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Download¿Necesita una forma de gestionar y resolver problemas en competencia? Utilice nuestra plantilla de hoja de cálculo Rastreador de Problemas para planificar, asignar, gestionar, informar y seguir el progreso de múltiples problemas. Una lista de problemas recopila todas las tareas abiertas, que luego se visualizan a través de vistas de kanban, tablero y gráfico de Gantt. Los tipos de problemas están codificados por colores y son completamente personalizables para rastrear las áreas de problemas recurrentes más importantes. Los problemas potenciales podrían ser nuevas características a desarrollar, errores a resolver, tareas recurrentes o revisiones de la experiencia del usuario.
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¿Cómo puede crear su propio seguimiento de problemas en Excel? Para un seguimiento de problemas que funcione como Jira, necesita planificar, asignar, gestionar, informar y seguir el progreso de una serie de problemas en competencia, ya sean nuevas características, errores, tareas recurrentes semanales o revisiones de la experiencia del usuario. Los seguimientos de problemas son vitales para cualquier industria, ya que una encuesta reciente de Gartner encontró que el ochenta y ocho por ciento de los consejos consideran la ciberseguridad como un riesgo empresarial en lugar de un problema técnico de TI exclusivamente. (Fuente)
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Pero no necesita un software de seguimiento de problemas sofisticado para gestionar sus flujos de trabajo.A continuación, vamos a mostrarle cómo puede crear su propia plantilla de seguimiento de problemas en Excel o Google Sheets y qué componentes incluir para usar con, o reemplazar, una herramienta de software de gestión de proyectos de seguimiento de problemas existente como Jira. Para ahorrar tiempo, también puede descargar y personalizar nuestra plantilla Rastreador de Problemas.
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Esta es una plantilla de hoja de cálculo de seguimiento de problemas que creamos y está destinada a complementar cualquier sistema de software de seguimiento de problemas que utilice. Para hacer la nuestra, comenzamos creando una lista de problemas para seguir los tickets abiertos, luego dividimos esa lista en una sección de reportero para quien abre el ticket y una sección de resolución para quien se le asigna el ticket. Los reporteros pueden ser miembros del equipo interno o clientes externos que experimentan problemas. Un gráfico en la parte superior muestra la disponibilidad del resolutor para que los gerentes sepan cuyo horario está más abierto para asignar nuevos problemas. Cada ticket también tiene su propia clave de ID, que puede ser definida por nosotros, o por el software de emisión de tickets que utilizamos.
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Luego, se enumera el tipo de problemas, ya sea un error, una nueva característica, una tarea, una sub-tarea, una historia, o una epopeya, que es un ticket de problema que representa un proyecto general que se desglosa en tareas específicas que se llaman historias de usuario."Epics" ayuda a los líderes de equipo a gestionar el viaje del usuario y las tareas relacionadas, mientras que "user stories" son solicitudes y necesidades en el viaje de un cliente. Por lo tanto, si eres un PM que necesita gestionar un proyecto masivo, lo colocas en un epic, desglosado en historias, tareas y subtareas.
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Tu lista de problemas del rastreador de problemas debería ordenar los problemas por tipo. En nuestro ejemplo, definimos estas entradas en la pestaña Campos aquí. Tu pestaña de campos también debería definir los niveles de prioridad de tus problemas, quién puede abrir un ticket, las etapas de tu flujo de trabajo y el estado de los tickets. En nuestra variación, cada tipo de problema está codificado por colores, y los nombres de los tipos son editables en la pestaña Campos.
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Ahora que has cargado todos los problemas en una lista de problemas, necesitas una forma de rastrear todos estos problemas visualmente. En nuestro ejemplo, proporcionamos tres visualizaciones: un tablero de errores, un tablero de control y un gráfico de Gantt, que es totalmente personalizable.
Entonces, digamos que quieres seguir el marco ágil que utiliza Jira. Este tablero de errores utiliza una visualización kanban que funciona con el estilo de gestión ágil para ordenar los problemas por etapa de flujo de trabajo. Siguiendo el estilo kanban, están codificados por colores según la prioridad.En Agile, el formato de flujo de trabajo más sencillo es tener una etapa de backlog, una etapa en progreso, una etapa de revisión de código o aseguramiento de calidad, y luego una etapa completa. También deberías proporcionar algunos filtros como lo hicimos en la parte superior, especialmente si eres un gerente o trabajas con varios miembros del equipo para que los individuos puedan filtrar sus métricas más importantes.
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Hablando de indicadores clave de rendimiento, también querrás crear algún tipo de panel para facilitar el seguimiento de problemas. En nuestra plantilla, creamos gráficos de pastel para rastrear problemas por su estado y prioridad, así como gráficos para rastrear la antigüedad del problema, cuántos de cada tipo de problema están abiertos, y todo tipo de otras métricas útiles para los PMs.
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Estas métricas son vitales, ya que Gartner predijo que al menos el 50% de los ejecutivos de nivel C tendrán requisitos de rendimiento relacionados con el riesgo de ciberseguridad incorporados en sus contratos de trabajo para 2026. Por lo tanto, el seguimiento de estos KPIs es vital no solo para ti, sino para tu jefe, el jefe de tu jefe... ¡y quizás incluso el jefe del jefe de tu jefe! (Fuente)
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Una visualización alternativa al kanban es un gráfico de Gantt.Los gráficos de Gantt rastrean visualmente el progreso de su flujo de trabajo a lo largo del tiempo, no solo a través de las etapas, para evaluar cuánto tiempo lleva cada problema en cada etapa. En nuestra plantilla de Seguimiento de Problemas, cada tipo de problema está codificado por colores, y los nombres de los tipos son editables en la pestaña de Campos. A medida que los miembros del equipo avanzan en sus problemas individuales, pueden editar las barras de progreso de la etapa activa cambiando el porcentaje de finalización junto a la barra. Esto proporciona responsabilidad para todo el equipo, por lo que se realiza (y se documenta) progreso en los tickets activos en tiempo real.
Aquí hay algunos gráficos adicionales que se incluyen en nuestro tablero de problemas, incluyendo gráficos de pastel para "Problemas por tipo," para ver cuántos de cada problema tienes que hacer, un gráfico de barras para "Tiempo desde el problema," así como uno para "Tiempo de resolución" que rastrea cuánto tiempo lleva resolver el problema promedio, y gráficos de barras que ordenan los problemas por prioridad, etapa, o cualquier otra métrica que quieras revisar cada tipo de problema.
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Y eso es todo lo que necesitas para crear tu propia plantilla de seguimiento de problemas en Google Sheets o Excel. Si prefieres ahorrarte tiempo y horas de trabajo, simplemente descarga la versión gratuita de nuestra plantilla y pruébala. Para obtener más herramientas para aumentar la productividad de todo tu equipo, ve a revisar nuestra plantilla de hoja de cálculo Lista de Tareas ahora mismo.
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