipo devi fare, un grafico a barre per "Tempo da problema," così come uno per "Tempo di risoluzione" che traccia quanto tempo ci vuole per risolvere il problema medio, e grafici a barre che ordinano i problemi per priorità, fase, o qualsiasi altra metrica che vuoi rivedere per ogni tipo di problema.
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E questo è tutto ciò di cui hai bisogno per creare il tuo modello di tracciatore di problemi in Google Fogli o Excel. Se preferisci risparmiare tempo e ore di lavoro, scarica semplicemente la versione gratuita del nostro modello e provalo. Per ulteriori strumenti per aumentare la produttività del tuo team, vai a controllare il nostro modello di foglio di lavoro Elenco delle Cose da Fare proprio adesso.
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